Checklist voor een goed georganiseerde spelletjesavond

Een spelletjesavond loopt soepel als je vooraf meer regelt dan alleen de spellen. Bevestig eerst datum en locatie, verzamel dieetwensen en spelvoorkeuren en leg daarna de catering en materialen vast. Op de dag zelf heb je tijd nodig voor tafels, spelhoeken, buffet en techniek. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te doen en voorkomt dat spelregels, scorekaarten of koude dranken pas bij de start worden gezocht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Spelvoorkeuren inventariseren
Spellen reserveren
Cateringbestelling plaatsen
Consumpties inkopen
2 personen
Spellen controleren
2 personen
Spelregels klaarleggen
2 personen
Prijzen en scorekaarten voorbereiden
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Spelhoeken inrichten
4 personen
Buffet klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek en verlichting testen
2 personen
Aanmeldtafel inrichten

Event

Bezoekers ontvangen
2 personen
Speluitleg geven
2 personen
Spellen uitdelen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Warme dranken serveren
2 personen
Spelrondes begeleiden
3 personen
Scorekaarten verzamelen
Winnaars bekendmaken
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Spellen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Spellen retourneren
Geleende materialen retourneren
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 48
Buffettafelaantal 2
Aanmeldtafel
Krukkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 40
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Spelmateriaal

Bordspellenaantal 20
Kaartspellenaantal 10
Dobbelstenenaantal 30
Spelmattenaantal 8
Scorebordenaantal 4
Zandlopersaantal 8
Pionnenbakjesaantal 12
Prijzenaantal 6

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeaker

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Flessenopenersaantal 3
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Vlaggenlijnaantal 4
Ballonnenaantal 40
Naamkaartjesaantal 50
Pennenaantal 30
Plakbandaantal 4
Stiftenaantal 12

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verwerk aanmeldingen uiterlijk een week vooraf en noteer meteen dieetwensen en spelvoorkeuren. Zo kun je catering en spelkeuze nog aanpassen voordat je bestelt.
Controleer alle bord- en kaartspellen enkele dagen vooraf op ontbrekende onderdelen. Leg spelregels, dobbelstenen, pionnenbakjes en zandlopers per spel bij elkaar.
Plan minimaal 60 minuten voor de opbouw. Zet tafels en stoelen eerst neer, richt daarna de spelhoeken in en houd een aparte tafel vrij voor buffet en aanmelding.
Zet dranken minstens 2 uur voor de start koud en maak koffie- en theepunten klaar met waterkokers, koffiezetapparaten en thermoskannen. Test verlengkabels, stekkerdozen en de Bluetoothspeaker voordat bezoekers binnenkomen.
Maak bij binnenkomst één duidelijke aanmeldtafel en wijs bezoekers direct naar een spelhoek. Leg prijzen en scoreborden vooraf klaar, zodat de speluitleg niet wordt onderbroken door zoekwerk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een spelletjesavond organiseren?: Begin ongeveer 3 tot 4 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Verzamel aanmeldingen en voorkeuren tot uiterlijk 1 week voor de avond, zodat je spellen en catering tijdig kunt vastleggen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een spelletjesavond op te bouwen?: Reserveer minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, spelhoeken, buffet, aanmeldtafel en versiering. Tel daar 15 tot 20 minuten bij op als je ook muziek, verlichting en koffieapparatuur moet testen.
Wanneer moet ik de spellen controleren?: Controleer alle spellen 2 tot 3 dagen vooraf en maak ontbrekende of beschadigde onderdelen zichtbaar. Leg spelregels en scorekaarten uiterlijk 30 minuten voor de start per spel klaar.
Wanneer zet ik de drankjes koud voor een spelletjesavond?: Zet gekoelde dranken ongeveer 2 uur voor aanvang in koelboxen of koeling. Vul kannen en thermoskannen vlak voor de ontvangst, zodat water, koffie en thee vers en direct beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.