Spiele-Nachmittag organisieren: der praktische Ablauf
Ein gelungener Spiele-Nachmittag steht und fällt mit einer guten Reihenfolge: Erst legst du Datum, Programm und Raumaufteilung fest, danach kümmerst du dich um Anmeldungen, Spiele und Verpflegung. Plane getrennte Spielecken und genug Platz für Tische, Stühle und Buffet. Prüfe außerdem früh, welche Spiele vorhanden sind und was noch reserviert werden muss. Kurz vor Beginn werden Materialien sortiert, Getränke gekühlt und Regeln griffbereit ausgelegt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
- 2
Location und Raum aufteilen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Spieldatei prüfen
2 Personen
- 7
Fehlende Spiele reservieren
- 8
Spielregeln sammeln
- 9
Preiskategorien festlegen
2 Personen
- 10
Einkaufsliste prüfen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Getränke kühlen
2 Personen
- 13
Spielmaterialien sortieren
2 Personen
- 14
Quizfragen bereitlegen
2 Personen
- 15
Preise verpacken
- 16
Tische aufstellen
3 Personen
- 17
Stühle aufstellen
2 Personen
- 18
Spielecken einrichten
3 Personen
- 19
Geschirr und Becher bereitstellen
2 Personen
- 20
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 21
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 22
Empfangstisch einrichten
- 23
Begrüßungsmusik bereitlegen
Event
- 24
Gäste empfangen
2 Personen
- 25
Spielregeln erklären
2 Personen
- 26
Spielrunden begleiten
4 Personen
- 27
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 28
Snacks auffüllen
2 Personen
- 29
Warme Mahlzeit servieren
3 Personen
- 30
Quizrunde moderieren
2 Personen
- 31
Gewinner bekanntgeben
- 32
Sich von Gästen verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 33
Spiele sammeln
3 Personen
- 34
Abfall sammeln
2 Personen
- 35
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 36
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 37
Raum reinigen
2 Personen
- 38
Spiele kontrollieren und wegräumen
2 Personen
- 39
Geliehene Spiele zurückgeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 42
- BuffetischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 60
- TellerAnz. 50
- SchalenAnz. 20
- BestecksetsAnz. 50
- ServierschalenAnz. 12
Spielmaterial
- BrettspieleAnz. 12
- KartenspieleAnz. 8
- WürfelAnz. 20
- SpielkartenAnz. 10
- KegelAnz. 60
- AnzeigetafelnAnz. 8
- SummerAnz. 4
- Dartboard
- Ringwurf-Set
- Jenga
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Bluetooth-Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 3
Küche
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- GirlandenAnz. 6
- BallonsAnz. 40
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 3
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- Besen
- Wischset
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Programm spätestens drei Wochen vorher fest und verschicke dann die Einladungen. So bleiben mindestens 14 Tage für Rückmeldungen, Ernährungswünsche und die endgültige Gruppeneinteilung.
- Prüfe die Spieldatei nicht erst am Veranstaltungstag. Kontrolliere eine Woche vorher alle Brett- und Kartenspiele sowie Würfel, Spielkarten und weiteres Zubehör; fehlende Spiele kannst du dann noch reservieren.
- Richte mindestens drei Bereiche ein: Empfang, Buffet und Spiele. Stelle Tische und Stühle so auf, dass Laufwege frei bleiben und ein Beamer mit Laptop oder eine Anzeigetafel von allen Plätzen aus sichtbar ist.
- Sammle die Spielregeln vorab und lege sie je Spiel bereit. Für neue oder größere Gruppenspiele solltest du zusätzlich Quizfragen, Summer oder Anzeigetafeln bereits am Vortag testen.
- Kühle Getränke mehrere Stunden vor dem Start und bereite das Buffet kurz vor dem Empfang vor. Wiederverwendbare Becher, Teller, Schalen, Besteck und Abfallbehälter gehören an gut sichtbare Stellen, damit während der Spiele niemand suchen muss.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einem Spiele-Nachmittag einladen?
- Verschicke die Einladungen etwa drei Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung innerhalb von 10 bis 14 Tagen, damit du Spiele, Sitzplätze und Ernährungswünsche passend planen kannst.
- Wie viele Spiele braucht man für einen Spiele-Nachmittag?
- Plane mindestens ein Hauptspiel pro Zeitblock und zwei bis drei Alternativen ein. Bei einem vierstündigen Nachmittag sind meist vier bis sechs passende Spiele ausreichend, wenn unterschiedliche Gruppengrößen berücksichtigt werden.
- Wann sollte man Getränke und Buffet vorbereiten?
- Kühle die Getränke mindestens drei Stunden vorher. Das Buffet stellst du idealerweise 30 bis 45 Minuten vor dem Empfang bereit, damit die Speisen frisch bleiben und trotzdem alles aufgebaut ist.
- Wie viel Platz braucht man pro Spielecke?
- Rechne pro Spielecke mit mindestens einem Tisch, vier bis sechs Stühlen und etwa 6 bis 8 Quadratmetern Bewegungsfläche. Für Beamer, Dartboard oder Ringwurf-Set brauchst du zusätzlich einen freien Sicherheitsbereich.
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