Zo organiseer je een spellenmiddag zonder chaos

Begin met het programma en de ruimte, niet met de boodschappen. Bepaal hoeveel spellen tegelijk doorgaan, hoeveel spelers per tafel passen en of je een quiz of finale toevoegt. Controleer daarna het spellenbestand en regel ontbrekende spellen op tijd. Op de dag zelf draait alles om duidelijke spelhoeken, gesorteerde materialen en korte uitleg. Zo voorkom je dat gasten wachten, regels zoeken of zonder dobbelstenen aan tafel zitten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2
Locatie en ruimte indelen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Spellenbestand controleren
2 personen
7
Ontbrekende spellen reserveren
8
Spelregels verzamelen
9
Prijzencategorieën bepalen
2 personen
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Spelmaterialen sorteren
2 personen
14
Quizvragen klaarzetten
2 personen
15
Prijzen inpakken
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen klaarzetten
2 personen
18
Spelhoeken inrichten
3 personen
19
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
20
Buffet klaarzetten
3 personen
21
Decoratie ophangen
2 personen
22
Ontvangsttafel inrichten
23
Welkomstmuziek klaarzetten

Event

24
Gasten ontvangen
2 personen
25
Speluitleg geven
2 personen
26
Spelrondes begeleiden
4 personen
27
Dranken bijvullen
2 personen
28
Hapjes aanvullen
2 personen
29
Warme maaltijd serveren
3 personen
30
Quizronde begeleiden
2 personen
31
Winnaars bekendmaken
32
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

33
Spellen verzamelen
3 personen
34
Afval verzamelen
2 personen
35
Servies afwassen
3 personen
36
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
37
Ruimte schoonmaken
2 personen
38
Spellen controleren en opbergen
2 personen
39
Geleende spellen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 42
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 50
Kommenaantal 20
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 12

Spelmateriaal

Bordspellenaantal 12
Kaartspellenaantal 8
Dobbelstenenaantal 20
Spelkaartenaantal 10
Pionnenaantal 60
Scorebordenaantal 8
Zoemersaantal 4
Dartbord
Ringwerpset
Jenga

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Slingersaantal 6
Ballonnenaantal 40

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 3
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Bezem
Dweilset

Catering

Boodschappen

Tips

Plan minimaal 15 minuten tussen ontvangst en de eerste ronde. Die tijd heb je nodig voor jassen, drinken pakken en het verdelen van spelers over de tafels.
Maak per spel een complete set klaar: spelregels, kaarten, pionnen, dobbelstenen en scorebord bij elkaar. Controleer dit uiterlijk 3 dagen vooraf, want ontbrekende onderdelen vallen pas op tijdens het klaarzetten.
Zet spelhoeken vóór de ontvangst in en laat tussen tafels ongeveer 1 meter loopruimte. Houd een aparte tafel vrij voor de quiz met laptop, beamer, projectiescherm en zoemer.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de spellenmiddag. Zet buffet, borden, kommen, bestek en serveerschalen apart klaar, zodat gasten niet tijdens een spel naar de keuken hoeven.
Leg prijzen vóór de start per categorie klaar en pak ze afzonderlijk in. Noteer de winnaars direct per ronde; aan het einde hoef je dan niet te reconstrueren wie welke prijs heeft gewonnen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel spellen heb je nodig voor een spellenmiddag?: Reken op 1 spel per tafel en plan bij voorkeur 1 extra spel achter de hand. Voor 20 gasten aan 5 tafels heb je dus 6 speelbare spellen nodig, inclusief reserve.
Hoeveel tafels heb je nodig voor een spellenmiddag?: Gebruik als richtlijn 1 tafel per 4 tot 6 spelers. Voor 24 gasten zijn 4 tot 6 speeltafels praktisch, plus 1 buffettafel en eventueel 1 aparte tafel voor quizmateriaal.
Wanneer moet je spellen reserveren voor een spellenmiddag?: Controleer je spellenbestand minimaal 7 dagen vooraf. Reserveer ontbrekende spellen uiterlijk 5 dagen voor de datum, zodat je nog kunt bijsturen als een spel niet beschikbaar is.
Hoe lang duurt een spellenmiddag?: Plan meestal 3 tot 4 uur, met ongeveer 45 tot 60 minuten per spelronde. Trek daarnaast 15 minuten uit voor ontvangst en 20 tot 30 minuten voor de finale, prijzen of afsluiting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.