Spenderkonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane die Einladungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Spenderkonferenz ein. Eine Erinnerung 7 bis 10 Tage vor dem Termin bringt oft noch fehlende Anmeldungen und Ernährungswünsche zurück.
• Fordere Präsentationen spätestens 3 Werktage vor der Konferenz an und prüfe jede Datei auf Schriftgrößen, Videos und das passende HDMI-Kabel. So bleibt Zeit, ein inkompatibles Format zu ersetzen.
• Erstelle Namensschilder erst nach dem letzten Abgleich der Teilnehmerliste, idealerweise 1 bis 2 Tage vorher. Lege zusätzlich einige leere Schilder und Stifte am Registrierungstisch bereit.
• Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Funkmikrofone und Lautsprecher mindestens 60 Minuten vor Beginn gemeinsam im Saal. Prüfe auch Verlängerungskabel, Tonmischpult, Präsentationsklicker und Powerbanks.
• Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass und stelle Wasser direkt im Saal bereit. Für Kaffee solltest du Thermoskannen oder Kaffeemaschinen vor dem ersten Programmpunkt betriebsbereit haben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Spenderkonferenz planen?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Programm und Referenten. Verschicke die Einladungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin.

Wann sollte man die Referenten für eine Spenderkonferenz anfragen?

Frage die Referenten etwa 8 bis 10 Wochen vorher an und hole die verbindliche Bestätigung spätestens 6 Wochen vor der Konferenz ein. Bitte bestätigte Referenten anschließend um ihre Präsentation bis 3 Werktage vorher.

Wie viel Technik braucht eine Spenderkonferenz?

Für einen Vortragssaal solltest du mindestens Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, Präsentationsklicker und ein Mikrofon einplanen. Teste die komplette Ton- und Bildstrecke mindestens 60 Minuten vor Beginn.

Wann muss das Catering für eine Spenderkonferenz bestellt werden?

Bestelle das Catering etwa 10 bis 14 Tage vorher, sobald die Teilnehmerzahl belastbar ist. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung und gib die endgültige Zahl an den Caterer weiter.

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