Checklist pour organiser une conférence des donateurs

Une conférence des donateurs demande un suivi précis bien avant le jour J. Il faut coordonner les intervenants, les inscriptions, les besoins alimentaires, les supports de présentation et toute la technique de salle. Cette checklist de 73 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis le choix du lieu jusqu’à l’accueil des participants. Vous y trouverez aussi les équipements et la vaisselle à prévoir pour éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Envoyer un rappel
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Imprimer le programme
2 personnes
Faire les réservations
Commander le catering
2 personnes
Réserver la technique
Créer les informations de stationnement
Concevoir les panneaux d’orientation
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Aménager la zone de podium
3 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Vérifier le catering
2 personnes
Briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Annoncer l’orateur
Animer la présentation
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Servir la pause-café
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Gérer la technique
2 personnes
Gérer les micros
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Afficher les informations sur les allergènes
Animer le cocktail networking
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Assurer le mot de remerciement final
Accompagner le départ
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Sécuriser les présentations
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Chaises des intervenantsqté 4
Table de loge

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 110
Assiettes à dessertqté 110
Tasses à caféqté 110
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 110
Cuillères à caféqté 110
Sets de couverts pour le dînerqté 110
Louchesqté 12
Pince de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 8
Machines à caféqté 2
Carafes d’eauqté 10
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 16
Bacs de maintien au chaudqté 6

Bureau

Badges nominatifsqté 110
Supports de badges nominatifsqté 110
Programmesqté 110
Stylosqté 120
Blocs-notesqté 110
Dossier de présentation
Listes d'inscriptionqté 4
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 3
Marqueursqté 6

Décoration

Nappesqté 16
Compositions floralesqté 8
Fond de scène
Drapeauxqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 6
Numéros de tableqté 12

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Projecteurs LEDqté 4

Nettoyage

Seau de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines avant la conférence. Vérifiez immédiatement la capacité de la salle, l’accès des intervenants et les possibilités de stationnement.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant l’événement. Transmettez le total définitif au traiteur au plus tard 5 jours avant.
Exigez les présentations finales 3 à 5 jours avant la conférence et testez chaque fichier sur l’ordinateur portable utilisé sur place. Prévoyez aussi un câble HDMI de rechange et des batteries externes.
Préparez les badges nominatifs et le programme imprimé la veille, après une dernière vérification de la liste des participants. Installez une table d’inscription clairement visible dès l’ouverture du lieu.
Arrivez 2 à 3 heures avant le début pour vérifier les tables, les chaises, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs. Refroidissez les boissons et mettez en place le buffet avant l’arrivée des premiers invités.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une conférence des donateurs ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et la technique, confirmer les intervenants, envoyer les invitations et traiter les inscriptions.
Quand envoyer les invitations à une conférence des donateurs ?: Envoyez-les environ 6 à 8 semaines avant l’événement, puis un rappel 7 à 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les réponses, les besoins alimentaires et la liste finale des participants.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez 2 à 3 heures sur place avant l’accueil. Il faut installer les tables et les chaises, tester la projection et le son, préparer l’inscription, les badges, les boissons et le buffet.
Quand confirmer le traiteur pour une conférence des donateurs ?: Confirmez le nombre de repas et les contraintes alimentaires au moins 5 jours avant. Faites un dernier contrôle 48 heures avant afin de corriger les changements d’inscription ou les absences annoncées.

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