Checklist voor een goed georganiseerde donorconferentie
Een donorconferentie vraagt om strakke afstemming tussen programma, sprekers, deelnemers en techniek. Leg eerst datum en locatie vast en werk daarna terug vanaf de conferentiedag. Plan momenten voor uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen en presentaties, zodat er tijd blijft voor correcties. Controleer op de dag zelf niet alleen de zaal, maar ook microfoons, beamer, routeborden, naamkaartjes, koffie en registratie. Met deze checklist houd je de 73 taken en 59 benodigdheden in de juiste volgorde bij.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Herinnering versturen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Reserveringen maken
Catering bestellen
2 personen
Techniek reserveren
Parkeerinformatie maken
Routeborden ontwerpen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Podiumgedeelte inrichten
3 personen
Projector aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Catering controleren
2 personen
Briefing ontvangstteam
3 personen
Event
Deelnemers registreren
3 personen
Welkom heten
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Spreker aankondigen
Presentatie begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Koffiepauze serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Techniek bedienen
2 personen
Microfoons beheren
Dinerbuffet openen
3 personen
Diner serveren
5 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Allergeneninformatie tonen
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Laatste dankwoord verzorgen
Vertrek begeleiden
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Buffet opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Presentaties veiligstellen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 100
- Registratietafel
- Buffettafelsaantal 4
- Sprekersstoelenaantal 4
- Kleedkamertafel
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaard
- Geluidsmixer
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- HDMI-kabelsaantal 3
- Presentatieklikker
- Powerbanksaantal 4
Servies
- Dinerbordenaantal 110
- Dessertbordenaantal 110
- Koffiekopjesaantal 110
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 110
- Koffielepelsaantal 110
- Dinerbesteksetsaantal 110
- Opscheplepelsaantal 12
- Opscheptangenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 8
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkannenaantal 10
- Serveerplateausaantal 12
- Schaaltjesaantal 16
- Warmhoudbakkenaantal 6
Kantoor
- Naamkaartjesaantal 110
- Naambadgehoudersaantal 110
- Programma'saantal 110
- Pennenaantal 120
- Notitieblokkenaantal 110
- Presentatiemap
- Registratielijstenaantal 4
- Plakbandaantal 4
- Schaaraantal 3
- Markeerstiftenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 16
- Bloemstukkenaantal 8
- Podiumachterwand
- Vlaggenaantal 8
- Welkomstbord
- Routebordenaantal 6
- Tafelnummersaantal 12
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 8
- LED-spotsaantal 4
Schoonmaak
- Schoonmaakemmeraantal 2
- Dweilenaantal 3
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Afvalbakkenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig sprekers uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf en vraag presentaties uiterlijk 7 dagen voor de conferentie op. Controleer bestanden op formaat, beeldverhouding en benodigde video- of geluidsfragmenten.
- Stuur de uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf en plan een herinnering 7 dagen voor de conferentie. Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit, zodat de catering niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast.
- Maak de deelnemerslijst 2 werkdagen vooraf definitief en print naamkaartjes en programma’s daarna pas. Leg bij de registratie een aparte lijst klaar voor last-minute wijzigingen en afmeldingen.
- Test de beamer, het projectiescherm, de laptop en alle microfoons minimaal 60 minuten voor de start. Neem extra HDMI-kabels, verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks mee; juist die kleine aansluitmaterialen worden vaak vergeten.
- Open de locatie minstens 2 uur vooraf. Zet registratie-, buffet- en sprekerstafels klaar, plaats routeborden, koel dranken en controleer per tafel stoelen, servies, koffievoorziening en zicht op het scherm.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een donorconferentie organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de eerste 2 weken voor datum, locatie, programma en sprekers; plan daarna uitnodigingen, aanmeldingen, catering en techniek.
- Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een donorconferentie?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de conferentie. Stuur 7 dagen vooraf een herinnering en sluit de deelnemersregistratie 2 tot 3 werkdagen voor de bijeenkomst.
- Wanneer moet de catering voor een donorconferentie worden besteld?
- Bestel de catering uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf, zodra het verwachte aantal deelnemers en de dieetwensen bekend zijn. Bevestig het definitieve aantal 2 tot 3 werkdagen voor de conferentie.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek voor een donorconferentie te testen?
- Plan minimaal 60 minuten voor de technische test en reserveer daarnaast 30 minuten als uitlooptijd. Controleer beamer, scherm, laptop, HDMI-kabels, geluidsmixer, luidsprekers en draadloze microfoons afzonderlijk.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!