Solex-Tour organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Solex-Tour braucht mehr Vorbereitung als eine gewöhnliche Fahrradtour: Du koordinierst Fahrzeuge, Route, Sicherheitsausrüstung und anschließend einen Grillplatz. Beginne mit Datum, Strecke und Reservierungen, bevor du Einladungen verschickst. Kurz vor dem Termin zählen eine sichere Alternativroute, vollständige Teilnehmerdaten und gekühlte Getränke. Am Veranstaltungstag müssen Helme, Warnwesten, Ersatz-Solex und Reparaturmaterial griffbereit sein – nicht irgendwo im Kofferraum.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Solex reservieren
Startort reservieren
Grillplatz reservieren
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste aktualisieren
Route auf Verkehrssicherheit prüfen
2 Personen
Alternative Route festlegen
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmern praktische Informationen senden
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Routenkarten ausdrucken
Teilnehmeraufteilung erstellen
Musik und Telefon laden
Location und Toilette kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
Grillplatz einrichten
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Buffet und Getränketisch einrichten
2 Personen
Snacks und Brot vorbereiten
2 Personen
Grillzubehör bereitlegen
Solex und Helme kontrollieren
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
2 Personen
Anwesenheit abhaken
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
Helme und Westen ausgeben
2 Personen
Solex-Einstellungen anpassen
2 Personen
Gruppenfoto machen
Solex-Tour begleiten
2 Personen
Getränke und Snacks bereitstellen
2 Personen
Teilnehmer nach der Tour empfangen
2 Personen
Getränke nachfüllen
Grill anzünden
2 Personen
Barbecuegerichte zubereiten
3 Personen
Grillbuffet auffüllen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
Solexen und Helme abgeben
2 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr und Besteck abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Grill sicher löschen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Übrig gebliebenes Essen kontrollieren
Materialien trocknen und verstauen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

Solex-FahrtenAnz. 12
Ersatz-Solex
FahrradhelmeAnz. 13
SicherheitswestenAnz. 13
RoutenpläneAnz. 15
Fahrradreparaturset
Fahrradpumpe
FahrradschlösserAnz. 6
Basis-Erste-Hilfe-Set

Mobiliar

KlappischeAnz. 4
StühleAnz. 14
AbfallbehälterAnz. 3

Ausstattung

Grillfest
KühlboxenAnz. 3
Tragbarer Lautsprecher
PowerbanksAnz. 2
LadekabelAnz. 3
Verlängerungskabel

Geschirr

TellerAnz. 16
DesserttellerAnz. 16
GläserAnz. 30
KaffeebecherAnz. 16
BestecksetsAnz. 16
ServierbretterAnz. 4
SchälchenAnz. 6

Küche

GrillzangenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 2
ThermoskannenAnz. 2
KühlgeschirrAnz. 2

Beleuchtung

Außen-LichterkettenAnz. 2
BatterielaternenAnz. 2

Reinigung

SpülbeckenAnz. 2
ReinigungsschwämmeAnz. 4
Handfeger und Kehrblech

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Route fest, bevor du die Solex-Fahrten reservierst. Prüfe die Strecke anschließend auf Verkehrssicherheit und halte eine alternative Route für Baustellen, Regen oder gesperrte Wege bereit.
Plane die Reservierungen mehrere Wochen vorher: Neben den Solex-Fahrten brauchst du einen Startort und einen Grillplatz. Kläre dabei auch, ob Toiletten, Tische und Stühle vor Ort vorhanden sind.
Verschicke die praktischen Informationen spätestens 7 Tage vor der Tour. Teile Startzeit, Treffpunkt, erwartete Dauer, Kleidung, Helmpflicht und den Ablauf bis zum Grillen mit.
Prüfe die Teilnehmerliste 2 bis 3 Tage vorher und übertrage Ernährungswünsche in die Einkaufsliste. So fehlen beim Grillen weder passende Lebensmittel noch Getränke für einzelne Personen.
Bereite am Veranstaltungstag eine Sicherheitsstation vor: Ersatz-Solex, Fahrradpumpe, Reparaturset, Erste-Hilfe-Set und Routenkarten müssen erreichbar sein. Lade Telefon, Lautsprecher und Powerbanks am Vorabend vollständig auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Solex-Tour organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Route und Reservierungen. Verschicke die Einladungen danach und schließe die Teilnehmerliste spätestens 3 Tage vor der Tour ab.
Was braucht man für eine Solex-Tour?: Für jede Person brauchst du eine Solex-Fahrt und einen Fahrradhelm; zusätzlich sollten mindestens ein Ersatz-Solex, Warnwesten, Routenkarten, ein Reparaturset, eine Pumpe und ein Erste-Hilfe-Set bereitliegen. Für den Abschluss gehören außerdem Grill, Kühlboxen, Geschirr, Besteck und Sitzgelegenheiten auf die Planungsliste.
Wie viele Getränke braucht man für eine Solex-Tour?: Plane für das erste Tourstündchen 2 bis 3 Getränke pro Person ein und stelle zusätzlich Wasser für die gesamte Strecke bereit. Kaufe die Getränke spätestens am Vortag und kühle sie über Nacht.
Was macht man bei schlechtem Wetter während einer Solex-Tour?: Prüfe die Wettervorhersage 2 bis 3 Tage vorher und noch einmal am Morgen der Tour. Lege eine alternative Route fest und informiere alle Teilnehmenden spätestens 2 Stunden vor dem Start über Änderungen oder eine Verschiebung.

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