Sinterklausfest organisieren: der Ablauf, der funktioniert

Ein Sinterklausfest wird übersichtlich, wenn du zuerst Datum, Programm und Ort festlegst und danach Einladungen, Geschenke und Helfer planst. Besonders viel Zeit kosten die Zuordnung der Geschenke zu den Kindern, Ernährungswünsche und die Abstimmung mit Sinterklaas und Pieten. Plane Technik, Aufbau und Transport nicht erst am Veranstaltungstag. Mit der richtigen Reihenfolge bleibt genug Zeit, Geschenke zu prüfen, einzupacken und sicher zum Veranstaltungsort zu bringen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Sinterklaas und Pieten buchen
4
Geschenkbudget festlegen
2 Personen
5
Geschenkliste zusammenstellen
3 Personen
6
Geschenke bestellen
2 Personen
7
Einladungen gestalten
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Geschenke mit Kindern verknüpfen
3 Personen
12
Programm an Teilnehmer senden
13
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
14
Aufgaben mit Freiwilligen abstimmen
2 Personen
15
Musik und Lieder auswählen
2 Personen
16
Spielaktivitäten vorbereiten
3 Personen
17
Drehbuch ausdrucken
18
Geschenke prüfen
3 Personen
19
Namensetiketten für Geschenke erstellen
2 Personen
20
Geschenke einpacken
4 Personen
21
Route und Parktipps versenden
22
Technik testen
2 Personen
23
Vorräte und Einkäufe kontrollieren
2 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Geschenke zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
26
Kühlprodukte kühlen
2 Personen
27
Snacks vorbereiten
4 Personen
28
Getränke bereitstellen
2 Personen
29
Location öffnen
2 Personen
30
Saal lüften
2 Personen
31
Tische aufstellen
4 Personen
32
Stühle aufstellen
4 Personen
33
Empfangstisch einrichten
2 Personen
34
Geschenketisch einrichten
3 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Ton anschließen
2 Personen
37
Spielecke einrichten
3 Personen
38
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
39
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
40
Teilnehmerliste bereitlegen

Event

41
Sinterklaas empfangen
2 Personen
42
Gäste begrüßen
3 Personen
43
Anwesenheit erfassen
2 Personen
44
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
45
Eröffnungslied begleiten
2 Personen
46
Sinterklaas willkommen heißen
2 Personen
47
Geschichte und Programm erläutern
48
Sinterklaas-Aktivitäten betreuen
5 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Pausenbereich ordentlich halten
2 Personen
52
Pietenquiz leiten
3 Personen
53
Geschenkreihenfolge vorbereiten
3 Personen
54
Geschenke austeilen
5 Personen
55
Fotos am Geschenketisch machen
2 Personen
56
Buffet auffüllen
3 Personen
57
Abendessen servieren
4 Personen
58
Geschirr abräumen
3 Personen
59
Musik und Tanz begleiten
2 Personen
60
Abschiedslied begleiten
2 Personen
61
Sinterklaas verabschieden
3 Personen
62
Gäste verabschieden
3 Personen
63
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

64
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
65
Abfall trennen
3 Personen
66
Geschirr abwaschen
4 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
68
Dekoration entfernen
3 Personen
69
Geräte ausschalten
2 Personen
70
Saal reinigen
4 Personen
71
Küche reinigen
3 Personen
72
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
73
Geliehene Materialien zurückbringen
2 Personen
74
Übrig gebliebene Gegenstände einlagern
2 Personen
75
Geschenkdaten sicher vernichten
76
Fundsachen zurückbringen
2 Personen
77
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappTischeAnz. 8
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

TellerAnz. 100
SchälchenAnz. 90
GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 20

Küche

ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
InduktionskochplattenAnz. 2

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12

Dekoration

Sinterklaas-FlaggenAnz. 4
PapiergirlandenAnz. 10
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckeAnz. 10
GeschenkpapierrollenAnz. 8
KleberollenAnz. 4
GeschenkanhängerAnz. 100
StifteAnz. 12
Sinterklaas-HüteAnz. 20
PietenmützenAnz. 30

Spielmaterial

Bingo-KartenAnz. 100
Bingo-Rad
BingokartenAnz. 500
MalvorlagenAnz. 100
BuntstifteAnz. 100
SchuhgeschenkeAnz. 100
MusikinstrumenteAnz. 20
GeschenktaschenAnz. 100

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Veranstaltungsort mindestens 6 bis 8 Wochen vorher und prüfe dabei Platz für Sitzplätze, Buffet, Garderobe und eine kleine Auftrittsfläche für Sinterklaas und Pieten.
Lege das Geschenkbudget fest, bevor du die Geschenkliste erstellst. Bestelle die Geschenke spätestens 3 Wochen vor dem Fest, damit fehlende Artikel noch ersetzt werden können.
Schicke die Einladungen 4 bis 6 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von etwa 10 Tagen. Erfasse dabei Kinderzahl, Ernährungswünsche und die Zuordnung jedes Geschenks.
Verteile die Helferaufgaben spätestens 2 Wochen vorher: Eine Person sollte die Geschenke prüfen und beschriften, eine andere Technik und Musik betreuen. Drucke das Drehbuch mindestens 2 Tage vor dem Fest aus.
Teste Funkmikrofone, Lautsprecher und Musikplayer am Vortag mit den vorhandenen Verlängerungskabeln und Batterien. Plane für Aufbau und Technik mindestens 90 Minuten ein und bringe die Geschenke nicht ohne Transportplan zum Ort.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Sinterklaasfest organisieren?: Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Sinterklaas und Pieten, Einladungen und Geschenke sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Fest feststehen.
Wann soll ich die Einladungen für das Sinterklaasfest verschicken?: Verschicke sie 4 bis 6 Wochen vor der Feier und gib eine Anmeldefrist von ungefähr 10 Tagen an. So bleiben meist noch mindestens 2 Wochen für die Einteilung von Geschenken und Sitzplätzen.
Wie plant man Geschenke für ein Sinterklaasfest?: Lege zuerst ein Budget pro Kind fest und erstelle danach die Geschenkliste. Bestelle etwa 3 Wochen vorher, prüfe alle Pakete nach Eingang und beschrifte jedes Geschenk spätestens 2 Tage vor der Feier.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Sinterklausfests?: Rechne für Tische, Stühle, Buffet, Dekoration und Technik mit mindestens 90 Minuten. Für den Soundcheck solltest du zusätzlich 30 Minuten am Vortag oder vor Beginn einplanen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.