Comment organiser une fête de Saint-Nicolas ?

Une fête de Saint-Nicolas se prépare dans un ordre précis : date, lieu et programme d’abord, puis invités, cadeaux et bénévoles. Le plus souvent, les problèmes viennent des cadeaux commandés trop tard, des besoins alimentaires non recueillis ou d’une sonorisation jamais testée. Prévoyez aussi le parcours, le stationnement et l’arrivée des cadeaux sur place. Ce guide vous aide à répartir les préparatifs jusqu’au jour de la fête, sans modifier la liste des tâches et du matériel prévue pour votre événement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Réserver Sinterklaas et les Pieten
4
Définir le budget cadeaux
2 personnes
5
Établir la liste des cadeaux
3 personnes
6
Commander des cadeaux
2 personnes
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Associer les cadeaux aux enfants
3 personnes
12
Envoyer le programme aux participants
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Convenir des tâches avec les bénévoles
2 personnes
15
Sélectionner la musique et les chansons
2 personnes
16
Préparer les activités de jeu
3 personnes
17
Imprimer le déroulé
18
Vérifier les cadeaux
3 personnes
19
Créer des étiquettes nominatives pour les cadeaux
2 personnes
20
Emballer les cadeaux
4 personnes
21
Envoyer le parcours et les conseils de stationnement
22
Tester la technique
2 personnes
23
Vérifier les stocks de courses
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Apporter les cadeaux sur le lieu
3 personnes
26
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
27
Préparer les en-cas
4 personnes
28
Préparer les boissons
2 personnes
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Aérer la salle
2 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
4 personnes
33
Aménager la table d'accueil
2 personnes
34
Aménager la table des cadeaux
3 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Brancher le son
2 personnes
37
Aménager l’espace jeux
3 personnes
38
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
39
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
40
Préparer la liste de présence

Événement

41
Accueillir Sinterklaas
2 personnes
42
Accueillir les invités
3 personnes
43
Enregistrer la présence
2 personnes
44
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
45
Accompagner le chant d'ouverture
2 personnes
46
Accueillir Sinterklaas
2 personnes
47
Présenter l’histoire et le programme
48
Encadrer les activités de Saint-Nicolas
5 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Garder le coin pause en ordre
2 personnes
52
Animer le quiz des Pieten
3 personnes
53
Préparer l’ordre des cadeaux
3 personnes
54
Distribuer les cadeaux
5 personnes
55
Prendre des photos à la table des cadeaux
2 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
57
Servir le dîner
4 personnes
58
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
59
Animer la musique et la danse
2 personnes
60
Encadrer la chanson d’adieu
2 personnes
61
Dire au revoir à Sinterklaas
3 personnes
62
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes
63
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

64
Ranger les restes au frais
2 personnes
65
Trier les déchets
3 personnes
66
Faire la vaisselle
4 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Éteindre l’équipement
2 personnes
70
Nettoyer la salle
4 personnes
71
Nettoyer la cuisine
3 personnes
72
Fermer le lieu
2 personnes
73
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
74
Stocker les objets restants
2 personnes
75
Détruire en toute sécurité les données des cadeaux
76
Rendre les objets trouvés
2 personnes
77
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 100
Petits bolsqté 90
Verresqté 120
Tasses à caféqté 60
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Petits bolsqté 20

Cuisine

Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Glacièresqté 4
Plaques à inductionqté 2

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 4
Guirlandes en papierqté 10
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappeqté 10
Rouleaux de papier cadeauqté 8
Rouleaux de colleqté 4
Étiquettes cadeauxqté 100
Marqueursqté 12
Mijters de Sinterklaasqté 20
Chapeaux de Pietqté 30

Matériel de jeu

Cartes de bingoqté 100
Boule de bingo
Fiches de bingoqté 500
Coloriagesqté 100
Crayons de couleurqté 100
Cadeaux de chaussuresqté 100
Instruments de musiqueqté 20
Sacs cadeauxqté 100

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis réservez Saint-Nicolas et les Pères Fouettards avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 2 à 3 semaines entre l’envoi et la clôture des inscriptions.
Définissez le budget cadeau avant de constituer la liste des enfants. Commandez les cadeaux assez tôt pour pouvoir vérifier chaque colis, créer les étiquettes nominatives et emballer le tout sans travailler la veille au soir.
À la clôture des inscriptions, recueillez les besoins alimentaires et associez chaque cadeau au bon enfant. Faites cette vérification au moins 7 jours avant la fête : une erreur d’étiquette est difficile à corriger pendant la distribution.
Répartissez les rôles des bénévoles avec des consignes précises : accueil, buffet, jeux, technique et remise des cadeaux. Envoyez ensuite le programme, le parcours et les conseils de stationnement au moins 3 jours avant l’événement.
Imprimez le déroulé et testez microphones, haut-parleurs, lecteur audio, rallonges et multiprises avant l’ouverture. Vérifiez aussi les stocks et apportez les cadeaux sur place suffisamment tôt pour installer les tables et organiser la distribution.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête de Saint-Nicolas ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et les personnages, d’envoyer les invitations, de commander les cadeaux et de recruter les bénévoles.
Quand commander les cadeaux de Saint-Nicolas ?: Commandez-les dès que la liste des cadeaux et le budget sont validés, idéalement 3 à 4 semaines avant la fête. Gardez ensuite au moins 7 jours pour contrôler les colis, les étiqueter et les emballer.
Quand envoyer les invitations pour la fête de Saint-Nicolas ?: Envoyez les invitations 2 à 3 semaines avant la date prévue et fixez une date limite d’inscription. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, les besoins alimentaires et l’association des cadeaux aux enfants.
Que faut-il vérifier la veille d’une fête de Saint-Nicolas ?: Vérifiez les cadeaux, les étiquettes, les stocks de courses, le déroulé imprimé et le matériel technique. Faites un dernier test du son et confirmez l’arrivée des bénévoles au plus tard la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.