Zo organiseer je een Sinterklaasfeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, het programma en de locatie; die bepalen hoeveel tijd je hebt voor de rest. Regel daarna Sinterklaas en de Pieten, het cadeaubudget en de cadeaulijst, want beschikbaarheid en levertijden lopen snel op. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen voordat je boodschappen doet. In de laatste week draait alles om controle: cadeaus koppelen en labelen, techniek testen, het draaiboek afdrukken en de spullen op tijd naar de locatie brengen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Sinterklaas en Pieten boeken
4
Cadeaubudget vaststellen
2 personen
5
Cadeaulijst samenstellen
3 personen
6
Cadeaus bestellen
2 personen
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Cadeaus aan kinderen koppelen
3 personen
12
Programma naar deelnemers sturen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Taken met vrijwilligers afspreken
2 personen
15
Muziek en liedjes selecteren
2 personen
16
Spelactiviteiten voorbereiden
3 personen
17
Draaiboek afdrukken
18
Cadeaus controleren
3 personen
19
Naamlabels voor cadeaus maken
2 personen
20
Cadeaus inpakken
4 personen
21
Route en parkeertips versturen
22
Techniek testen
2 personen
23
Voorraad boodschappen controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Cadeaus naar locatie brengen
3 personen
26
Koelproducten koelen
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
4 personen
28
Dranken klaarzetten
2 personen
29
Locatie openen
2 personen
30
Zaal ventileren
2 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen opstellen
4 personen
33
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
34
Cadeautafel inrichten
3 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Geluid aansluiten
2 personen
37
Spelhoek inrichten
3 personen
38
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
39
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
40
Presentielijst klaarleggen

Event

41
Sinterklaas ontvangen
2 personen
42
Gasten verwelkomen
3 personen
43
Aanwezigheid registreren
2 personen
44
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
45
Openingslied begeleiden
2 personen
46
Sinterklaas welkom heten
2 personen
47
Verhaal en programma toelichten
48
Sinterklaasactiviteiten begeleiden
5 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Pauzehoek netjes houden
2 personen
52
Pietenquiz begeleiden
3 personen
53
Cadeauvolgorde klaarzetten
3 personen
54
Cadeaus uitdelen
5 personen
55
Foto's bij cadeautafel maken
2 personen
56
Buffet aanvullen
3 personen
57
Avondeten serveren
4 personen
58
Servies afruimen
3 personen
59
Muziek en dans begeleiden
2 personen
60
Afscheidslied begeleiden
2 personen
61
Sinterklaas uitzwaaien
3 personen
62
Gasten uitgeleiden
3 personen
63
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

64
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
65
Afval sorteren
3 personen
66
Servies afwassen
4 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Apparatuur uitschakelen
2 personen
70
Zaal schoonmaken
4 personen
71
Keuken schoonmaken
3 personen
72
Locatie afsluiten
2 personen
73
Geleende materialen terugbrengen
2 personen
74
Overgebleven spullen opslaan
2 personen
75
Cadeaugegevens veilig vernietigen
76
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
2 personen
77
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 90
Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Inductiekookplatenaantal 2

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 4
Papieren slingersaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Tafelkleedaantal 10
Cadeaupapierrollenaantal 8
Lijmrollenaantal 4
Cadeaulabelsaantal 100
Stiftenaantal 12
Sinterklaasmijtersaantal 20
Pietenhoedjesaantal 30

Spelmateriaal

Bingokaartenaantal 100
Bingomolen
Bingofichesaantal 500
Kleurplatenaantal 100
Kleurpotlodenaantal 100
Schoencadeautjesaantal 100
Muziekinstrumentenaantal 20
Cadeautassenaantal 100

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma eerst in blokken: ontvangst, liedjes, spelactiviteiten, bezoek van Sinterklaas en cadeaumoment. Reserveer per onderdeel extra tijd voor binnenkomst, jassen en het uitdelen van cadeaus.
Regel de cadeaus niet pas na de aanmelddeadline. Koppel ieder cadeau uiterlijk enkele dagen voor het feest aan een kind, maak naamlabels en controleer de ingepakte stapel aan de hand van je lijst.
Wijs vrijwilligers concrete taken toe, zoals ontvangst, garderobe, techniek, catering en cadeau-uitgifte. Spreek minimaal één gezamenlijke briefing af en geef iedereen een geprint draaiboek.
Test microfoons, luidsprekers, muziekspeler, verlengkabels en stekkerdozen vooraf op de locatie. Leg oplaadbare batterijen klaar en controleer het geluid opnieuw voordat de gasten binnenkomen.
Maak een aparte transportcontrole voor kwetsbare en tijdgevoelige spullen. Breng cadeaus, draaiboek, decoratie en techniek niet verspreid, maar plan één duidelijk laad- en uitlaadmoment op de locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Sinterklaasfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, programma en het boeken van Sinterklaas en de Pieten. Verstuur uitnodigingen zodra die basis vaststaat, zodat je tijd hebt voor aanmeldingen, dieetwensen en cadeaus.
Wanneer moet je de cadeaus voor een Sinterklaasfeest bestellen?: Bestel de cadeaus direct nadat het budget en de cadeaulijst zijn vastgesteld, bij voorkeur minimaal 3 weken voor het feest. Houd daarna enkele dagen vrij om ontbrekende artikelen te vervangen, cadeaus te koppelen, te labelen en in te pakken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Sinterklaasfeest?: Reken naast de organisator op minimaal 1 vrijwilliger per hoofdtaak: ontvangst, garderobe, techniek, catering, spelbegeleiding en cadeaus. Plan de briefing uiterlijk 1 week vooraf en wijs op de dag zelf één persoon aan die beslissingen neemt.
Wanneer test je de techniek voor een Sinterklaasfeest?: Test microfoons, luidsprekers en muziek minimaal 1 week vooraf als dat op locatie kan, en doe op de feestdag nog een korte controle. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en batterijen voordat het programma begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.