Sinterklausfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sinterklausfest wird übersichtlich, wenn du früh mit Termin, Location und Budget beginnst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Geschenke und das Programm. Plane die letzten sieben Tage für Kontrolle, Verpacken, Technik und Einkäufe ein. Am Veranstaltungstag müssen vor allem Geschenke, Mikrofone, Sitzplätze und der Ablauf rechtzeitig vor Ort sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Sinterklaas und Pieten buchen
Geschenkbudget festlegen
2 Personen
Geschenkliste zusammenstellen
3 Personen
Geschenke bestellen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Geschenke mit Kindern verknüpfen
3 Personen
Programm an Teilnehmer senden
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Aufgaben mit Freiwilligen abstimmen
2 Personen
Musik und Lieder auswählen
2 Personen
Spielaktivitäten vorbereiten
3 Personen
Drehbuch ausdrucken
Geschenke prüfen
3 Personen
Namensetiketten für Geschenke erstellen
2 Personen
Geschenke einpacken
4 Personen
Route und Parktipps versenden
Technik testen
2 Personen
Vorräte und Einkäufe kontrollieren
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Geschenke zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Kühlprodukte kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke bereitstellen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Saal lüften
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Geschenketisch einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Ton anschließen
2 Personen
Spielecke einrichten
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Teilnehmerliste bereitlegen

Event

Sinterklaas empfangen
2 Personen
Gäste begrüßen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Eröffnungslied begleiten
2 Personen
Sinterklaas willkommen heißen
2 Personen
Geschichte und Programm erläutern
Sinterklaas-Aktivitäten betreuen
5 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Pausenbereich ordentlich halten
2 Personen
Pietenquiz leiten
3 Personen
Geschenkreihenfolge vorbereiten
3 Personen
Geschenke austeilen
5 Personen
Fotos am Geschenketisch machen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Geschirr abräumen
3 Personen
Musik und Tanz begleiten
2 Personen
Abschiedslied begleiten
2 Personen
Sinterklaas verabschieden
3 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückbringen
2 Personen
Übrig gebliebene Gegenstände einlagern
2 Personen
Geschenkdaten sicher vernichten
Fundsachen zurückbringen
2 Personen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappTischeAnz. 8
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

TellerAnz. 100
SchälchenAnz. 90
GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 20

Küche

ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
InduktionskochplattenAnz. 2

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12

Dekoration

Sinterklaas-FlaggenAnz. 4
PapiergirlandenAnz. 10
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckeAnz. 10
GeschenkpapierrollenAnz. 8
KleberollenAnz. 4
GeschenkanhängerAnz. 100
StifteAnz. 12
Sinterklaas-HüteAnz. 20
PietenmützenAnz. 30

Spielmaterial

Bingo-KartenAnz. 100
Bingo-Rad
BingokartenAnz. 500
MalvorlagenAnz. 100
BuntstifteAnz. 100
SchuhgeschenkeAnz. 100
MusikinstrumenteAnz. 20
GeschenktaschenAnz. 100

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Buche Sinterklaas und Pieten möglichst mehrere Wochen vorher, damit der Auftritt zu eurem Zeitfenster passt.
Führe eine Teilnehmerliste mit Ernährungswünschen und Geschenkzuordnung. Prüfe mindestens 7 Tage vorher, ob jedes Kind ein Geschenk hat und ob Name und Verpackung eindeutig sind.
Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person ein. Kontrolliere Thermoskannen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher sowie Teller, Schälchen, Gläser und Besteck vor dem Einkauf.
Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Musikplayer und Verlängerungskabel spätestens am Vortag im Veranstaltungsraum. Lege außerdem Ersatzbatterien bereit, damit der Auftritt nicht wegen der Technik unterbrochen wird.
Bringe die Geschenke nicht erst kurz vor Beginn zur Location. Sortiere sie nach Namen, stelle sie gesammelt bereit und verschicke Route- und Parkhinweise spätestens 2 Tage vorher an Helfer und Gäste.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Sinterklaasfest organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Location, Budget und der Buchung von Sinterklaas und Pieten. Die Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Fest verschickt werden.
Wann sollte man die Geschenke für das Sinterklaasfest bestellen?: Bestelle die Geschenke spätestens 3 Wochen vor der Feier. Prüfe 7 Tage vorher die Lieferung, ordne jedes Geschenk einem Kind zu und erledige das Einpacken spätestens 2 Tage vor dem Fest.
Wie viele Helfer braucht ein Sinterklaasfest?: Für ein Fest mit bis zu 30 Kindern sind meist 3 bis 5 Helfer sinnvoll: Empfang, Geschenkkoordination, Buffet und Technik. Teile die Aufgaben spätestens 1 Woche vorher verbindlich zu.
Wann sollte man die Technik für ein Sinterklaasfest testen?: Teste Mikrofone, Lautsprecher, Musikplayer und Verlängerungskabel am Vortag im echten Raum. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 60 Minuten für Aufbau, Tonprobe und die Kontrolle der Batterien ein.

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