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Checklist pour organiser une fête de Sinterklaas

Une fête de Sinterklaas réussie repose surtout sur une bonne préparation des cadeaux, des inscriptions et du déroulé. Ce plan rassemble 77 tâches et 53 fournitures, de la réservation du lieu au transport des cadeaux le jour J. Commencez par fixer la date, le programme et le budget, puis avancez vers les invitations, les achats et la coordination des bénévoles. Les dernières vérifications concernent la technique, les stocks et l’installation sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Réserver le lieu

  • Réserver Sinterklaas et les Pieten

  • Définir le budget cadeaux

    2 personnes

  • Établir la liste des cadeaux

    3 personnes

  • Commander des cadeaux

    2 personnes

  • Concevoir les invitations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Associer les cadeaux aux enfants

    3 personnes

  • Envoyer le programme aux participants

  • Recruter des bénévoles

    2 personnes

  • Convenir des tâches avec les bénévoles

    2 personnes

  • Sélectionner la musique et les chansons

    2 personnes

  • Préparer les activités de jeu

    3 personnes

  • Imprimer le déroulé

  • Vérifier les cadeaux

    3 personnes

  • Créer des étiquettes nominatives pour les cadeaux

    2 personnes

  • Emballer les cadeaux

    4 personnes

  • Envoyer le parcours et les conseils de stationnement

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Vérifier les stocks de courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Apporter les cadeaux sur le lieu

    3 personnes

  • Mettre les produits réfrigérés au frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Préparer les boissons

    2 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Aérer la salle

    2 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Aménager la table d'accueil

    2 personnes

  • Aménager la table des cadeaux

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Brancher le son

    2 personnes

  • Aménager l’espace jeux

    3 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    4 personnes

  • Préparer la vaisselle et les couverts

    2 personnes

  • Préparer la liste de présence

Événement

  • Accueillir Sinterklaas

    2 personnes

  • Accueillir les invités

    3 personnes

  • Enregistrer la présence

    2 personnes

  • Servir les boissons de bienvenue

    3 personnes

  • Accompagner le chant d'ouverture

    2 personnes

  • Accueillir Sinterklaas

    2 personnes

  • Présenter l’histoire et le programme

  • Encadrer les activités de Saint-Nicolas

    5 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Garder le coin pause en ordre

    2 personnes

  • Animer le quiz des Pieten

    3 personnes

  • Préparer l’ordre des cadeaux

    3 personnes

  • Distribuer les cadeaux

    5 personnes

  • Prendre des photos à la table des cadeaux

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Servir le dîner

    4 personnes

  • Débarrasser la vaisselle

    3 personnes

  • Animer la musique et la danse

    2 personnes

  • Encadrer la chanson d’adieu

    2 personnes

  • Dire au revoir à Sinterklaas

    3 personnes

  • Accompagner les invités à la sortie

    3 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

    2 personnes

Suivi

  • Ranger les restes au frais

    2 personnes

  • Trier les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    4 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Nettoyer la salle

    4 personnes

  • Nettoyer la cuisine

    3 personnes

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Rendre le matériel emprunté

    2 personnes

  • Stocker les objets restants

    2 personnes

  • Détruire en toute sécurité les données des cadeaux

  • Rendre les objets trouvés

    2 personnes

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables pliantesqté 8
  • Chaisesqté 90
  • Tables de buffetqté 3
  • Portantsqté 2

Vaisselle

  • Assiettesqté 100
  • Petits bolsqté 90
  • Verresqté 120
  • Tasses à caféqté 60
  • Fourchettesqté 100
  • Couteauxqté 100
  • Cuillèresqté 100
  • Louchesqté 12
  • Petits bolsqté 20

Cuisine

  • Thermosqté 6
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Glacièresqté 4
  • Plaques à inductionqté 2

Équipement

  • Microphones sans filqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Lecteur audio
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Piles rechargeablesqté 12

Décoration

  • Drapeaux de Sinterklaasqté 4
  • Guirlandes en papierqté 10
  • Ballonsqté 100
  • Pompe à ballonsqté 2
  • Nappeqté 10
  • Rouleaux de papier cadeauqté 8
  • Rouleaux de colleqté 4
  • Étiquettes cadeauxqté 100
  • Marqueursqté 12
  • Mijters de Sinterklaasqté 20
  • Chapeaux de Pietqté 30

Matériel de jeu

  • Cartes de bingoqté 100
  • Boule de bingo
  • Fiches de bingoqté 500
  • Coloriagesqté 100
  • Crayons de couleurqté 100
  • Cadeaux de chaussuresqté 100
  • Instruments de musiqueqté 20
  • Sacs cadeauxqté 100

Nettoyage

  • Seauxqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Balaisqté 2
  • Balayette et pelleqté 2
  • Poubellesqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez le budget des cadeaux avant d’établir la liste des enfants. Prévoyez ensuite une étiquette nominative par cadeau et vérifiez les associations enfant-cadeau avant l’emballage.
  • Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires. Une relance 7 à 10 jours avant la fête permet de limiter les réponses manquantes.
  • Réservez Sinterklaas et les Pieten dès que la date et le lieu sont confirmés. Transmettez-leur le programme détaillé au moins une semaine avant l’événement.
  • Testez les microphones, les haut-parleurs et le lecteur audio avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et piles rechargeables le jour précédent.
  • N’attendez pas le dernier moment pour organiser l’arrivée des cadeaux et le buffet. Contrôlez les stocks, faites les courses, puis apportez les cadeaux sur le lieu avec les étiquettes déjà posées.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête de Sinterklaas ?
Commencez idéalement 8 à 10 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu et les personnages, puis à préparer le budget, les cadeaux et les invitations.
Quand envoyer les invitations pour une fête de Sinterklaas ?
Envoyez-les environ 6 semaines avant la fête. Fixez une date limite de réponse 2 à 3 semaines avant l’événement afin de finaliser les cadeaux, les besoins alimentaires et les bénévoles.
Combien de temps prévoir pour emballer les cadeaux de Sinterklaas ?
Comptez environ 3 à 5 minutes par cadeau si les étiquettes sont déjà prêtes. Pour 50 cadeaux, bloquez donc au moins 3 heures, contrôle compris.
Quand tester le matériel audio de la fête ?
Faites un premier test 3 à 5 jours avant, puis une vérification rapide le jour même. Testez chaque microphone, le lecteur audio, les haut-parleurs, les câbles et les piles.

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