Sinterklaasfeest organiseren: checklist en planning

Een Sinterklaasfeest organiseren vraagt vooral om strakke planning rond de cadeaus, het programma en de intocht van Sinterklaas en Pieten. Leg eerst datum, locatie en budget vast en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en de verdeling van cadeaus. In de laatste week controleer je techniek, boodschappen, labels en het draaiboek. Deze checklist helpt je zien wat je wanneer regelt, zodat je op de dag zelf niet nog hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Sinterklaas en Pieten boeken
Cadeaubudget vaststellen
2 personen
Cadeaulijst samenstellen
3 personen
Cadeaus bestellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Cadeaus aan kinderen koppelen
3 personen
Programma naar deelnemers sturen
Vrijwilligers werven
2 personen
Taken met vrijwilligers afspreken
2 personen
Muziek en liedjes selecteren
2 personen
Spelactiviteiten voorbereiden
3 personen
Draaiboek afdrukken
Cadeaus controleren
3 personen
Naamlabels voor cadeaus maken
2 personen
Cadeaus inpakken
4 personen
Route en parkeertips versturen
Techniek testen
2 personen
Voorraad boodschappen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Cadeaus naar locatie brengen
3 personen
Koelproducten koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal ventileren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Cadeautafel inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Spelhoek inrichten
3 personen
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Presentielijst klaarleggen

Event

Sinterklaas ontvangen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Openingslied begeleiden
2 personen
Sinterklaas welkom heten
2 personen
Verhaal en programma toelichten
Sinterklaasactiviteiten begeleiden
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauzehoek netjes houden
2 personen
Pietenquiz begeleiden
3 personen
Cadeauvolgorde klaarzetten
3 personen
Cadeaus uitdelen
5 personen
Foto's bij cadeautafel maken
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Avondeten serveren
4 personen
Servies afruimen
3 personen
Muziek en dans begeleiden
2 personen
Afscheidslied begeleiden
2 personen
Sinterklaas uitzwaaien
3 personen
Gasten uitgeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven spullen opslaan
2 personen
Cadeaugegevens veilig vernietigen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 90
Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Inductiekookplatenaantal 2

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 4
Papieren slingersaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Tafelkleedaantal 10
Cadeaupapierrollenaantal 8
Lijmrollenaantal 4
Cadeaulabelsaantal 100
Stiftenaantal 12
Sinterklaasmijtersaantal 20
Pietenhoedjesaantal 30

Spelmateriaal

Bingokaartenaantal 100
Bingomolen
Bingofichesaantal 500
Kleurplatenaantal 100
Kleurpotlodenaantal 100
Schoencadeautjesaantal 100
Muziekinstrumentenaantal 20
Cadeautassenaantal 100

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Regel Sinterklaas en de Pieten vroeg en leg meteen de aankomsttijd, speelduur en contactpersoon vast. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor opbouw en ontvangst voordat het programma begint.
Maak de cadeaulijst zodra de aanmeldingen binnen zijn. Koppel elk cadeau aan een kind, controleer namen en pak alles uiterlijk 2 dagen vooraf in met een duidelijk naamlabel.
Stuur het programma, de route en parkeertips minimaal 5 dagen voor het feest naar deelnemers. Vermeld ook het aanmeldpunt voor dieetwensen, zodat je boodschappen en servies daarop kunt afstemmen.
Test microfoons, luidsprekers, muziekspeler en verlengkabels uiterlijk 1 dag vooraf op de locatie. Leg oplaadbare batterijen en een geprint draaiboek klaar; zonder die twee dingen loopt een programma snel vertraging op.
Maak voor de opbouw een indeling met aparte plekken voor garderobe, buffet, activiteiten en cadeaus. Reserveer bij voorkeur 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, decoratie, techniek en het klaarzetten van koffie en drinken.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Sinterklaasfeest organiseren en beginnen met plannen?: Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie, programma en het boeken van Sinterklaas en Pieten. Cadeaubudget en cadeaulijst regel je daarna, zodat je nog tijd hebt voor bestellen en eventuele naleveringen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een Sinterklaasfeest op te bouwen?: Reken op 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, garderoberekken, buffet, decoratie en techniek. Kom minimaal 30 minuten vóór de ontvangst aan om microfoons, muziek en het draaiboek nog te controleren.
Wanneer moet ik de cadeaus voor een Sinterklaasfeest bestellen?: Bestel de cadeaus uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf, zodra het budget en de eerste cadeaulijst vaststaan. Controleer de levering minimaal 7 dagen voor het feest en pak alles uiterlijk 2 dagen vooraf in.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Sinterklaasfeest?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per 10 tot 15 kinderen, plus één centrale coördinator. Verdeel de taken uiterlijk 1 week vooraf over ontvangst, activiteiten, catering, cadeaus en techniek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.