Einen Sinterklaumsumzug Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Sinterklaumsumzug entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern vor allem eine belastbare Route mit klaren Zuständigkeiten. Lege zuerst Strecke, Ankunftsort und Zeitplan fest, bevor du Genehmigungen, Verkehrshelfer und Begleitpersonen buchst. Danach folgen Anmeldungen, Verpflegung, Material und die Einteilung der Freiwilligen. Plane die kritischen Punkte früh: Verkehrsführung, Funkgeräte, Umkleide, Geschenke und ein Ersatzprogramm bei schlechtem Wetter.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Ankunftsort festlegen
3 Personen
2
Genehmigung und Meldung prüfen
2 Personen
3
Verkehrsplan für die Route erstellen
3 Personen
4
Verkehrshelfer anmelden
2 Personen
5
Sinterklaas und Piet einladen
2 Personen
6
Musiker und Begleitpersonen buchen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
3 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
10
Catering und Einkäufe reservieren
2 Personen
11
Material und Transport reservieren
2 Personen
12
Freiwillige rekrutieren
3 Personen
13
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
14
Briefing für Verkehrshelfer erstellen
2 Personen
15
Briefing für Freiwillige erstellen
2 Personen
16
Route und Zeiten veröffentlichen
2 Personen
17
Wettervorhersage prüfen
18
Alternatives Wetterprogramm bereithalten
3 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Kleidung und Accessoires prüfen
3 Personen
21
Pieten-Pakete bereitlegen
2 Personen
22
Musikliste und Ansagen vorbereiten
2 Personen
23
Notrufnummern und Wegkarten ausdrucken
2 Personen
24
Armbänder und Badges sortieren
2 Personen
25
Geschenke und Streugut sortieren
4 Personen
26
Tische und Stühle bereitstellen
5 Personen
27
Partyzelte aufbauen
5 Personen
28
Ankunftsbereich absperren
4 Personen
29
Publikumsbereiche markieren
4 Personen
30
Wegweiser und Hinweisschilder aufstellen
3 Personen
31
Verkehrsabsperrungen aufstellen
5 Personen
32
Verkehrsregler einweisen
3 Personen
33
Ton und Mikrofone testen
3 Personen
34
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
35
Dekoration aufhängen
4 Personen
36
Geschenketisch einrichten
3 Personen
37
Getränke kalt stellen
2 Personen
38
Kaffee- und Teebereich einrichten
3 Personen
39
Snacks und Süßigkeiten bereitstellen
3 Personen
40
Künstlergarderobe einrichten
2 Personen

Event

41
Sinterklaas und die Pieten empfangen
3 Personen
42
Umzug begleiten
12 Personen
43
Verkehrsposten besetzen
8 Personen
44
Publikum zu den Bereichen begleiten
4 Personen
45
Musik während des Umzugs bereitstellen
3 Personen
46
Durchsagen ausführen
2 Personen
47
Strooigoed verteilen
6 Personen
48
Geschenke verteilen
5 Personen
49
Kinder bei Sinterklaas begleiten
4 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Diätfreundliche Snacks servieren
2 Personen
54
Gefundene Kinder registrieren
2 Personen
55
Fundsachen entgegennehmen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Verabschiedung der Künstler begleiten
2 Personen

Nachbereitung

58
Geschenke und Kostüme einladen
4 Personen
59
Ton und Strom abschalten
2 Personen
60
Dekoration entfernen
4 Personen
61
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
62
Partyzelte abbauen
5 Personen
63
Verkehrsbarrieren entfernen
5 Personen
64
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
65
Location reinigen
4 Personen
66
Route auf Müll prüfen
4 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Kühlboxen und Geräte reinigen
2 Personen
69
Materialien sortieren und zählen
3 Personen
70
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
71
Abfall entsorgen
2 Personen
72
Fundsachen zurückbringen
2 Personen
73
Unbenutzte Lebensmittel einlagern
2 Personen
74
Foto- und Videomaterial sammeln
2 Personen
75
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
UmkleidetischeAnz. 2
KleiderständerAnz. 2
KleiderständerAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
HolzkistenAnz. 6

Ausstattung

AkkulautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
Wiederaufladbare FunkgeräteAnz. 10
PowerbanksAnz. 4
MegafoneAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
HandlampenAnz. 4
TelefonladegeräteAnz. 6

Verkehrsmaterial

VerkehrsbarrierenAnz. 24
VerkehrskegelAnz. 30
AbsperrgitterAnz. 12
VerkehrshelferwestenAnz. 10
AbsperrbandAnz. 6
WegweiserAnz. 20
InfotafelnAnz. 8
ParkverbotsschilderAnz. 10

Dekoration

Sinterklaas-FlaggenAnz. 20
Pieten-BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 4
GirlandenAnz. 12
Rot-weiß-goldene TischdeckenAnz. 10
Sinterklaas-PosterAnz. 12
Künstliche SchornsteineAnz. 2
LichtnetzeAnz. 4
KlebehakenAnz. 40
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeebecherAnz. 150
PapptellerAnz. 200
BestecksetsAnz. 200
TeelöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Küche

WasserkocherAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KühlelementeAnz. 20
LebensmittelboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3
KüchenpapierhalterAnz. 3

Sinterklaas-Material

Sinterklaas-HüteAnz. 2
PietenmützenAnz. 12
PietenkragenAnz. 12
Pieten-HandschuheAnz. 12
Pieten-PerückenAnz. 12
PietenkostümeAnz. 12
Sinterklaas-Mantel
Sinterklaasbart
Sinterklaas-Stab
Goldener Stab
GeschenktütenAnz. 20
GeschenkkartonsAnz. 120
Sinterklaas-Buch

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 10
KinderarmbänderAnz. 200
SicherheitswestenAnz. 20
NotfalldeckenAnz. 4
HandwärmerAnz. 40

Büro

KlemmbretterAnz. 10
StifteAnz. 30
DruckpapierAnz. 2
KlebebandAnz. 6
SchreibmappenAnz. 10
RoutenpläneAnz. 30
Freiwilligen-AusweiseAnz. 40
NamensaufkleberAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 8
BesensetsAnz. 4
Kehrblech und HandfegerAnz. 4
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
PutzlappenAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 4
Desinfektions-HändegelAnz. 6
ToilettenpapierhalterAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Route, Ankunftsort und Zeitfenstern. Plane für jeden Abschnitt eine verantwortliche Person und veröffentliche die endgültige Strecke erst, wenn Verkehrsplan und Genehmigungen geklärt sind.
Rechne die Verkehrssicherung separat durch: Für jede Absperrung braucht es eine zuständige Person, eine Warnweste und eine Möglichkeit zur Kommunikation. Funkgeräte sollten vor dem Start vollständig geladen und getestet sein.
Schließe Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Umzug ab. So kannst du Catering und Einkäufe passend zur tatsächlichen Teilnehmerzahl reservieren, statt am Veranstaltungstag nachzukaufen.
Richte am Ankunftsort einen festen Materialbereich ein. Beschrifte Kisten für Geschenke, Streugut, Pieten-Pakete und Technik; Notrufnummern, Wegkarten und Ansagen gehören zusätzlich ausgedruckt in die Helferunterlagen.
Prüfe die Wettervorhersage spätestens 48 Stunden vorher und lege eine klare Entscheidung für das Alternativprogramm fest. Denke dabei nicht nur an Besucher, sondern auch an trockene Umkleidemöglichkeiten, Kleidung, Stromversorgung und den sicheren Transport der Technik.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Sinterklaumsumzug anmelden?: Prüfe die Genehmigungs- und Meldepflicht mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem geplanten Termin. Sobald Route und Ankunftsort feststehen, kannst du Verkehrsplan, Absperrungen und Verkehrshelfer konkret anmelden.
Wie viele Helfer braucht ein Sinterklaumsumzug?: Plane für jeden kritischen Straßenpunkt mindestens zwei Verkehrshelfer ein und besetze zusätzlich Empfang, Umkleide, Geschenke, Technik und Verpflegung. Bei einer kleinen Veranstaltung sind 10 bis 15 Helfer oft die untere praktikable Grenze; die genaue Zahl hängt von Route und Teilnehmerzahl ab.
Wann sollte man Sinterklaas und Musiker buchen?: Buche Sinterklaas, Piet, Musiker und Begleitpersonen idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Spätestens 4 Wochen vor dem Umzug sollten Rollen, Treffpunkt, Auftrittszeiten und Ansprechpartner schriftlich bestätigt sein.
Was braucht man bei schlechtem Wetter für einen Sinterklaumsumzug?: Lege spätestens 48 Stunden vorher fest, ob die Route stattfindet oder ein Alternativprogramm gilt. Für den Ankunftsort solltest du Partyzelte, trockene Umkleidemöglichkeiten, zusätzliche Beleuchtung und einen sicheren Platz für Technik und Geschenke einplanen.

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