Zo organiseer je een Sinterklaasintocht

Begin met de route en aankomstlocatie, niet met de versiering. Controleer daarna direct de vergunning of melding, verkeersmaatregelen en beschikbaarheid van Sinterklaas, pieten en muzikanten. Werk vervolgens de deelnemersregistratie, catering, materialen en vrijwilligersindeling uit. In de laatste week draait alles om briefings, routecommunicatie, techniek, strooigoed en een alternatief bij slecht weer. Met 75 taken en 96 spullen helpt dit plan je om niets op de ochtend zelf te moeten improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en aankomstlocatie vastleggen
3 personen
2
Vergunning en melding controleren
2 personen
3
Verkeersplan voor de route maken
3 personen
4
Verkeersregelaars aanmelden
2 personen
5
Sinterklaas en pieten uitnodigen
2 personen
6
Muzikanten en begeleiders reserveren
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
3 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
2 personen
10
Catering en boodschappen reserveren
2 personen
11
Materiaal en transport reserveren
2 personen
12
Vrijwilligers werven
3 personen
13
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
14
Briefing voor verkeersregelaars maken
2 personen
15
Briefing voor vrijwilligers maken
2 personen
16
Route en tijden publiceren
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Alternatief weerprogramma klaarzetten
3 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Kleding en accessoires controleren
3 personen
21
Pietenpakketten klaarleggen
2 personen
22
Muzieklijst en omroepteksten klaarzetten
2 personen
23
Noodnummers en routekaarten printen
2 personen
24
Polsbandjes en badges sorteren
2 personen
25
Cadeautjes en strooigoed sorteren
4 personen
26
Tafels en stoelen klaarzetten
5 personen
27
Partytenten opbouwen
5 personen
28
Aankomstzone afzetten
4 personen
29
Publieksvakken markeren
4 personen
30
Routepijlen en informatieborden plaatsen
3 personen
31
Verkeershekken plaatsen
5 personen
32
Verkeersregelaars instrueren
3 personen
33
Geluid en microfoons testen
3 personen
34
Stroomvoorziening controleren
2 personen
35
Versiering ophangen
4 personen
36
Cadeautafel inrichten
3 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Koffie- en theepunt inrichten
3 personen
39
Hapjes en strooigoed klaarzetten
3 personen
40
Kleedruimte voor artiesten inrichten
2 personen

Event

41
Sinterklaas en pieten ontvangen
3 personen
42
Optocht begeleiden
12 personen
43
Verkeerspunten bemannen
8 personen
44
Publiek naar vakken begeleiden
4 personen
45
Muziek tijdens de optocht verzorgen
3 personen
46
Omroepteksten uitvoeren
2 personen
47
Strooigoed uitdelen
6 personen
48
Cadeautjes uitdelen
5 personen
49
Kinderen begeleiden bij Sinterklaas
4 personen
50
Koffie en thee serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dieetvriendelijke hapjes uitserveren
2 personen
54
Gevonden kinderen registreren
2 personen
55
Gevonden voorwerpen innemen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Afscheid van artiesten begeleiden
2 personen

Nazorg

58
Cadeaus en kostuums inladen
4 personen
59
Geluid en stroom uitschakelen
2 personen
60
Versiering verwijderen
4 personen
61
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
62
Partytenten afbreken
5 personen
63
Verkeershekken verwijderen
5 personen
64
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Route op zwerfafval controleren
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Koelboxen en apparatuur reinigen
2 personen
69
Materialen sorteren en tellen
3 personen
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Afval afvoeren
2 personen
72
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
2 personen
73
Ongebruikte boodschappen opslaan
2 personen
74
Foto- en videomateriaal verzamelen
2 personen
75
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Kleedtafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Houten kistenaantal 6

Apparatuur

Accuspeakeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare portofoonsaantal 10
Powerbanksaantal 4
Megafonenaantal 2
Zaklampenaantal 6
Handlampenaantal 4
Telefoonladersaantal 6

Verkeersmateriaal

Verkeershekkenaantal 24
Verkeerskegelsaantal 30
Dranghekkenaantal 12
Verkeersregelaarsvestenaantal 10
Afzetlintaantal 6
Routepijlenaantal 20
Informatiebordenaantal 8
Parkeerverbodsbordenaantal 10

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 20
Pietenballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 4
Slingersaantal 12
Rood-wit-gouden tafelkledenaantal 10
Sinterklaaspostersaantal 12
Kunstmatige schoorstenenaantal 2
Lichtnettenaantal 4
Plakhaakjesaantal 40
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiebekersaantal 150
Papieren bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Theelepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Keukenpapierhoudersaantal 3

Sinterklaasmateriaal

Sinterklaasmijtersaantal 2
Pietenmutsenaantal 12
Pietenkragenaantal 12
Pietenhandschoenenaantal 12
Pietenpruikenaantal 12
Pietenpakkenaantal 12
Sinterklaasmantel
Sinterklaasbaard
Sinterklaasstaf
Gouden staf
Cadeauzakkenaantal 20
Cadeaudozenaantal 120
Sinterklaasboek

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Kinderpolsbandjesaantal 200
Veiligheidshesjesaantal 20
Nooddekensaantal 4
Handwarmersaantal 40

Kantoor

Klembordenaantal 10
Pennenaantal 30
Printpapieraantal 2
Plakbandaantal 6
Schrijfmappenaantal 10
Routekaartenaantal 30
Vrijwilligersbadgesaantal 40
Naamstickersaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 8
Bezemsetsaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfecterende handgelaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, aankomstlocatie en tijden eerst vast. Controleer daarna hoeveel verkeersregelaars je nodig hebt en meld hen op tijd aan; zonder verkeersplan blijven verkeershekken, kegels en afzetlint ongebruikt.
Reserveer Sinterklaas, pieten, muzikanten en begeleiders vroeg. Plan daarnaast een vaste deadline voor uitnodigingen en aanmeldingen, zodat je dieetwensen en het aantal benodigde cadeautjes of porties uiterlijk enkele dagen vooraf kent.
Maak twee aparte briefings: één voor verkeersregelaars en één voor vrijwilligers. Zet daarin telefoonnummers, routekaarten, postbezetting en het verzamelpunt; print noodnummers en routekaarten ook op papier.
Test de accuspeaker, draadloze microfoons en portofoons vóór de intocht. Laad powerbanks en telefoonladers volledig op en leg verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen niet pas tijdens de opbouw klaar.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en leg een alternatief weerprogramma klaar. Sorteer kleding, pietenpakketten, polsbandjes, badges, cadeautjes en strooigoed per rol of uitdeelpunt, zodat vrijwilligers direct kunnen starten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Sinterklaasintocht organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met route, aankomstlocatie, vergunning of melding en het vastleggen van Sinterklaas en muzikanten. Start de vrijwilligerswerving en communicatie uiterlijk 6 weken voor de intocht.
Wanneer moet je een vergunning voor een Sinterklaasintocht regelen?: Controleer direct na het vastleggen van de route bij de gemeente of een vergunning of melding nodig is. Reken op minimaal 8 tot 12 weken verwerkingstijd, omdat een verkeersplan en verkeersregelaars vaak onderdeel van de aanvraag zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Sinterklaasintocht?: Maak een indeling per taak en routepost voordat je mensen werft. Reken naast de verkeersregelaars op minimaal 1 coördinator, 2 personen voor ontvangst en registratie, 2 voor materiaal en catering en extra begeleiders voor ieder afzonderlijk programmaonderdeel.
Wanneer controleer je het weer voor een Sinterklaasintocht?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Beslis uiterlijk de avond ervoor welke onderdelen naar het alternatief weerprogramma gaan en communiceer dat meteen met vrijwilligers en deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.