Sinterklaasumzug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sinterklaasumzug braucht vor allem eine klare Route, geregelte Verkehrsführung und feste Zuständigkeiten. Kläre Genehmigungen und Ankunftsort frühzeitig, bevor du Helfer, Musiker oder Verkehrsmaterial reservierst. In den letzten zwei Wochen zählen Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche, Kleidung, Pieten-Pakete und die Ausgabe von Geschenken. Plane außerdem einen wetterfesten Ablauf: Funkgeräte, Lautsprecher, Wegkarten und ein alternatives Programm dürfen am Veranstaltungstag nicht fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Route und Ankunftsort festlegen
3 Personen
Genehmigung und Meldung prüfen
2 Personen
Verkehrsplan für die Route erstellen
3 Personen
Verkehrshelfer anmelden
2 Personen
Sinterklaas und Piet einladen
2 Personen
Musiker und Begleitpersonen buchen
2 Personen
Einladungen verschicken
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Catering und Einkäufe reservieren
2 Personen
Material und Transport reservieren
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
3 Personen
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
Briefing für Verkehrshelfer erstellen
2 Personen
Briefing für Freiwillige erstellen
2 Personen
Route und Zeiten veröffentlichen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Alternatives Wetterprogramm bereithalten
3 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kleidung und Accessoires prüfen
3 Personen
Pieten-Pakete bereitlegen
2 Personen
Musikliste und Ansagen vorbereiten
2 Personen
Notrufnummern und Wegkarten ausdrucken
2 Personen
Armbänder und Badges sortieren
2 Personen
Geschenke und Streugut sortieren
4 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
5 Personen
Partyzelte aufbauen
5 Personen
Ankunftsbereich absperren
4 Personen
Publikumsbereiche markieren
4 Personen
Wegweiser und Hinweisschilder aufstellen
3 Personen
Verkehrsabsperrungen aufstellen
5 Personen
Verkehrsregler einweisen
3 Personen
Ton und Mikrofone testen
3 Personen
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Geschenketisch einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
3 Personen
Snacks und Süßigkeiten bereitstellen
3 Personen
Künstlergarderobe einrichten
2 Personen

Event

Sinterklaas und die Pieten empfangen
3 Personen
Umzug begleiten
12 Personen
Verkehrsposten besetzen
8 Personen
Publikum zu den Bereichen begleiten
4 Personen
Musik während des Umzugs bereitstellen
3 Personen
Durchsagen ausführen
2 Personen
Strooigoed verteilen
6 Personen
Geschenke verteilen
5 Personen
Kinder bei Sinterklaas begleiten
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Diätfreundliche Snacks servieren
2 Personen
Gefundene Kinder registrieren
2 Personen
Fundsachen entgegennehmen
Mülleimer leeren
2 Personen
Verabschiedung der Künstler begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Geschenke und Kostüme einladen
4 Personen
Ton und Strom abschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Partyzelte abbauen
5 Personen
Verkehrsbarrieren entfernen
5 Personen
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Route auf Müll prüfen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen und Geräte reinigen
2 Personen
Materialien sortieren und zählen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Fundsachen zurückbringen
2 Personen
Unbenutzte Lebensmittel einlagern
2 Personen
Foto- und Videomaterial sammeln
2 Personen
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
UmkleidetischeAnz. 2
KleiderständerAnz. 2
KleiderständerAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
HolzkistenAnz. 6

Ausstattung

AkkulautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
Wiederaufladbare FunkgeräteAnz. 10
PowerbanksAnz. 4
MegafoneAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
HandlampenAnz. 4
TelefonladegeräteAnz. 6

Verkehrsmaterial

VerkehrsbarrierenAnz. 24
VerkehrskegelAnz. 30
AbsperrgitterAnz. 12
VerkehrshelferwestenAnz. 10
AbsperrbandAnz. 6
WegweiserAnz. 20
InfotafelnAnz. 8
ParkverbotsschilderAnz. 10

Dekoration

Sinterklaas-FlaggenAnz. 20
Pieten-BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 4
GirlandenAnz. 12
Rot-weiß-goldene TischdeckenAnz. 10
Sinterklaas-PosterAnz. 12
Künstliche SchornsteineAnz. 2
LichtnetzeAnz. 4
KlebehakenAnz. 40
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeebecherAnz. 150
PapptellerAnz. 200
BestecksetsAnz. 200
TeelöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Küche

WasserkocherAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KühlelementeAnz. 20
LebensmittelboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3
KüchenpapierhalterAnz. 3

Sinterklaas-Material

Sinterklaas-HüteAnz. 2
PietenmützenAnz. 12
PietenkragenAnz. 12
Pieten-HandschuheAnz. 12
Pieten-PerückenAnz. 12
PietenkostümeAnz. 12
Sinterklaas-Mantel
Sinterklaasbart
Sinterklaas-Stab
Goldener Stab
GeschenktütenAnz. 20
GeschenkkartonsAnz. 120
Sinterklaas-Buch

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 10
KinderarmbänderAnz. 200
SicherheitswestenAnz. 20
NotfalldeckenAnz. 4
HandwärmerAnz. 40

Büro

KlemmbretterAnz. 10
StifteAnz. 30
DruckpapierAnz. 2
KlebebandAnz. 6
SchreibmappenAnz. 10
RoutenpläneAnz. 30
Freiwilligen-AusweiseAnz. 40
NamensaufkleberAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 8
BesensetsAnz. 4
Kehrblech und HandfegerAnz. 4
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
PutzlappenAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 4
Desinfektions-HändegelAnz. 6
ToilettenpapierhalterAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route und Ankunftsort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe danach sofort Genehmigung, Meldung, Verkehrsplan, Verkehrshelfer und benötigte Absperrungen.
Plane für jede Streckenposition eine verantwortliche Person ein und gib Verkehrshelfern spätestens 7 Tage vorher Briefing, Warnwesten, Funkgerät oder Megafon sowie eine Wegkarte.
Veröffentliche Route und Zeiten erst, wenn Anmeldungen und Verkehrsplan zusammenpassen. So vermeidest du, dass Familien an einem falschen Treffpunkt warten oder Engstellen zu spät entdecken.
Sortiere Geschenke, Streugut, Armbänder, Badges und Pieten-Pakete am Vortag in beschriftete Kisten. Lege Kleidung, Accessoires, Umkleidetische und Kleiderständer getrennt für Sinterklaas und Pieten bereit.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und noch einmal am Veranstaltungsmorgen. Stelle Partyzelte, Kühlboxen, Powerbanks, Taschenlampen und ein alternatives Wetterprogramm bereit, statt erst bei Regen umzudisponieren.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Sinterklaasumzug anmelden?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Umzug mit der Prüfung von Genehmigung und Meldung. Für eine Route mit Straßensperrungen solltest du Verkehrsplan, Helfer und Material spätestens 4 Wochen vorher verbindlich klären.
Wie viele Verkehrshelfer braucht ein Sinterklaasumzug?: Plane mindestens eine eingewiesene Person pro Kreuzung, Engstelle und Zufahrt ein; zusätzlich braucht der Zug eine mobile Einsatzleitung. Bei längeren Routen solltest du alle 200 bis 300 Meter eine erreichbare Kontaktperson einteilen.
Wann soll man Einladungen für den Sinterklaasumzug verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und setze einen Anmeldeschluss 10 bis 14 Tage vor dem Umzug. So bleiben noch mindestens 7 Tage für Ernährungswünsche, Namenslisten und die Cateringmenge.
Was braucht man bei schlechtem Wetter für einen Sinterklaasumzug?: Lege spätestens 48 Stunden vorher fest, ob der Umzug angepasst, verkürzt oder durch ein alternatives Programm ersetzt wird. Zelte, Lautsprecher, Funkgeräte, Powerbanks, Taschenlampen und trockene Wechselkleidung sollten am Veranstaltungstag vollständig verfügbar sein.

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