Organiser un défilé de Sinterklaas, étape par étape

Un défilé de Sinterklaas se prépare d’abord comme un événement de circulation, puis comme une fête pour les enfants. Commencez par fixer l’itinéraire, le lieu d’arrivée et les horaires avant de réserver les personnages, les musiciens et le matériel. Les autorisations, les signaleurs et l’information des riverains prennent souvent plus de temps que prévu. Gardez aussi une solution prête en cas de pluie, pour ne pas devoir improviser le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer l'itinéraire et le lieu d'arrivée
3 personnes
2
Vérifier le permis et la déclaration
2 personnes
3
Établir le plan de circulation pour l'itinéraire
3 personnes
4
Inscrire les agents de circulation
2 personnes
5
Inviter Sinterklaas et les pieten
2 personnes
6
Réserver les musiciens et les accompagnateurs
2 personnes
7
Envoyer les invitations
3 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
10
Réserver le catering et les courses
2 personnes
11
Réserver le matériel et le transport
2 personnes
12
Recruter des bénévoles
3 personnes
13
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
14
Préparer le briefing des signaleurs
2 personnes
15
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
16
Publier l’itinéraire et les horaires
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Prévoir un programme alternatif en cas de pluie
3 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Vérifier les vêtements et les accessoires
3 personnes
21
Préparer les costumes des Pieten
2 personnes
22
Préparer la playlist et les annonces
2 personnes
23
Imprimer les numéros d'urgence et les cartes d'itinéraire
2 personnes
24
Trier les bracelets et les badges
2 personnes
25
Trier les cadeaux et les friandises
4 personnes
26
Installer les tables et les chaises
5 personnes
27
Monter les tentes de réception
5 personnes
28
Délimiter la zone d'arrivée
4 personnes
29
Marquer les zones du public
4 personnes
30
Installer les flèches d’itinéraire et les panneaux d’information
3 personnes
31
Installer des barrières de circulation
5 personnes
32
Briefer les régulateurs de trafic
3 personnes
33
Tester le son et les micros
3 personnes
34
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
35
Suspendre la décoration
4 personnes
36
Aménager la table des cadeaux
3 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Installer le point café et thé
3 personnes
39
Préparer les amuse-bouches et les friandises
3 personnes
40
Aménager les loges pour les artistes
2 personnes

Événement

41
Accueillir Sinterklaas et les pieten
3 personnes
42
Encadrer le défilé
12 personnes
43
Occuper les points de circulation
8 personnes
44
Guider le public vers les tribunes
4 personnes
45
Assurer la musique pendant le défilé
3 personnes
46
Diffuser les annonces
2 personnes
47
Distribuer des friandises
6 personnes
48
Distribuer les cadeaux
5 personnes
49
Accompagner les enfants chez Sinterklaas
4 personnes
50
Servir le café et le thé
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Servir des amuse-bouches adaptés aux régimes alimentaires
2 personnes
54
Enregistrer les enfants retrouvés
2 personnes
55
Prendre les objets trouvés
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Accompagner le départ des artistes
2 personnes

Suivi

58
Charger les cadeaux et les costumes
4 personnes
59
Couper le son et l'alimentation électrique
2 personnes
60
Retirer la décoration
4 personnes
61
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
62
Démonter les tentes de fête
5 personnes
63
Retirer les barrières de circulation
5 personnes
64
Collecter et trier les déchets
4 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Vérifier la route pour les déchets abandonnés
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer les glacières et le matériel
2 personnes
69
Trier et compter le matériel
3 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Évacuer les déchets
2 personnes
72
Rendre les objets trouvés
2 personnes
73
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
74
Rassembler les photos et vidéos
2 personnes
75
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables de maquillageqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Porte-manteauxqté 2
Glacièresqté 4
Caisses en boisqté 6

Équipement

Enceinte sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Talkies-walkies rechargeablesqté 10
Batteries externesqté 4
Mégaphonesqté 2
Lampes de pocheqté 6
Lampes de pocheqté 4
Chargeurs de téléphoneqté 6

Matériel de circulation

Barrières de circulationqté 24
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de fouleqté 12
Gilets de régulation du traficqté 10
Ruban de balisageqté 6
Flèches de directionqté 20
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux d'interdiction de stationnerqté 10

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 20
Ballons Pietenqté 100
Ruban à ballonsqté 4
Guirlandesqté 12
Nappes rouges, blanches et doréesqté 10
Affiches Sinterklaasqté 12
Cheminées artificiellesqté 2
Guirlandes lumineusesqté 4
Crochets adhésifsqté 40
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Gobelets à caféqté 150
Assiettes en papierqté 200
Couvertsqté 200
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pains de glaceqté 20
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Distributeurs d'essuie-toutqté 3

Matériel de Sinterklaas

Mijters de Sinterklaasqté 2
Bonnets de Pietqté 12
Cols de Pietenqté 12
Gants de Pietenqté 12
Perruques de Pietenqté 12
Costumes de pietenqté 12
Cape de Saint-Nicolas
Barbe de Sinterklaas
Bâton de Saint Nicolas
Bâton d'or
Sacs cadeauxqté 20
Boîtes cadeauxqté 120
Livre de Sinterklaas

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Bracelets pour enfantsqté 200
Gilets de sécuritéqté 20
Couvertures de survieqté 4
Bouillottesqté 40

Bureau

Presse-papiersqté 10
Stylosqté 30
Papier d’impressionqté 2
Ruban adhésifqté 6
Chemises à pinceqté 10
Cartes d'itinéraireqté 30
Badges des bénévolesqté 40
Étiquettes nominativesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 8
Sets de balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Gel hydroalcooliqueqté 6
Porte-papier toiletteqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’itinéraire et le lieu d’arrivée au moins 6 à 8 semaines avant le défilé. Vérifiez immédiatement le permis, la déclaration nécessaire et les éventuelles restrictions de circulation.
Préparez le plan de circulation avant de recruter les signaleurs. Prévoyez au minimum un responsable par point de traversée ou de blocage, avec gilet, talkie-walkie ou mégaphone.
Publiez l’itinéraire et les horaires au moins 10 jours à l’avance. Indiquez clairement le point de départ, l’arrivée, la durée estimée et les rues temporairement interdites au stationnement.
Réservez tôt les costumes, les portants, les tables de maquillage et les accessoires des Pieten. Le jour du défilé, regroupez les costumes par personne et gardez une caisse séparée pour les cadeaux et les friandises.
Faites un briefing de 20 à 30 minutes avant le départ. Testez les microphones, l’enceinte sur batterie et les talkies-walkies, puis confirmez qui gère la météo, les urgences, les inscriptions et l’accueil à l’arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé de Sinterklaas ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de régler les autorisations, réserver les musiciens et le matériel, recruter les bénévoles et informer les riverains.
Quand faut-il demander l’autorisation pour un défilé de Sinterklaas ?: Contactez la commune dès que l’itinéraire est défini, généralement 8 à 12 semaines avant l’événement. Les délais varient selon la commune, la taille du cortège et les rues concernées.
Combien de bénévoles faut-il pour un défilé de Sinterklaas ?: Comptez au minimum 1 signaleur par point de circulation à sécuriser, plus 1 responsable pour 10 à 15 bénévoles. Ajoutez des personnes dédiées à l’accueil, aux cadeaux, aux inscriptions et aux urgences.
Que prévoir en cas de pluie pour un défilé de Sinterklaas ?: Décidez d’un programme alternatif au plus tard 7 jours avant le défilé et vérifiez les prévisions 48 heures puis 6 heures avant. Prévoyez des tentes, une sonorisation protégée et un message clair pour prévenir les participants.

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