Sinterklaasintocht organiseren: checklist en planning

Een Sinterklaasintocht vraagt meer voorbereiding dan alleen Sinterklaas, pieten en strooigoed regelen. Je moet de route beveiligen, vergunningen en verkeersregelaars op tijd organiseren en zorgen dat muziek, communicatie en ontvangstlocatie werken. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, van route en reserveringen tot de briefing op de dag zelf. Let vooral op zaken die vaak pas tijdens de intocht worden gemist, zoals portofoons, routekaarten, stroom en een plan voor slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en aankomstlocatie vastleggen
3 personen
Vergunning en melding controleren
2 personen
Verkeersplan voor de route maken
3 personen
Verkeersregelaars aanmelden
2 personen
Sinterklaas en pieten uitnodigen
2 personen
Muzikanten en begeleiders reserveren
2 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Catering en boodschappen reserveren
2 personen
Materiaal en transport reserveren
2 personen
Vrijwilligers werven
3 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Briefing voor verkeersregelaars maken
2 personen
Briefing voor vrijwilligers maken
2 personen
Route en tijden publiceren
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatief weerprogramma klaarzetten
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Kleding en accessoires controleren
3 personen
Pietenpakketten klaarleggen
2 personen
Muzieklijst en omroepteksten klaarzetten
2 personen
Noodnummers en routekaarten printen
2 personen
Polsbandjes en badges sorteren
2 personen
Cadeautjes en strooigoed sorteren
4 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
5 personen
Partytenten opbouwen
5 personen
Aankomstzone afzetten
4 personen
Publieksvakken markeren
4 personen
Routepijlen en informatieborden plaatsen
3 personen
Verkeershekken plaatsen
5 personen
Verkeersregelaars instrueren
3 personen
Geluid en microfoons testen
3 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Cadeautafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
3 personen
Hapjes en strooigoed klaarzetten
3 personen
Kleedruimte voor artiesten inrichten
2 personen

Event

Sinterklaas en pieten ontvangen
3 personen
Optocht begeleiden
12 personen
Verkeerspunten bemannen
8 personen
Publiek naar vakken begeleiden
4 personen
Muziek tijdens de optocht verzorgen
3 personen
Omroepteksten uitvoeren
2 personen
Strooigoed uitdelen
6 personen
Cadeautjes uitdelen
5 personen
Kinderen begeleiden bij Sinterklaas
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dieetvriendelijke hapjes uitserveren
2 personen
Gevonden kinderen registreren
2 personen
Gevonden voorwerpen innemen
Afvalbakken legen
2 personen
Afscheid van artiesten begeleiden
2 personen

Nazorg

Cadeaus en kostuums inladen
4 personen
Geluid en stroom uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Verkeershekken verwijderen
5 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Route op zwerfafval controleren
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen en apparatuur reinigen
2 personen
Materialen sorteren en tellen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
2 personen
Ongebruikte boodschappen opslaan
2 personen
Foto- en videomateriaal verzamelen
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Kleedtafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Houten kistenaantal 6

Apparatuur

Accuspeakeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare portofoonsaantal 10
Powerbanksaantal 4
Megafonenaantal 2
Zaklampenaantal 6
Handlampenaantal 4
Telefoonladersaantal 6

Verkeersmateriaal

Verkeershekkenaantal 24
Verkeerskegelsaantal 30
Dranghekkenaantal 12
Verkeersregelaarsvestenaantal 10
Afzetlintaantal 6
Routepijlenaantal 20
Informatiebordenaantal 8
Parkeerverbodsbordenaantal 10

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 20
Pietenballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 4
Slingersaantal 12
Rood-wit-gouden tafelkledenaantal 10
Sinterklaaspostersaantal 12
Kunstmatige schoorstenenaantal 2
Lichtnettenaantal 4
Plakhaakjesaantal 40
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiebekersaantal 150
Papieren bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Theelepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Keukenpapierhoudersaantal 3

Sinterklaasmateriaal

Sinterklaasmijtersaantal 2
Pietenmutsenaantal 12
Pietenkragenaantal 12
Pietenhandschoenenaantal 12
Pietenpruikenaantal 12
Pietenpakkenaantal 12
Sinterklaasmantel
Sinterklaasbaard
Sinterklaasstaf
Gouden staf
Cadeauzakkenaantal 20
Cadeaudozenaantal 120
Sinterklaasboek

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Kinderpolsbandjesaantal 200
Veiligheidshesjesaantal 20
Nooddekensaantal 4
Handwarmersaantal 40

Kantoor

Klembordenaantal 10
Pennenaantal 30
Printpapieraantal 2
Plakbandaantal 6
Schrijfmappenaantal 10
Routekaartenaantal 30
Vrijwilligersbadgesaantal 40
Naamstickersaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 8
Bezemsetsaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfecterende handgelaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, aankomstlocatie en tijden minimaal 8 weken vooraf vast. Controleer daarna direct welke vergunning of melding nodig is en verwerk eventuele verkeersmaatregelen in een apart verkeersplan.
Plan per 10 tot 15 aanwezige kinderen minimaal één vrijwilliger voor begeleiding, ontvangst of uitgifte. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf en geef verkeersregelaars een korte briefing met route, posten en noodnummers.
Reserveer materialen niet alleen voor het podium of de aankomst, maar ook voor de route: dranghekken, verkeerskegels, afzetlint, routepijlen en informatieborden. Controleer 2 dagen vooraf of transport, aantallen en opbouwtijd kloppen.
Maak een communicatiepakket met een accuspeaker, draadloze microfoons, portofoons, opgeladen powerbanks en geprinte routekaarten. Test alle apparatuur uiterlijk de dag vóór de intocht en neem verlengkabels en stekkerdozen mee als stroom niet op elke plek beschikbaar is.
Bereid catering en het weerprogramma uiterlijk 1 week vooraf voor. Sorteer cadeautjes, strooigoed, polsbandjes en badges per onderdeel, en leg partytenten, kleedtafels en koelboxen klaar zodat een bui of lange wachtrij niet direct tot improvisatie leidt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Sinterklaasintocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met route, aankomstlocatie en vergunningen. Reserveer Sinterklaas, pieten, muzikanten, materiaal en verkeersregelaars daarna zo snel mogelijk, omdat beschikbaarheid vooral op drukke intochtdagen beperkt kan zijn.
Wanneer moet ik een vergunning voor een Sinterklaasintocht aanvragen?: Controleer minimaal 10 weken vooraf bij de gemeente of een vergunning of melding nodig is. Dien de aanvraag in zodra route, tijd en verwachte bezoekersaantallen bekend zijn, omdat verkeersmaatregelen en afzettingen extra beoordeling kunnen vragen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Sinterklaasintocht?: Reken als praktische basis op 1 vrijwilliger per 10 tot 15 kinderen voor begeleiding, ontvangst en uitgifte. Voeg daarnaast aparte mensen toe voor verkeersposten, techniek, catering en contact met Sinterklaas en de pieten.
Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens een Sinterklaasintocht?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 4 uur vooraf. Zet een alternatief klaar met partytenten of een binnenlocatie, bescherm apparatuur en cadeautjes en publiceer uiterlijk de avond ervoor waar bezoekers terechtkunnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.