Checklist para organizar el desfile de Sinterklaas

Un desfile de Sinterklaas necesita más coordinación que una fiesta en un solo lugar. Primero se fijan la ruta y la llegada, y después se tramitan los permisos, el plan de tráfico y los equipos de seguridad. En las semanas siguientes se organizan los personajes, músicos, voluntarios, inscripciones, catering y materiales. Esta checklist te ayuda a mantener el orden y a llegar al día del desfile con la comunicación, los regalos y el plan para la lluvia preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la ruta y el lugar de llegada
3 personas
Comprobar permiso y notificación
2 personas
Preparar el plan de tráfico para la ruta
3 personas
Inscribir a los reguladores de tráfico
2 personas
Invitar a Sinterklaas y a los pieten
2 personas
Reservar músicos y acompañantes
2 personas
Enviar invitaciones
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Reservar el catering y las compras
2 personas
Reservar material y transporte
2 personas
Reclutar voluntarios
3 personas
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Preparar la reunión informativa para los agentes de tráfico
2 personas
Preparar la charla para voluntarios
2 personas
Publicar la ruta y los horarios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Dejar listo un programa alternativo por si llueve
3 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar la ropa y los accesorios
3 personas
Preparar los trajes de Pieten
2 personas
Preparar la lista de música y los textos de anuncios
2 personas
Imprimir números de emergencia y mapas de ruta
2 personas
Clasificar las pulseras y las acreditaciones
2 personas
Clasificar regalos y caramelos
4 personas
Montar mesas y sillas
5 personas
Montar las carpas
5 personas
Delimitar la zona de llegada
4 personas
Marcar los sectores del público
4 personas
Colocar flechas de ruta y carteles informativos
3 personas
Colocar vallas de tráfico
5 personas
Instruir a los reguladores de tráfico
3 personas
Probar el sonido y los micrófonos
3 personas
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Colgar la decoración
4 personas
Montar la mesa de regalos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
3 personas
Preparar los aperitivos y dulces
3 personas
Montar el camerino para artistas
2 personas

Evento

Recibir a Sinterklaas y sus pieten
3 personas
Acompañar el desfile
12 personas
Cubrir los puntos de control
8 personas
Guiar al público a las gradas
4 personas
Encargarse de la música durante el desfile
3 personas
Leer los textos de anuncio
2 personas
Repartir dulces tradicionales
6 personas
Repartir regalos
5 personas
Acompañar a los niños en Sinterklaas
4 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir aperitivos aptos para dietas
2 personas
Registrar a los niños encontrados
2 personas
Recoger objetos perdidos
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Acompañar la despedida de los artistas
2 personas

Seguimiento

Cargar regalos y disfraces
4 personas
Apagar el sonido y la energía
2 personas
Retirar la decoración
4 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Desmontar las carpas
5 personas
Retirar las vallas de tráfico
5 personas
Recoger y separar la basura
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar la ruta por si hay basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar neveras portátiles y equipos
2 personas
Clasificar y contar el material
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los objetos perdidos
2 personas
Guardar la comida sin usar
2 personas
Recopilar material fotográfico y de vídeo
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 40
Mesas de maquillajecant. 2
Percheroscant. 2
Percheroscant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cajas de maderacant. 6

Equipo

Altavoz con bateríacant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Walkie-talkies recargablescant. 10
Baterías externascant. 4
Megáfonoscant. 2
Linternascant. 6
Linternas de manocant. 4
Cargadores de teléfonocant. 6

Material de tráfico

Vallas de tráficocant. 24
Conos de tráficocant. 30
Vallas de control de multitudescant. 12
Chalecos de reguladores de tráficocant. 10
Cinta de balizamientocant. 6
Flechas de rutacant. 20
Paneles informativoscant. 8
Señales de prohibido aparcarcant. 10

Decoración

Banderas de Sinterklaascant. 20
Globos de Pietencant. 100
Cinta para globoscant. 4
Guirnaldascant. 12
Manteles rojos, blancos y doradoscant. 10
Pósters de Sinterklaascant. 12
Chimeneas artificialescant. 2
Luces de guirnaldacant. 4
Ganchos adhesivoscant. 40
Bridascant. 200
Cinta americanacant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 150
Platos de papelcant. 200
Cubiertoscant. 200
Cucharillascant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Teterascant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Bandejas de comidacant. 12
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3
Portarrollos de papel de cocinacant. 3

Material de Sinterklaas

Moufles de Sinterklaascant. 2
Gorros de Sinterklaascant. 12
Cuellos de Pietencant. 12
Guantes de Pietencant. 12
Pelucas de Pietencant. 12
Disfraces de Pietencant. 12
Capa de Sinterklaas
Barba de Sinterklaas
Báculo de Sinterklaas
Bastón dorado
Bolsas de regalocant. 20
Cajas regalocant. 120
Libro de Sinterklaas

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas térmicascant. 10
Pulseras para niñoscant. 200
Chalecos reflectantescant. 20
Mantas de emergenciacant. 4
Calientamanoscant. 40

Oficina

Portapapelescant. 10
Bolígrafoscant. 30
Papel de impresióncant. 2
Cinta adhesivacant. 6
Portadocumentoscant. 10
Mapas de rutacant. 30
Credenciales de voluntarioscant. 40
Pegatinas con nombrecant. 100

Limpieza

Papeleracant. 12
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Gel desinfectante para manoscant. 6
Portarrollos de papel higiénicocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta y el lugar de llegada antes de publicar la convocatoria. Deja varias semanas para comprobar permisos, notificaciones, restricciones de tráfico y señales de prohibido aparcar.
Calcula los puestos de control según los cruces y puntos de acceso de la ruta, no solo según la longitud del recorrido. Reúne a los reguladores de tráfico con antelación y entrega mapas, chalecos, walkie-talkies y números de emergencia.
Publica horarios, ruta y punto de llegada cuando las inscripciones estén abiertas, y vuelve a enviarlos pocos días antes. Así las familias conocen el recorrido y el equipo recibe la misma información.
No dejes los regalos, caramelos, pulseras y acreditaciones para la mañana del desfile. Clasifícalos por grupo o momento de entrega y reserva cajas, mesas y espacio seco para mantenerlos ordenados.
Comprueba la previsión meteorológica varios días antes y prepara un plan alternativo si llueve. Carga altavoces, micrófonos, megáfonos, linternas y baterías externas la víspera, y revisa los trajes y accesorios antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un desfile de Sinterklaas?: Empieza al menos 8 a 12 semanas antes. Ese margen permite fijar la ruta, consultar permisos, reservar a Sinterklaas, los pieten y los músicos, reclutar voluntarios y publicar las inscripciones sin improvisar.
¿Cuándo hay que preparar el plan de tráfico del desfile?: Prepara un primer plan entre 6 y 8 semanas antes, justo después de fijar la ruta. Confirma los puntos de control y reúne a los reguladores de tráfico al menos 1 semana antes para explicar turnos, mapas y emergencias.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un desfile de Sinterklaas?: Cuenta como mínimo 2 personas por cruce o punto de acceso que deba vigilarse, además de un pequeño equipo para la llegada, los regalos y el catering. Añade un 10 % de reserva para cubrir bajas de última hora.
¿Qué se hace si llueve durante el desfile de Sinterklaas?: Define el plan alternativo al menos 1 semana antes y comunícalo junto con la ruta principal. Decide quién toma la decisión, dónde se trasladan las actividades y cómo se protegen el sonido, los regalos, los disfraces y el material eléctrico.

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