Silent Disco organisieren: So planst du den Abend
Bei einer Silent Disco entscheidet nicht nur die Musik über den Ablauf, sondern vor allem die Technik. Beginne mit Location, Genehmigungen und dem Verleih der Headsets, bevor du Einladungen verschickst. Danach legst du Besucherzahl, Musikkanäle, Raumaufteilung und Catering fest. Am Veranstaltungstag brauchst du Zeit für Abholung, Laden, Testen und die Ausgabe der Headsets – genau diese Schritte werden häufig zu spät eingeplant.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Musikrechte prüfen
- 4
Silentdisco-Ausrüstung reservieren
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Musikkanäle zusammenstellen
2 Personen
- 9
Playlist-Dateien herunterladen
- 10
Catering bestellen
- 11
Zusätzliche Stühle reservieren
- 12
Besucherliste abschließen
- 13
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 14
Freiwillige einteilen
- 15
Besucherinformationen versenden
- 16
Wettervorhersage prüfen
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Equipment abholen
2 Personen
- 19
Headsets aufladen
2 Personen
- 20
Playlist-Ausrüstung testen
2 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 23
Location öffnen
2 Personen
- 24
Saal kontrollieren
2 Personen
- 25
Tische aufstellen
3 Personen
- 26
Stühle aufstellen
3 Personen
- 27
Bar einrichten
2 Personen
- 28
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
- 29
Musiksender anschließen
2 Personen
- 30
Musikkanäle testen
2 Personen
- 31
Headsets sortieren
3 Personen
- 32
Headsets desinfizieren
3 Personen
- 33
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 34
Einlassbändchen bereitlegen
- 35
Sicherheitsroute freimachen
2 Personen
Event
- 36
Eröffnungsbriefing halten
8 Personen
- 37
Besucher empfangen
3 Personen
- 38
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 39
Headsets ausgeben
3 Personen
- 40
Headsets erklären
2 Personen
- 41
Musikprogramm starten
2 Personen
- 42
Tanzfläche betreuen
2 Personen
- 43
Musikkanäle bedienen
3 Personen
- 44
Getränke servieren
2 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Snacks servieren
2 Personen
- 47
Barbestand auffüllen
- 48
Mülleimer leeren
2 Personen
- 49
Toiletten kontrollieren
- 50
Headsets prüfen
2 Personen
- 51
Batterien wechseln
2 Personen
- 52
Fundgegenstände registrieren
- 53
Letzte Musikrunde ankündigen
- 54
Headsets einsammeln
4 Personen
- 55
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 56
Musikanlage ausschalten
2 Personen
- 57
Headsets sortieren
3 Personen
- 58
Headsets reinigen
3 Personen
- 59
Dekoration entfernen
2 Personen
- 60
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 61
Abfall sammeln
3 Personen
- 62
Bar und Küche reinigen
3 Personen
- 63
Saal reinigen
3 Personen
- 64
Toiletten reinigen
2 Personen
- 65
Geräte einpacken
3 Personen
- 66
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 67
Schlüssel und Location übergeben
- 68
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 6
- StühleAnz. 40
- BarhockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
- TischdeckenAnz. 6
Ausstattung
- Silentdisco-HeadsetsAnz. 120
- MusiksenderAnz. 3
- AudiomixerAnz. 3
- MusikplayerAnz. 3
- Ersatz-HeadsetsAnz. 10
- LadestationenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Gaffer TapeAnz. 4
- KabelbinderAnz. 100
Beleuchtung
- LED-LichtsetsAnz. 6
- LichterkettenAnz. 8
- BatterielaternenAnz. 6
Dekoration
- Wegweiser-SchilderAnz. 8
- KanalschilderAnz. 3
- ArmbänderAnz. 150
- TischdekorationAnz. 6
- Fotowand
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 180
- WeingläserAnz. 40
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierplattenAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 8
Reinigung
- MikrofasertücherAnz. 12
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- HandfegerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- DesinfektionssprayAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 4
- TretmülleimerAnz. 6
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- Rutschfeste MattenAnz. 6
Registrierung
- KlemmbretterAnz. 4
- StifteAnz. 20
- NamensaufkleberAnz. 120
- Kassenbox
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere die Silent-Disco-Ausrüstung erst, wenn die erwartete Gästezahl feststeht, und plane zusätzlich Ersatz-Headsets ein. Lade alle Geräte vollständig und teste jeden Musiksender mit mindestens einem Headset, bevor die ersten Gäste kommen.
- Kläre Musikrechte und mögliche Genehmigungen frühzeitig, idealerweise mehrere Wochen vor dem Termin. So musst du das Programm nicht kurzfristig ändern, wenn die Location oder die Nutzung der Musik besondere Vorgaben hat.
- Schließe die Besucherliste einige Tage vor der Veranstaltung ab. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und teile den Gästen rechtzeitig Anfahrt, Einlasszeit, Hinweise zur Bedienung der Kanäle und eine Kontaktmöglichkeit mit.
- Plane für Aufbau und Techniktest mindestens zwei Stunden vor dem Einlass. Prüfe Audiomixer, Musikplayer, Kabel, Ladestationen und die Reichweite der Sender; sichere lose Kabel mit Gaffer Tape und Kabelbindern.
- Kühle Getränke früh genug und rechne beim ersten Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person. Stelle Snacks, wiederverwendbare Becher und Wegweiser bereit, damit die Ausgabe der Headsets und der Zugang zu Bar und Toiletten nicht verstopfen.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine Silent Disco planen?
- Beginne mindestens vier bis sechs Wochen vorher mit Location, Genehmigungen, Musikrechten und der Reservierung der Headsets. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Einladungen, Catering und Helferplanung stehen.
- Wie viele Silent-Disco-Headsets brauche ich?
- Plane ein Headset pro angemeldeter Person und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Ersatzgeräte ein. Bei 80 Gästen wären das 84 bis 88 Headsets, sofern der Verleih diese Menge anbietet.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Silent Disco?
- Rechne mit mindestens zwei Stunden für Raumaufteilung, Tische, Licht, Sender, Kabel und Techniktest. Öffne die Location spätestens 30 Minuten vor dem Einlass, damit ein letzter Funktionstest möglich ist.
- Wie viele Getränke brauche ich für eine Silent Disco?
- Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen. Bei 50 Gästen sind das zunächst etwa 100 bis 150 Getränke; ergänze Wasser und plane Kühlung sowie Eisbehälter ein.
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