Organiser une silent disco : l’ordre qui fonctionne

Une silent disco se prépare comme une soirée technique autant que comme une fête. Commence par réserver le lieu et les casques, puis verrouille les autorisations, les droits musicaux et le nombre de participants. La musique, la recharge des casques et la circulation dans la salle demandent davantage d’anticipation qu’un événement classique. Ce plan t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au test du matériel et à l’accueil des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Vérifier les droits musicaux
4
Réserver le matériel de silent disco
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Composer les canaux musicaux
2 personnes
9
Télécharger les fichiers de la playlist
10
Commander le catering
11
Réserver des chaises supplémentaires
12
Clore la liste des visiteurs
13
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
14
Répartir les bénévoles
15
Envoyer les informations aux visiteurs
16
Vérifier les prévisions météo
17
Faire les courses
2 personnes
18
Récupérer l'équipement
2 personnes
19
Recharger les casques
2 personnes
20
Tester le matériel de la playlist
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Vérifier la salle
2 personnes
25
Installer les tables
3 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Aménager le bar
2 personnes
28
Monter l’installation lumière
2 personnes
29
Connecter les chaînes musicales
2 personnes
30
Tester les canaux musicaux
2 personnes
31
Trier les casques
3 personnes
32
Désinfecter les casques audio
3 personnes
33
Installer la table d'inscription
2 personnes
34
Préparer les bracelets d’entrée
35
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes

Événement

36
Tenir le briefing d’ouverture
8 personnes
37
Accueillir les visiteurs
3 personnes
38
Cocher les inscriptions
2 personnes
39
Distribuer les casques
3 personnes
40
Expliquer les casques audio
2 personnes
41
Lancer le programme musical
2 personnes
42
Encadrer la piste de danse
2 personnes
43
Gérer les canaux musicaux
3 personnes
44
Servir les boissons
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
2 personnes
47
Réapprovisionner le stock du bar
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Vérifier les toilettes
50
Vérifier les casques
2 personnes
51
Changer les piles
2 personnes
52
Enregistrer les objets trouvés
53
Annoncer le dernier tour de musique
54
Récupérer les casques
4 personnes
55
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

56
Éteindre le matériel audio
2 personnes
57
Trier les casques
3 personnes
58
Nettoyer les casques
3 personnes
59
Retirer la décoration
2 personnes
60
Remettre le mobilier en place
4 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
63
Nettoyer la salle
3 personnes
64
Nettoyer les toilettes
2 personnes
65
Emballer le matériel
3 personnes
66
Retourner le matériel
2 personnes
67
Remettre les clés et le lieu
68
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 6

Équipement

Casques de silent discoqté 120
Chaînes musicalesqté 3
Mixeurs audioqté 3
Lecteurs de musiqueqté 3
Casques de réserveqté 10
Stations de rechargeqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 4
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Jeux de lumières LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Panneaux directionnelsqté 8
Panneaux indicateurs de canalqté 3
Braceletsqté 150
Décoration de tableqté 6
Mur photo

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 40
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Louchesqté 8

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 12
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balais à mainqté 2
Balayette et pelleqté 2
Spray désinfectantqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Poubelles à pédaleqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secours
Tapis antidérapantsqté 6

Inscription

Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Étiquettes nominativesqté 120
Caisse

Catering

Courses

Conseils

Réserve les casques dès que la date et le lieu sont fixés. Prévois aussi des casques de réserve et vérifie le nombre de stations de recharge avant de confirmer les inscriptions.
Ne prépare pas les canaux musicaux au dernier moment : télécharge les fichiers des playlists et teste chaque lecteur, mixeur et casque au moins la veille.
Clôture la liste des visiteurs avant de commander le catering. Utilise le nombre final pour ajuster les portions, recueillir les besoins alimentaires et prévoir les boissons.
Fais un plan de salle avant l’installation : sépare la zone de danse, les tables, les chaises et les points de recharge. Ajoute des panneaux indiquant clairement les canaux musicaux.
Le jour même, ouvre le lieu assez tôt pour vérifier la salle, installer les tables, recharger les casques et tester le son. Refroidis les boissons et prépare les en-cas avant l’arrivée des premiers invités.

Questions fréquentes

Combien de casques faut-il pour une silent disco ?: Prévois un casque par participant confirmé, puis ajoute quelques casques de réserve. Pour 50 invités, prépare donc au minimum 50 casques et une petite marge pour les pannes ou les oublis.
Quand réserver le matériel d’une silent disco ?: Réserve les casques, les chaînes musicales et les stations de recharge dès que le lieu et la date sont confirmés. Pour une soirée de 50 personnes ou plus, vise au moins 4 à 6 semaines d’avance.
Combien de temps faut-il pour installer une silent disco ?: Bloque au moins 2 heures avant l’ouverture pour installer les tables, les lumières, les câbles et les panneaux. Ajoute du temps si tu dois récupérer le matériel ou recharger les casques sur place.
Que faut-il vérifier avant une silent disco ?: La veille, vérifie les autorisations, les droits musicaux, les playlists téléchargées et chaque canal audio. Le jour même, teste plusieurs casques, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des invités.

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