Cómo organizar una silent disco sin que falle el sonido
Una silent disco se organiza en dos líneas: la experiencia musical y la logística de la sala. Empieza reservando el lugar, comprobando permisos y derechos de música, y asegurando los auriculares con suficiente antelación. Después cierra la lista de asistentes, crea los canales y prueba todo antes de que llegue el público. La mayoría de los problemas aparecen por auriculares sin cargar, playlists que no están descargadas o una distribución que dificulta moverse y encontrar los canales.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Comprobar permisos
- 3
Comprobar los derechos de música
- 4
Reservar equipo de silent disco
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Crear canales de música
2 personas
- 9
Descargar los archivos de la playlist
- 10
Pedir el catering
- 11
Reservar sillas extra
- 12
Cerrar la lista de visitantes
- 13
Desarrollar la distribución de la sala
2 personas
- 14
Asignar voluntarios
- 15
Enviar información a los visitantes
- 16
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Recoger el equipo
2 personas
- 19
Cargar los auriculares
2 personas
- 20
Probar el equipo de la playlist
2 personas
- 21
Enfriar bebidas
2 personas
- 22
Preparar aperitivos
3 personas
- 23
Abrir la ubicación
2 personas
- 24
Comprobar la sala
2 personas
- 25
Montar mesas
3 personas
- 26
Colocar las sillas
3 personas
- 27
Montar la barra
2 personas
- 28
Montar la instalación de iluminación
2 personas
- 29
Conectar los canales de música
2 personas
- 30
Probar los canales de música
2 personas
- 31
Clasificar auriculares
3 personas
- 32
Desinfectar los auriculares
3 personas
- 33
Montar la mesa de registro
2 personas
- 34
Preparar las pulseras de acceso
- 35
Despejar la ruta de seguridad
2 personas
Evento
- 36
Realizar la sesión informativa de apertura
8 personas
- 37
Recibir a los visitantes
3 personas
- 38
Marcar las inscripciones
2 personas
- 39
Entregar los auriculares
3 personas
- 40
Distribuir los auriculares
2 personas
- 41
Iniciar el programa musical
2 personas
- 42
Coordinar la pista de baile
2 personas
- 43
Controlar los canales de música
3 personas
- 44
Servir las bebidas
2 personas
- 45
Rellenar las bebidas
2 personas
- 46
Servir aperitivos
2 personas
- 47
Reponer las existencias del bar
- 48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 49
Comprobar los baños
- 50
Comprobar los auriculares
2 personas
- 51
Cambiar las baterías
2 personas
- 52
Registrar objetos perdidos
- 53
Anunciar la última ronda de música
- 54
Recoger los auriculares
4 personas
- 55
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
- 56
Apagar el equipo de música
2 personas
- 57
Clasificar auriculares
3 personas
- 58
Limpiar los auriculares
3 personas
- 59
Retirar la decoración
2 personas
- 60
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 61
Recoger la basura
3 personas
- 62
Limpiar el bar y la cocina
3 personas
- 63
Limpiar la sala
3 personas
- 64
Limpiar los baños
2 personas
- 65
Empacar el equipo
3 personas
- 66
Devolver el equipo
2 personas
- 67
Entregar las llaves y el local
- 68
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 6
- Sillascant. 40
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Mantelescant. 6
Equipo
- Auriculares para silent discocant. 120
- Canales de músicacant. 3
- Mezcladores de audiocant. 3
- Músicoscant. 3
- Auriculares de repuestocant. 10
- Estaciones de cargacant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Cinta gaffercant. 4
- Bridascant. 100
Iluminación
- Sets de luces LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Linternas a pilascant. 6
Decoración
- Señales de orientacióncant. 8
- Carteles del canalcant. 3
- Pulserascant. 150
- Decoración de mesacant. 6
- Photowall
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Copas de vinocant. 40
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas para servircant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
- Termoscant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cucharonescant. 8
Limpieza
- Paños de microfibracant. 12
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobas de manocant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Spray desinfectantecant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Cubos de pedalcant. 6
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilios
- Alfombrillas antideslizantescant. 6
Registro
- Portapapelescant. 4
- Bolígrafoscant. 20
- Pegatinas con nombrecant. 120
- Caja registradora
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva los auriculares y las estaciones de carga antes de enviar las invitaciones. Calcula al menos un auricular por persona y añade unidades de repuesto para cubrir averías o pérdidas.
- Cierra la lista de asistentes con tiempo suficiente para ajustar catering, sillas y auriculares. Recoge también las preferencias dietéticas antes de pedir la comida, no el mismo día.
- Prepara los canales y descarga los archivos de las playlists con antelación. Prueba cada canal con el equipo completo y comprueba que el cambio de música funciona desde varios puntos de la sala.
- Carga todos los auriculares antes de abrir el lugar y deja cables, regletas y alargadores fijados con cinta gaffer. Así reduces tropiezos y evitas descubrir conexiones insuficientes durante la sesión.
- Diseña la distribución antes del montaje: separa la zona de baile de mesas, bebidas y percheros, y coloca carteles visibles para cada canal. Envía a los invitados la información práctica antes del evento para que sepan cómo recoger y usar los auriculares.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántos auriculares necesito para una silent disco?
- Calcula un auricular por asistente confirmado y añade varias unidades de repuesto. Como margen práctico, prepara entre un 5 % y un 10 % extra; para 40 personas serían 42-44 auriculares.
- ¿Cuánto antes hay que reservar el equipo de silent disco?
- Resérvalo al menos 3-4 semanas antes, especialmente si necesitas varios canales, mezcladores o músicos. Confirma también la entrega o recogida, las estaciones de carga y los auriculares de repuesto.
- ¿Cuándo hay que probar la playlist y los canales?
- Haz una prueba completa el día anterior y una comprobación final al abrir la sala, aproximadamente 2 horas antes de la llegada de los invitados. Descarga las playlists para no depender de la conexión a internet.
- ¿Qué permisos necesito para organizar una silent disco?
- Comprueba los permisos del lugar y los derechos de música antes de anunciar el evento, idealmente entre 3 y 4 semanas antes. Los requisitos dependen del espacio, del número de asistentes y de si la actividad es privada o pública.
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