Einen Schulhof-Flohmarkt Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Schulhof-Flohmarkt entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Aufbautag. Kläre zuerst Termin, Schulhof, Genehmigungen und Haftung, bevor du Verkäufer einlädst. Danach folgen Standanmeldungen, Lageplan, Tische, Zelte und Helfer. In der letzten Woche prüfst du Wetter, Wechselgeld, Ausdrucke und die Versorgung vor Ort. So bleiben am Veranstaltungstag nur Aufbau, Einweisung, Verkauf und Kontrolle des Schulhofs.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
2
Schulhof reservieren
3
Erforderliche Genehmigungen prüfen
4
Versicherung und Haftung prüfen
5
Tische und Zelte reservieren
6
Lageplan des Platzes erstellen
2 Personen
7
Verkäuferbedingungen ausarbeiten
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Werbung aufhängen
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Verkäufer einteilen
2 Personen
12
Bestätigungen an Anbieter senden
13
Allergien und Ernährungswünsche erfassen
14
Freiwillige einteilen
2 Personen
15
Zahlungsweise für den Stand festlegen
16
Wettervorhersage prüfen
17
Schlechtwetterplan bestätigen
2 Personen
18
Letzte Erinnerung versenden
19
Verkäuferliste drucken
20
Preislisten und Lageplan ausdrucken
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Bargeldwechselgeld abholen
23
Verkaufsmaterialien sortieren
2 Personen
24
Getränke und Snacks bereitstellen
2 Personen
25
Schulhof kontrollieren
2 Personen
26
Zelte aufbauen
4 Personen
27
Tische aufstellen
4 Personen
28
Stühle aufstellen
2 Personen
29
Strom und Beleuchtung anschließen
2 Personen
30
Standnummerierung aufhängen
2 Personen
31
Infotafel aufstellen

Event

32
Verkäufer empfangen
3 Personen
33
Verkäufer zu den Ständen lotsen
2 Personen
34
Stände einrichten
6 Personen
35
Eingang und Information besetzen
2 Personen
36
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
37
Snacks servieren
2 Personen
38
Getränke nachfüllen
2 Personen
39
Mülleimer leeren
2 Personen
40
Toiletten kontrollieren
41
Verkäufer auf die Endzeit ansprechen
42
Verkäufer beim Abbau unterstützen
4 Personen
43
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

44
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
45
Zelte abbauen
4 Personen
46
Abfall sammeln
3 Personen
47
Schulhof fegen
2 Personen
48
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
49
Materialien trocken lagern
2 Personen
50
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
51
Übrig gebliebene Waren wegräumen
2 Personen
52
Fundgegenstände registrieren
53
Location schlüsselfertig übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 24
StühleAnz. 30
TischdeckenAnz. 24
Tücher für BodenkramenAnz. 12

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Handmegafon
KassenAnz. 2
TaschenrechnerAnz. 2
WechselgeldkassenAnz. 2
FunkgeräteAnz. 4
KlemmbretterAnz. 4
TackerAnz. 2
ScherenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
LichterkettenAnz. 4
BatterienAnz. 24

Dekoration

StandnummernschilderAnz. 24
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8
WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 50
Ballonpumpe

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 6

Küche

ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
SchälchenAnz. 8
KühlelementeAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 3

Catering

Einkäufe

Reinigung

BesenAnz. 3
BlechdosenAnz. 2
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
AbfallgreiferAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Tipps

Reserviere den Schulhof und prüfe erforderliche Genehmigungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Kläre dabei auch Versicherung und Haftung, bevor du die Einladungen verschickst.
Lege bei der Anmeldung eine feste Frist fest, zum Beispiel 3 Wochen vor dem Flohmarkt. Erfasse Standgröße, Zahlungsweise und besondere Wünsche und sende jedem Anbieter anschließend eine Bestätigung.
Erstelle den Lageplan spätestens 10 Tage vorher und nummeriere die Stände. Drucke Verkäuferliste, Preislisten und Wegweiser zusätzlich aus, damit du bei Ausfällen oder schlechtem Empfang nicht suchen musst.
Teile die Freiwilligen in feste Schichten ein: mindestens für Aufbau, Verkäufer-Einweisung, Getränkeausgabe und Abbau. Plane außerdem eine Person für Durchsagen mit dem Handmegafon und eine für die Schulhofkontrolle ein.
Prüfe die Wettervorhersage 3 bis 5 Tage vorher und bestätige den Schlechtwetterplan spätestens am Vortag. Kontrolliere dann Partyzelte, LED-Lampen, Verlängerungskabel, Kühlboxen sowie Wechselgeld und stelle Getränke und Snacks bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Schulhof-Flohmarkt anmelden?: Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung des Schulhofs und der Prüfung von Genehmigungen. Die Verkäuferanmeldung sollte etwa 3 Wochen vor dem Termin schließen, damit Lageplan und Einteilung noch rechtzeitig fertig werden.
Wie viele Helfer braucht man für einen Schulhof-Flohmarkt?: Plane mindestens 1 Helfer für je 10 bis 15 Verkaufsstände ein, zusätzlich eine verantwortliche Person für Aufbau und Abbau. Bei 30 Ständen sind damit etwa 3 bis 5 Helfer während des laufenden Flohmarkts sinnvoll.
Wann sollte man den Lageplan für den Flohmarkt erstellen?: Erstelle den Lageplan spätestens 10 Tage vor dem Termin, sobald die Verkäuferliste weitgehend feststeht. Drucke ihn zusammen mit den Standnummern und Wegweisern spätestens am Vortag aus.
Was braucht man bei schlechtem Wetter für einen Schulhof-Flohmarkt?: Lege 3 bis 5 Tage vorher fest, ob Partyzelte ausreichen, der Termin verschoben wird oder der Flohmarkt ausfällt. Bestätige die Entscheidung am Vortag und informiere alle Anbieter mit einer letzten Erinnerung.

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