Einen Schulflohmarkt Schritt für Schritt organisieren
Ein Schulflohmarkt funktioniert, wenn Anmeldung, Standvergabe und Aufsicht früh feststehen. Kläre zuerst Datum, Schulhof und Genehmigung, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Marktregeln, Verkaufsplätze, Helferplan und die Organisation von Tischen, Zelten, Kasse und Verpflegung. Besonders oft werden Wechselgeld, Stromanschlüsse und ein Plan für Regen zu spät bedacht.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Genehmigung für den Schulhof einholen
2 Personen
- 3
Marktregeln festlegen
2 Personen
- 4
Verkaufsstände einteilen
2 Personen
- 5
Anmeldeformular erstellen
- 6
Einladungen erstellen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Werbeplakat gestalten
- 9
Werbeplakate aufhängen
2 Personen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Verkaufsplätze zuweisen
2 Personen
- 14
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
- 15
Freiwillige anmelden
2 Personen
- 16
Aufsichtsplan erstellen
2 Personen
- 17
Kassen- und Wechselgeldplan erstellen
2 Personen
- 18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 19
Tische und Stühle reservieren
- 20
Partyzelte reservieren
- 21
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
- 22
Wettervorhersage prüfen
- 23
Teilnehmerzahlen bestätigen
2 Personen
- 24
Einkaufen gehen
3 Personen
- 25
Bargeld abholen
2 Personen
- 26
Verzehr kontrollieren
2 Personen
- 27
Preisschilder sortieren
2 Personen
- 28
Kassenbons vorbereiten
- 29
Gelände reinigen
3 Personen
- 30
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 31
Tische aufstellen
4 Personen
- 32
Stühle aufstellen
3 Personen
- 33
Verkaufsstände nummerieren
2 Personen
- 34
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 35
Kasse einrichten
2 Personen
- 36
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 37
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 38
Speisen bereitstellen
3 Personen
- 39
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 40
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Event
- 41
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 42
Verkaufstische kontrollieren
3 Personen
- 43
Eröffnung ankündigen
- 44
Besucher begrüßen
3 Personen
- 45
Infostand besetzen
2 Personen
- 46
Kasse bedienen
2 Personen
- 47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 48
Essen ausgeben
3 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Mülleimer leeren
2 Personen
- 51
Geländerunden gehen
2 Personen
- 52
Kassengeld zwischendurch sichern
2 Personen
- 53
Verkaufsstände aufräumen
4 Personen
- 54
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 55
Kasse abschließen
2 Personen
- 56
Geld und Unterlagen verstauen
2 Personen
- 57
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
- 58
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 59
Abfall sammeln
4 Personen
- 60
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 61
Gelände reinigen
4 Personen
- 62
Materialien prüfen
2 Personen
- 63
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 64
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
- 65
Verlorene Gegenstände erfassen
- 66
Teilnehmende über den Erlös informieren
2 Personen
- 67
Einnahmen überweisen
2 Personen
- 68
Rechnungen und Belege archivieren
- 69
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 40
- KlappischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 6
- KistenAnz. 30
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- KassentischeAnz. 2
- Anmeldetisch
- AbsperrgitterAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- BatterienAnz. 24
- TaschenrechnerAnz. 2
- Kartenterminal
- FunkgeräteAnz. 4
Geschirr
- TassenAnz. 50
- GläserAnz. 50
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- SchälchenAnz. 12
- SchüsselnAnz. 8
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 6
- KüchentücherAnz. 12
Dekoration
- PreisschilderAnz. 300
- VerkaufsplatznummernAnz. 40
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 12
- PosterAnz. 20
- WegweiserAnz. 12
- StifteAnz. 20
- KlebebandAnz. 10
- TischdeckenAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
- AußenlampenAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 6
- ErsatzbatterienAnz. 24
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- BesensetsAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- PutzlappenAnz. 30
- HandseifenspenderAnz. 4
- DesinfektionsgelAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Marktregeln zusammen mit dem Anmeldeformular fest. Entscheide dabei vorab, welche Waren erlaubt sind und bis wann Anmeldungen eingehen müssen.
- Plane die Verkaufsplätze erst nach Ablauf der Anmeldung endgültig ein. Verschicke die Standnummern und Teilnehmerinformationen spätestens eine Woche vor dem Flohmarkt.
- Teile Aufsicht und Aufbau in feste Schichten ein. Für jede Schicht sollten Namen, Aufgaben und eine erreichbare Kontaktperson feststehen, damit am Veranstaltungstag niemand gesucht werden muss.
- Bereite die Kasse getrennt vom Einkauf vor. Hole das Bargeld rechtzeitig ab, lege den Wechselgeldplan fest und halte Taschenrechner sowie Kartenterminal am Kassentisch bereit.
- Prüfe zwei bis drei Tage vorher Wetter, Strom und Mobiliar. Bei angekündigtem Regen müssen Partyzelte, Verlängerungskabel und ein trockener Platz für Waren und Verpflegung bereits zugeteilt sein.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Schulflohmarkt anmelden?
- Kläre Datum, Schulhof und erforderliche Genehmigung mindestens sechs bis acht Wochen vorher. So bleibt genug Zeit für Anmeldeformular, Werbung und die Einteilung der Verkaufsplätze.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Schulflohmarkt?
- Plane zusätzlich zur Aufbau- und Abbauhilfe mindestens eine Aufsichtsperson pro Bereich und eine Person für Anmeldung und Kasse ein. Bei mehreren Verkaufszonen sind feste Schichten von zwei bis drei Stunden übersichtlicher als ein ganztägiger Einsatz.
- Wann sollte man die Verkaufsplätze beim Schulflohmarkt verteilen?
- Verteile die Plätze nach Ende der Anmeldefrist und verschicke die Zuordnung spätestens sieben Tage vor dem Termin. Reserviere dabei Wege, Kassentisch, Anmeldetisch und Stromzugänge, bevor Stände nummeriert werden.
- Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Schulflohmarkt?
- Lege das Wechselgeld nach erwarteter Besucherzahl und den üblichen kleinen Verkaufspreisen fest; für einen kleineren Schulhof-Flohmarkt sind mehrere Rollen Münzen und viele 5- und 10-Euro-Scheine praktikabel. Teile die Kasse in Startbestand, Einnahmen und Reserve auf und dokumentiere jede Übergabe.
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