Cómo organizar un mercadillo escolar sin improvisar

Un mercadillo escolar funciona mejor cuando se organiza como una pequeña feria: primero se fija el espacio y las normas, después se abren las inscripciones y al final se montan los puestos y la caja. La mayor parte de los problemas aparece al no confirmar a tiempo quién participa, qué necesita cada puesto o quién supervisa cada zona. Este plan te ayuda a coordinar vendedores, voluntarios, mesas, carpas, pagos y bebidas sin dejar decisiones para el mismo día.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Gestionar permiso para el patio de la escuela
2 personas
3
Establecer las normas del mercado
2 personas
4
Organizar los puestos de venta
2 personas
5
Crear el formulario de inscripción
6
Redactar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Diseñar el cartel promocional
9
Colgar los carteles promocionales
2 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Confirmar participantes
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Asignar puestos de venta
2 personas
14
Enviar información a los participantes
2 personas
15
Inscribir voluntarios
2 personas
16
Hacer el horario de supervisión
2 personas
17
Elaborar el plan de caja y cambio
2 personas
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Reservar mesas y sillas
20
Reservar carpas de fiesta
21
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
22
Comprobar el pronóstico del tiempo
23
Confirmar el número de participantes
2 personas
24
Hacer la compra
3 personas
25
Recoger efectivo
2 personas
26
Comprobar consumiciones
2 personas
27
Ordenar las etiquetas de precio
2 personas
28
Preparar los recibos
29
Limpiar el recinto
3 personas
30
Montar las carpas
4 personas
31
Montar mesas
4 personas
32
Colocar sillas
3 personas
33
Numerar los puestos de venta
2 personas
34
Montar la mesa de inscripción
2 personas
35
Preparar la caja
2 personas
36
Montar el punto de café
2 personas
37
Enfriar las bebidas
2 personas
38
Preparar los alimentos
3 personas
39
Colocar la señalización
2 personas
40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas

Evento

41
Recepción de participantes
4 personas
42
Revisar las mesas de venta
3 personas
43
Anunciar la apertura
44
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
45
Atender el punto de información
2 personas
46
Atender la caja
2 personas
47
Servir café y té
2 personas
48
Servir la comida
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
51
Hacer rondas por el recinto
2 personas
52
Asegurar temporalmente el dinero de caja
2 personas
53
Recoger los puestos de venta
4 personas
54
Despedir a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

55
Cerrar la caja
2 personas
56
Guardar el dinero y la administración
2 personas
57
Recoger mesas y sillas
4 personas
58
Desmontar las carpas
4 personas
59
Recoger la basura
4 personas
60
Lavar la vajilla
3 personas
61
Limpiar el recinto
4 personas
62
Comprobar los materiales
2 personas
63
Devolver los objetos prestados
2 personas
64
Guardar las compras sobrantes
2 personas
65
Registrar objetos perdidos
66
Informar a los participantes sobre los ingresos
2 personas
67
Transferir los ingresos
2 personas
68
Archivar facturas y recibos
69
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 24
Sillascant. 40
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 6
Cajonescant. 30
Cajas de almacenajecant. 12
Mesas de cajacant. 2
Mesa de registro
Vallas de separacióncant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Bateríascant. 24
Calculadorascant. 2
Terminal de pago
Walkie-talkiescant. 4

Vajilla

Tazascant. 50
Vasoscant. 50
Platoscant. 50
Cubiertoscant. 50
Cuencoscant. 12
Bandejascant. 8

Cocina

Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cucharonescant. 6
Bandejas de serviciocant. 6
Paños de cocinacant. 12

Decoración

Etiquetas de preciocant. 300
Números de puesto de ventacant. 40
Globoscant. 100
Guirnaldascant. 12
Cartelescant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Rotuladorescant. 20
Cinta adhesivacant. 10
Mantelescant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de exteriorcant. 4
Linternascant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Gel desinfectantecant. 6

Catering

Compras

Consejos

Empieza por confirmar la fecha, el patio y el permiso de uso. Hazlo antes de enviar invitaciones y deja cerradas también las normas sobre tipos de productos, horarios y reparto de puestos.
Abre las inscripciones con un formulario que pida nombre, tipo de venta, necesidades eléctricas y preferencias dietéticas. Cierra el plazo al menos 7 días antes para poder asignar puestos y enviar instrucciones completas.
Asigna cada puesto antes del montaje y prepara un plano sencillo. Reserva mesas, sillas y carpas según el número confirmado de participantes, dejando pasillos y una mesa de registro claramente visibles.
Crea turnos de supervisión de 60 a 90 minutos y confirma los voluntarios varios días antes. Incluye responsables para la entrada, la caja, las bebidas y la coordinación de los puestos.
Prepara la caja con cambio, calculadoras y un terminal de pago si se utiliza. Comprueba la electricidad y el pronóstico del tiempo el día anterior; los alargadores, regletas, baterías y carpas suelen olvidarse hasta el último momento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo escolar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva el patio y el mobiliario al principio, abre las inscripciones después y cierra el número de participantes al menos 7 días antes del mercadillo.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones del mercadillo escolar?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes. Así tendrás tiempo para confirmar participantes, asignar los puestos, recoger preferencias dietéticas y enviar la información práctica.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercadillo escolar?: Calcula como mínimo 1 persona para el registro, 1 para la caja y 1 responsable por cada zona concurrida. Organiza turnos de 60 a 90 minutos para que nadie tenga que cubrir toda la jornada.
¿Qué hay que preparar para la caja del mercadillo escolar?: Prepara la caja y el cambio como mínimo 2 días antes, y vuelve a comprobarlos el mismo día. Ten calculadoras, efectivo, un terminal de pago si corresponde y una persona responsable de registrar los cobros.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.