Schulfahrradtour organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Schulfahrradtour braucht mehr Vorbereitung als eine normale Klassenaktivität: Route, Aufsicht, Einverständniserklärungen und Notfallkontakte müssen vor dem Start geklärt sein. Plane eine sichere Hauptroute und eine Alternative, teile die Teilnehmenden in überschaubare Gruppen ein und ordne jeder Gruppe Betreuer zu. Kurz vor der Tour prüfst du Wetter, Fahrräder und Kommunikationswege. Am Veranstaltungstag helfen nummerierte Fahrräder, Warnwesten, Funkgeräte und ein klarer Anmeldeschalter dabei, dass niemand verloren geht.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Routenvorschlag erstellen
2 Personen
Route auf Sicherheit prüfen
2 Personen
Alternative Route festlegen
2 Personen
Start- und Zielort reservieren
Genehmigungen prüfen
Versicherungsschutz prüfen
Einverständniserklärung ausstellen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Notfallkontakte sammeln
2 Personen
Teilnehmerlisten erstellen
2 Personen
Gruppen einteilen
2 Personen
Betreuer den Gruppen zuordnen
2 Personen
Verkehrsregeln kommunizieren
Abfahrtszeiten kommunizieren
Wettervorhersage prüfen
Wetterbericht an die Teilnehmer senden
Einkaufen gehen
2 Personen
Fahrradmechaniker vereinbaren
Fahrräder technisch prüfen
4 Personen
Fahrradnummern vorbereiten
2 Personen
Armbänder sortieren
Routenpläne drucken
2 Personen
Notrufnummern ausdrucken
Schilder und Pfeile vorbereiten
2 Personen
Catering gekühlt lagern
2 Personen
Ausrüstung und Materialien bereitstellen
3 Personen
Event
Startgelände absperren
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
Fahrradabstellplatz markieren
2 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Kontrollpunkte einrichten
4 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Essens- und Getränkepunkte einrichten
3 Personen
Erste-Hilfe-Material prüfen
2 Personen
Betreuer einweisen
3 Personen
Teilnehmer anmelden
5 Personen
Fahrradnummern verteilen
3 Personen
Helme kontrollieren
3 Personen
Fahrradbeleuchtung prüfen
3 Personen
Startanweisungen geben
3 Personen
Gruppen verabschieden
6 Personen
Verkehrsposten besetzen
8 Personen
Routegruppen begleiten
10 Personen
Wasserstellen versorgen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Pannen erfassen
2 Personen
Fahrradreparaturen durchführen
2 Personen
Erste Hilfe leisten
2 Personen
Verbliebene betreuen
2 Personen
Zieleinläufer-Gruppen registrieren
4 Personen
Medaille oder Andenken ausgeben
3 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Teilnehmer nach Hause begleiten
6 Personen
Wegweiser abholen
4 Personen
Materialien ins Lager bringen
4 Personen
Nachbereitung
Tische und Zelte abbauen
4 Personen
Fahrradabstellplatz aufräumen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- TischeAnz. 8
- BiertischeAnz. 6
- StühleAnz. 40
- AnmeldeschalterAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
Sportmaterial
- FahrradnummernAnz. 130
- ArmbänderAnz. 130
- RoutenpläneAnz. 130
- VerkehrshütchenAnz. 30
- WegweiserAnz. 40
- AbsperrbandAnz. 6
- WarnwestenAnz. 25
- FahrradpumpenAnz. 6
- FahrradreparatursetsAnz. 4
- ErsatzschläucheAnz. 20
- FahrradpflasterAnz. 10
- FahrradschlösserAnz. 10
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
- RettungsdeckenAnz. 10
- ThermometerAnz. 2
- MedaillenbänderAnz. 130
Ausstattung
- FunkgeräteAnz. 12
- MobiltelefoneAnz. 6
- PowerbanksAnz. 8
- Beschallungsanlage
- MikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
Küche
- WasserkannenAnz. 10
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 8
Geschirr
- TellerAnz. 150
- TassenAnz. 100
- TrinkgläserAnz. 150
- GabelnAnz. 150
- MesserAnz. 150
- LöffelAnz. 100
- ServierzangenAnz. 8
Beleuchtung
- BaustrahlerAnz. 4
- LichterkettenAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 12
Reinigung
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 20
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Route mindestens 3 bis 4 Wochen vorher fest und prüfe sie vollständig auf gefährliche Kreuzungen, Baustellen und enge Stellen. Halte eine alternative Strecke bereit, falls Wetter oder Verkehr die Hauptstrecke unpassierbar machen.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Einverständniserklärung, Notfallkontakte und Ernährungswünsche abgefragt werden können. Setze eine Anmeldefrist von etwa 7 Tagen vor der Tour, damit Gruppen und Verpflegung rechtzeitig geplant werden.
- Teile die Teilnehmenden in feste Gruppen ein und ordne jeder Gruppe mindestens eine verantwortliche Betreuungsperson zu. Gib Abfahrtszeiten, Verkehrsregeln und die Gruppenzuordnung spätestens 2 Tage vorher schriftlich weiter.
- Plane die Fahrradkontrolle nicht erst am Morgen der Tour: Prüfe Bremsen, Licht, Reifen und Ketten mindestens 1 bis 2 Tage vorher. Lege zusätzlich Luftpumpen, Reparatursets und Ersatzschläuche an einem bekannten Sammelpunkt bereit.
- Schicke am Vortag den aktuellen Wetterbericht und die wichtigsten Hinweise an alle Teilnehmenden. Am Start sollten Fahrradnummern, Armbänder, Routenpläne, Warnwesten und Notfallausrüstung bereits sortiert am Anmeldeschalter liegen.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher muss ich eine Schulfahrradtour planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Route, Genehmigungen, Versicherungsschutz und Anmeldung. Die Teilnehmerlisten, Gruppen und Betreuer sollten spätestens 2 Tage vor der Tour feststehen.
- Wie viele Betreuer braucht eine Schulfahrradtour?
- Das hängt von Alter, Gruppengröße und Route ab; plane aber für jede feste Gruppe mindestens eine verantwortliche Betreuungsperson ein. Bei starkem Verkehr, längeren Strecken oder jüngeren Kindern brauchst du zusätzliche Begleitung an kritischen Punkten.
- Wann sollte die Fahrradkontrolle stattfinden?
- Prüfe die Fahrräder 1 bis 2 Tage vor der Abfahrt, damit Reparaturen noch möglich sind. Am Veranstaltungstag genügt eine kurze Sichtkontrolle von Reifen, Bremsen und Licht.
- Was muss am Tag der Schulfahrradtour am Start bereitliegen?
- Richte mindestens 60 Minuten vor der ersten Abfahrt den Anmeldeschalter ein. Dort sollten Teilnehmerlisten, Fahrradnummern, Armbänder, Routenpläne, Warnwesten, Erste-Hilfe-Koffer, Funkgeräte und Reparaturmaterial griffbereit sein.
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