Checklist pour organiser une randonnée cycliste scolaire

Une randonnée cycliste scolaire se prépare par étapes : d’abord le parcours et les autorisations, puis les inscriptions, les groupes et la sécurité. Prévoyez un itinéraire de secours, vérifiez l’assurance et recueillez les contacts d’urgence avant le départ. Les vélos doivent être contrôlés à temps, pas la veille au soir. Cette checklist rassemble les 71 tâches et 53 éléments à prévoir, du formulaire d’inscription aux talkies-walkies et aux chambres à air de rechange.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Élaborer une proposition d’itinéraire
2 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Vérifier les autorisations
Vérifier la couverture d'assurance
Rédiger la lettre d’autorisation
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
2 personnes
Créer les listes de participants
2 personnes
Faire la répartition des groupes
2 personnes
Affecter les accompagnateurs aux groupes
2 personnes
Communiquer les règles de circulation
Communiquer les heures de départ
Vérifier les prévisions météo
Envoyer la météo aux participants
Faire les courses
2 personnes
Prendre rendez-vous avec le réparateur de vélos
Contrôler l'état technique des vélos
4 personnes
Préparer les numéros de vélo
2 personnes
Trier les bracelets
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Imprimer les numéros d’urgence
Préparer les panneaux et les flèches
2 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes
Préparer le matériel et les fournitures
3 personnes

Événement

Balisage de la zone de départ
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Délimiter le parking à vélos
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Installer les postes de contrôle
4 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager les points de restauration et de boissons
3 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
Informer les accompagnateurs
3 personnes
Inscrire les participants
5 personnes
Distribuer les numéros de vélo
3 personnes
Vérifier les casques
3 personnes
Vérifier l’éclairage des vélos
3 personnes
Donner les consignes de départ
3 personnes
Faire partir les groupes
6 personnes
Occuper les points de circulation
8 personnes
Encadrer les groupes de parcours
10 personnes
Approvisionner les points d’eau
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Enregistrer les incidents
2 personnes
Effectuer les réparations de vélos
2 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Prendre en charge les retardataires
2 personnes
Enregistrer les groupes terminant
4 personnes
Distribuer la médaille ou le souvenir
3 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Accompagner les participants à la sortie
6 personnes
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
Apporter le matériel au stockage
4 personnes

Suivi

Démonter les tables et les tentes
4 personnes
Ranger le parking à vélos
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Traiter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 40
Comptoirs d'inscriptionqté 2
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Dossards de véloqté 130
Braceletsqté 130
Cartes d'itinéraireqté 130
Plots de circulationqté 30
Flèches de directionqté 40
Ruban de balisageqté 6
Gilets réfléchissantsqté 25
Pompes à véloqté 6
Kits de réparation véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Pansements pour véloqté 10
Antivols de véloqté 10
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 10
Thermomètreqté 2
Rubans de médailleqté 130

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Téléphones portablesqté 6
Batteries externesqté 8
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6

Cuisine

Carafes d’eauqté 10
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Vaisselle

Assiettesqté 150
Tassesqté 100
Verres à boireqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 100
Pinces de serviceqté 8

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 12

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Validez le parcours principal et l’itinéraire alternatif plusieurs semaines avant la sortie. Vérifiez les zones dangereuses, les traversées et les points où des plots, flèches ou rubans de balisage seront nécessaires.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la randonnée. Vous aurez ainsi le temps de créer les listes, répartir les groupes, affecter les accompagnateurs et recueillir les contacts d’urgence.
Planifiez le contrôle technique des vélos 3 à 7 jours avant le départ. Prenez rendez-vous avec un réparateur si nécessaire et préparez des pompes, des kits de réparation et des chambres à air de rechange.
Communiquez les règles de circulation et les heures de départ avant le jour J, puis envoyez les prévisions météo dès qu’elles sont disponibles. Prévoyez aussi des gilets réfléchissants pour les encadrants et les groupes qui circulent sur route.
Préparez l’accueil avec les dossards, bracelets, cartes d’itinéraire et listes de participants triés par groupe. Installez les tables d’inscription, les glacières, les trousses de premiers secours et les moyens de communication avant l’arrivée des élèves.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une randonnée cycliste scolaire ?: Ouvrez les inscriptions environ 3 semaines avant la sortie et fixez la clôture au moins 10 jours avant. Ce délai permet de traiter les réponses, recueillir les besoins alimentaires et établir les groupes.
Combien de temps avant faut-il vérifier le parcours cycliste ?: Faites une première vérification 3 à 4 semaines avant la randonnée, puis un dernier passage dans les 7 jours précédant le départ. Contrôlez aussi l’itinéraire alternatif et les autorisations nécessaires.
Quand contrôler les vélos des élèves ?: Organisez le contrôle technique 3 à 7 jours avant l’événement, afin de pouvoir faire réparer un vélo à temps. Le jour du départ, gardez des pompes, des kits de réparation et des chambres à air de rechange disponibles.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’une randonnée cycliste scolaire ?: Prévoyez au minimum un parcours vérifié, un itinéraire de secours, des accompagnateurs affectés aux groupes, des moyens de communication et une trousse de premiers secours par point stratégique. Vérifiez l’assurance et les contacts d’urgence avant l’ouverture des inscriptions.

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