Checklist voor een goed georganiseerde schoolfietstocht
Een schoolfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt vooraf veiligheid, toestemming, begeleiding, inschrijvingen en een plan voor pech of slecht weer. Begin met de route en locatie, leg daarna deelnemers en groepen vast en controleer in de laatste week alle fietsen en materialen. Op de dag zelf moeten start, finish, communicatie en eerste hulp soepel op elkaar aansluiten. Met deze checklist houd je de volgorde overzichtelijk.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Routevoorstel maken
2 personen
Route op veiligheid controleren
2 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Vergunningen controleren
Verzekeringsdekking controleren
Toestemmingsbrief opstellen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
2 personen
Deelnemerslijsten maken
2 personen
Groepsindeling maken
2 personen
Begeleiders aan groepen koppelen
2 personen
Verkeersregels communiceren
Vertrektijden communiceren
Weersverwachting controleren
Weerbericht aan deelnemers sturen
Boodschappen doen
2 personen
Fietsenmaker afspreken
Fietsen op technische staat controleren
4 personen
Fietsnummers voorbereiden
2 personen
Polsbandjes sorteren
Routekaarten afdrukken
2 personen
Noodnummers afdrukken
Borden en pijlen voorbereiden
2 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Apparatuur en materialen klaarzetten
3 personen
Event
Startterrein afzetten
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Fietsenstalling markeren
2 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Controleposten inrichten
4 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Eet- en drinkpunten inrichten
3 personen
EHBO-materiaal controleren
2 personen
Begeleiders instrueren
3 personen
Deelnemers aanmelden
5 personen
Fietsnummers uitdelen
3 personen
Helmen controleren
3 personen
Fietsverlichting controleren
3 personen
Startinstructies geven
3 personen
Groepen laten vertrekken
6 personen
Verkeerspunten bemannen
8 personen
Routegroepen begeleiden
10 personen
Waterpunten bevoorraden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pechgevallen registreren
2 personen
Fietsreparaties uitvoeren
2 personen
EHBO verlenen
2 personen
Achterblijvers opvangen
2 personen
Finishende groepen registreren
4 personen
Medaille of aandenken uitdelen
3 personen
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
Deelnemers naar huis begeleiden
6 personen
Routeborden ophalen
4 personen
Materialen naar opslag brengen
4 personen
Nazorg
Tafels en tenten afbreken
4 personen
Fietsstalling opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen verwerken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Biertafelsaantal 6
- Stoelenaantal 40
- Inschrijfbaliesaantal 2
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Fietsnummersaantal 130
- Polsbandjesaantal 130
- Routekaartenaantal 130
- Verkeerspionnenaantal 30
- Routepijlenaantal 40
- Afzetlintaantal 6
- Reflecterende hesjesaantal 25
- Fietspompenaantal 6
- Fietsreparatiesetsaantal 4
- Reservebinnenbandenaantal 20
- Fietspleistersaantal 10
- Fietsslotenaantal 10
- EHBO-koffersaantal 3
- Reddingsdekensaantal 10
- Thermometeraantal 2
- Medaillelintenaantal 130
Apparatuur
- Portofoonsaantal 12
- Mobiele telefoonsaantal 6
- Powerbanksaantal 8
- Geluidsinstallatie
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
Keuken
- Waterkannenaantal 10
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerbladenaantal 8
Servies
- Bordenaantal 150
- Mokkenaantal 100
- Drinkglazenaantal 150
- Vorkenaantal 150
- Messenaantal 150
- Lepelsaantal 100
- Serveertangenaantal 8
Verlichting
- Bouwlampenaantal 4
- Lichtsnoerenaantal 4
- Zaklampenaantal 12
Schoonmaak
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 20
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer de route minimaal twee keer: eerst op papier en daarna op de fiets. Noteer kruisingen, gevaarlijke oversteekplaatsen en een alternatieve route voordat je de routekaarten en pijlen maakt.
- Open de inschrijving pas nadat je de toestemmingsbrief, noodcontacten en dieetwensen hebt ingericht. Sluit de aanmelding bij voorkeur 7 dagen voor vertrek, zodat je deelnemerslijsten en groepen kunt maken.
- Plan de begeleiding per groep en geef iedereen uiterlijk 3 dagen vooraf de vertrektijd, verkeersregels en contactinformatie. Gebruik portofoons of mobiele telefoons en controleer vooraf of alle begeleiders een opgeladen telefoon hebben.
- Laat fietsen uiterlijk 1 week voor de tocht controleren en plan een fietsenmaker of technisch aanspreekpunt voor de dag zelf. Leg fietspompen, reparatiesets, reservebinnenbanden en fietspleisters bij de start én neem een mobiele set mee.
- Controleer het weerbericht 24 uur vooraf en stuur bij twijfel dezelfde avond een update. Zet bij de start een duidelijke plek klaar voor registratie, fietsnummeruitgifte, EHBO en drinken, zodat deelnemers niet door elkaar staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een schoolfietstocht organiseren?
- Begin minimaal 8 weken van tevoren met route, start- en finishlocatie, vergunningen en verzekering. Open de inschrijving ongeveer 4 weken vooraf en sluit die 7 dagen voor vertrek.
- Wanneer controleer je de route voor een schoolfietstocht?
- Controleer de route uiterlijk 4 weken vooraf op veiligheid en fiets haar daarna nog een keer na. Doe een laatste controle 2 tot 3 dagen voor de tocht, omdat wegwerkzaamheden of omleidingen kunnen veranderen.
- Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een schoolfietstocht?
- Maak de groepsgrootte afhankelijk van leeftijd, route en verkeerssituaties, maar wijs voor elke groep minimaal één vaste begeleider aan. Leg de groepsindeling uiterlijk 3 dagen vooraf vast en zorg daarnaast voor een apart aanspreekpunt voor pech en EHBO.
- Wanneer stuur je informatie naar deelnemers van een schoolfietstocht?
- Stuur de praktische informatie bij de bevestiging van de inschrijving en herhaal vertrektijden, verkeersregels en benodigdheden uiterlijk 3 dagen vooraf. Stuur bij aangepast weerbeleid nog een laatste bericht 24 uur voor vertrek.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!