Schuldnerhilfeabend organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Schuldnerhilfeabend braucht mehr Vorbereitung als nur einen Vortragstermin. Du koordinierst Anmeldungen, Beratungsbereiche, Unterlagen und Technik so, dass Besucher schnell Orientierung finden und vertrauliche Gespräche möglich sind. Plane außerdem genug Zeit für Bestätigungen, Ernährungswünsche und den Aufbau vor Ort ein. Diese Checkliste führt dich von der Programmplanung bis zum Empfang und zeigt, was am Veranstaltungstag häufig zu spät erledigt wird.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
Sprecher und Betreuer bestätigen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldebestätigungen versenden
Location und Raumaufteilung reservieren
Präsentationsmaterial sammeln
2 Personen
Handouts und Formulare drucken
2 Personen
Teilnehmerliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kühlprodukte kühlen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
Saal kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Beratungsbereiche einrichten
3 Personen
Präsentationsgeräte anschließen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Handouts bereitlegen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
Catering bereitstellen
2 Personen
Technik und Präsentation testen
2 Personen
Event
Empfang und Registrierung übernehmen
3 Personen
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Begrüßungspräsentation halten
Informationsveranstaltung betreuen
2 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Snacks und Getränke nachfüllen
2 Personen
Einzelgespräche begleiten
5 Personen
Zusätzliche Informationen verteilen
2 Personen
Anwesenheitsliste abschließen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Geräte trennen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Saal und Küche reinigen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Folgeinformationen versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 10
- Registrierungstisch
- GesprächstischeAnz. 5
- BürostühleAnz. 10
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Kabelloses Mikrofon
- PowerbanksAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- TeelöffelAnz. 60
- GabelnAnz. 60
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- ServierschalenAnz. 6
- ZangenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
Büro
- NamensschilderAnz. 60
- StifteAnz. 40
- KlemmbretterAnz. 10
- NotizblöckeAnz. 40
- Flipchart
- Flipchart-MarkerAnz. 6
- KlebebandAnz. 3
- SchereAnz. 2
- DokumentenmappenAnz. 60
- InformationsbroschürenAnz. 100
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 5
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Zeiten mindestens zwei bis drei Wochen vorher fest und bestätige Sprecher sowie Betreuer schriftlich. Plane zwischen Vortrag und Einzelberatung einen klaren Übergang ein, damit sich keine Warteschlange am Registrierungstisch bildet.
- Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und verschicke die Anmeldebestätigung spätestens drei Tage vor dem Termin. Prüfe dabei Namen, Teilnahmezahl und Ernährungswünsche; eine aktuelle Teilnehmerliste gehört am Veranstaltungstag an den Empfang.
- Drucke Handouts und Formulare nicht erst am selben Tag. Rechne pro angemeldeter Person mindestens ein vollständiges Set und etwa 10 Prozent Reserve ein, damit auch unangemeldete Besucher oder zusätzliche Beratungsgespräche versorgt sind.
- Richte die Beratungsbereiche mit Gesprächstischen so ein, dass Gespräche nicht vom Vortrag oder Empfang mithörbar sind. Beschrifte Registrierungstisch und Beratungsbereiche vor dem Einlass und lege Namensschilder, Stifte, Klemmbretter und Notizblöcke bereit.
- Sei mindestens 90 Minuten vor Beginn am Veranstaltungsort. Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI- und Verlängerungskabel sowie das kabellose Mikrofon; stelle außerdem Kaffee, Tee, kalte Getränke und Kühlprodukte erst nach der Technikprobe bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Schuldnerhilfeabend organisieren?
- Beginne idealerweise drei bis vier Wochen vorher mit Programm, Raumreservierung und der Bestätigung von Sprechern und Betreuern. Einladungen sollten spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Was braucht man für einen Schuldnerhilfeabend?
- Du brauchst Sitz- und Gesprächstische, einen Registrierungstisch, Präsentationstechnik, Handouts und Formulare sowie Namensschilder und Schreibmaterial. Für die Versorgung gehören außerdem Kaffee, Tee, Wasser und gekühlte Getränke auf die Vorbereitungsliste.
- Wann sollte der Aufbau für einen Schuldnerhilfeabend beginnen?
- Plane mindestens 90 Minuten Aufbauzeit ein, bei unbekannter Location besser zwei Stunden. Raumaufteilung, Beratungsbereiche, Registrierung, Technik und Getränke sollten vor dem Eintreffen der Besucher vollständig geprüft sein.
- Wie viele Handouts sollte man für einen Schuldnerhilfeabend drucken?
- Drucke ein vollständiges Handout- und Formularset pro angemeldeter Person plus etwa 10 Prozent Reserve. Bei 40 Anmeldungen sind das beispielsweise 44 Sets; so reichen die Unterlagen auch bei zusätzlichen Gästen.
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