Checklist pour organiser une soirée d’aide aux dettes

Une soirée d’aide aux dettes doit permettre aux participants de trouver rapidement les bonnes informations et un échange confidentiel. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions à l’accueil sur place. Prévoyez une table d’inscription, des coins conseil séparés et tout le matériel nécessaire pour la présentation. Les documents, les besoins alimentaires et les tests techniques sont à régler avant le jour J, pas au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Confirmer les intervenants et accompagnateurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les confirmations d'inscription
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
Rassembler le matériel de présentation
2 personnes
Imprimer les documents et formulaires
2 personnes
Vérifier la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager les coins conseil
3 personnes
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les documents à distribuer
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Tester la technique et la présentation
2 personnes

Événement

Assurer l’accueil et l’enregistrement
3 personnes
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer la présentation de bienvenue
Animer la séance d’information
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas et les boissons
2 personnes
Encadrer les entretiens individuels
5 personnes
Distribuer les informations complémentaires
2 personnes
Finaliser la liste des présences
Accompagner les visiteurs à la sortie
2 personnes

Suivi

Ranger les restes au frais
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle et la cuisine
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les informations de suivi

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 10
Table d'inscription
Tables de discussionqté 5
Chaises de bureauqté 10
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans fil
Batteries externesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Cuillères à caféqté 60
Fourchettesqté 60

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 4
Planches à découperqté 2

Bureau

Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 10
Blocs-notesqté 40
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 6
Ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 2
Classeurs de documentsqté 60
Brochures d’informationqté 100

Éclairage

Lampes de tableqté 5

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme et les horaires au moins 2 semaines à l’avance, puis confirmez les intervenants et leurs accompagnateurs avant d’envoyer les invitations.
Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription et envoyez les confirmations dès que la liste est vérifiée. Gardez une copie actualisée des participants à l’accueil.
Prévoyez un espace d’accueil séparé des coins conseil : une table d’inscription, des badges nominatifs, des stylos et des presse-papiers évitent les files et les erreurs.
Testez la présentation au moins 60 minutes avant l’arrivée du public avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le micro et les rallonges.
Mettez les produits réfrigérés et les boissons au frais le jour même, puis préparez le café et le thé avant l’ouverture. Comptez au minimum 30 minutes pour installer le service et la vaisselle.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée d’aide aux dettes ?: Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la soirée. Gardez ensuite au moins 5 jours pour traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et confirmer les horaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez environ 90 minutes avant l’accueil du public. Ce délai couvre les tables et les chaises, les coins conseil, la table d’inscription, les documents et le test complet de la technique.
Que faut-il prévoir pour une présentation lors d’une soirée d’aide aux dettes ?: Prévoyez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran, un câble HDMI, des rallonges, des multiprises et, si nécessaire, un micro sans fil. Testez chaque élément au moins 60 minutes avant le début.
Quand préparer les documents et formulaires ?: Imprimez-les après avoir vérifié la liste des participants, idéalement 1 à 2 jours avant l’événement. Préparez ensuite les documents à distribuer et placez-les à l’accueil avant l’arrivée des premiers visiteurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.