Checklist voor een goed georganiseerde schuldhulpavond
Een schuldhulpavond vraagt om meer dan een zaal, koffie en een presentatie. Deelnemers moeten zich veilig ontvangen voelen en snel weten waar ze terechtkunnen met hun vraag. Leg daarom vroeg het programma, de begeleiders en de gespreksruimtes vast. Plan daarna de uitnodigingen, aanmeldingen en formulieren, en houd op de dag zelf tijd vrij voor techniek, registratie en de inrichting van advieshoekjes.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Sprekers en begeleiders bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldbevestigingen versturen
Locatie en zaalindeling reserveren
Presentatiemateriaal verzamelen
2 personen
Hand-outs en formulieren printen
2 personen
Deelnemerslijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten koelen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Advieshoekjes inrichten
3 personen
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Hand-outs klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
Catering klaarzetten
2 personen
Techniek en presentatie testen
2 personen
Event
Ontvangst en registratie verzorgen
3 personen
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkomstpresentatie verzorgen
Informatiesessie begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Hapjes en dranken bijvullen
2 personen
Individuele gesprekken begeleiden
5 personen
Aanvullende informatie uitdelen
2 personen
Aanwezigheidslijst afronden
Bezoekers uitgeleide doen
2 personen
Nazorg
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Apparatuur loskoppelen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Opvolginformatie versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 60
- Tafelsaantal 10
- Registratietafel
- Gesprekstafelsaantal 5
- Bureaustoelenaantal 10
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Draadloze microfoon
- Powerbanksaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Glazenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Theelepelsaantal 60
- Vorkenaantal 60
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
- Serveerschalenaantal 6
- Tangenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
Kantoor
- Naamkaartjesaantal 60
- Pennenaantal 40
- Klembordenaantal 10
- Notitieblokkenaantal 40
- Flip-over
- Flip-overstiftenaantal 6
- Plakbandaantal 3
- Schaaraantal 2
- Documentmappenaantal 60
- Informatiefoldersaantal 100
Verlichting
- Tafellampenaantal 5
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Stoffer en blikaantal 2
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan minimaal 4 weken vooraf het programma, de sprekers en begeleiders. Zo houd je tijd over om uitnodigingen te versturen, aanmeldingen te verwerken en dieetwensen te verzamelen.
- Reserveer naast de hoofdzaal aparte gesprekstafels voor advieshoekjes. Zet stoelen en bureaustoelen zo neer dat deelnemers discreet kunnen praten en niet door de zaal hoeven te lopen.
- Maak per deelnemer een hand-out, formulier, naamkaartje en pen klaar en leg de materialen vóór de inloop op de registratietafel. Print enkele extra sets voor onverwachte bezoekers.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, microfoon en stroomvoorziening uiterlijk 60 minuten voor aanvang. Leg verlengsnoeren, stekkerdozen en een powerbank als reserve klaar.
- Zet koffie, thee en koude dranken pas na de zaalcontrole klaar, zodat ze tijdens het opstellen niet omvallen. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul thermoskannen tijdig bij.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een schuldhulpavond organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 weken van tevoren met het programma, de locatie en de begeleiders. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf, zodat je tijd hebt voor aanmeldingen en bevestigingen.
- Hoe richt ik een zaal in voor een schuldhulpavond?
- Gebruik een centrale opstelling voor de presentatie en richt daarnaast aparte advieshoekjes met gesprekstafels in. Plan minimaal 60 minuten vóór de start voor stoelen, registratie, hand-outs en een controle van de looproutes.
- Hoeveel hand-outs en formulieren moet ik printen?
- Print voor iedere aangemelde deelnemer één complete set en houd minstens 10 procent extra aan. Bij 30 aanmeldingen betekent dat 33 sets, plus enkele losse formulieren voor deelnemers die later binnenkomen.
- Wanneer test ik de techniek voor een schuldhulpavond?
- Test alle presentatieapparatuur uiterlijk 60 minuten voor aanvang met dezelfde laptop en kabels die je tijdens de avond gebruikt. Controleer ook het geluid, de microfoon, het beeld en de beschikbare stopcontacten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!