Schulball organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schulball braucht deutlich mehr Vorbereitung als Musik, Dekoration und ein Buffet. Kläre zuerst Termin, Thema, Budget und Location, bevor du Einladungen verschickst oder Technik buchst. Danach folgen Programm, Catering, Aufsicht, Anmeldungen und Elterninformationen. In den letzten Tagen zählen vor allem die Dinge, die leicht untergehen: Musikrechte, Lageplan, Garderobe, Namensschilder, Armbänder und ein vollständiger Techniktest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Thema festlegen
3 Personen
Location reservieren
2 Personen
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Budget festlegen
3 Personen
Programm erstellen
3 Personen
Musikstil festlegen
4 Personen
DJ oder Playlist organisieren
2 Personen
Catering-Menü festlegen
3 Personen
Aufsichtsteam zusammenstellen
3 Personen
Erste-Hilfe-Verantwortlichen bestimmen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Elterninformationen versenden
2 Personen
Lageplan erstellen
2 Personen
Garderobenreservierung machen
Lichttechnik reservieren
Musikrechte prüfen
Drehbuch ausdrucken
2 Personen
Besucherliste ausdrucken
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
3 Personen
Armbänder sortieren
2 Personen
Dekoration überprüfen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
4 Personen
Getränke kühlen
3 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Boden und Saal kontrollieren
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Buffet-Tische aufstellen
3 Personen
Geschirr bereitstellen
3 Personen
Getränkestation einrichten
3 Personen
Snacks vorbereiten
5 Personen
Diätoptionen separat bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Fotowand aufbauen
3 Personen
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Musikwiedergabeliste testen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Mülleimer aufstellen
2 Personen
Sicherheitsroute freimachen
2 Personen
Team kurz einweisen
4 Personen

Event

Eingang besetzen
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Gäste empfangen
3 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Ankunft registrieren
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Musik starten
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Diätbuffet kontrollieren
Tanzfläche betreuen
2 Personen
Fotowand betreuen
2 Personen
Wettbewerb begleiten
2 Personen
Preise überreichen
2 Personen
Aufsicht führen
4 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Abschiedsmusik abspielen
Gäste zum Ausgang begleiten
3 Personen
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Dekoration abholen
4 Personen
Buffet leerräumen
3 Personen
Essen verpacken
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Garderobe aufräumen
2 Personen
Abfall zu den Containern bringen
3 Personen
Saal kehren
2 Personen
Saal wischen
2 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Location abgehen
2 Personen
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Garderobennummern kontrollieren
Fundgegenstände aufbewahren
Fotos sicher speichern
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Verlorene Gegenstände melden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

CocktailtischeAnz. 10
BuffetischeAnz. 6
StühleAnz. 80
GarderobenständerAnz. 4
HockerAnz. 20
TischröckeAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
Wiederverwendbare WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 30

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
Laptop
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 6
LadekabelAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichterkettenAnz. 8
DiscolampenAnz. 2

Dekoration

BallonsAnz. 300
BallonpumpeAnz. 2
BallonklebebandAnz. 4
GirlandenAnz. 12
Konfetti-BallonsAnz. 30
Fotowand-Hintergrund
FotopropsAnz. 20
KunstblumenAnz. 20
TischdekorationAnz. 20
ThemenläuferAnz. 10
LED-Lichter ohne KerzenAnz. 30
Willkommensschild
WegweiserAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
BrotkörbeAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
Schälchen für SoßenAnz. 12
KühlelementeAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MüllgreiferAnz. 3
PapierhandtücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4
GummihandschuheAnz. 12
PutzlappenAnz. 20
WäschekörbeAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
MarkerAnz. 12
EtikettenAnz. 100

Catering

Einkäufe

Eingang

Eingangsbereich
NamensschilderAnz. 200
ArmbänderAnz. 220
GarderobennummernAnz. 200
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 6
BesucherlistenAnz. 10
AbläufeAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 8
NotausgangsschilderAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 6

Tipps

Plane den Ablauf nicht erst für den Abend selbst: Lege Einlass, Begrüßung, Programmpunkte, Essen, Tanz und Schlusszeiten schriftlich fest und drucke das Drehbuch mindestens einmal aus.
Sammle Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die endgültige Anzahl spätestens einige Tage vor dem Ball an das Catering weiter. So fehlen beim Buffet weder passende Speisen noch Geschirr.
Buche Licht- und Tontechnik frühzeitig und teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop, Verlängerungskabel und Kabelmatten vor dem Einlass gemeinsam mit der verantwortlichen Person.
Plane den Einlass mit ausgedruckter Besucherliste, Namensschildern und sortierten Armbändern. Lege außerdem fest, wer Garderobe, Aufsicht und Erste Hilfe übernimmt, damit diese Aufgaben nicht nebenbei erledigt werden müssen.
Prüfe die Ausstattung anhand des Raumplans: Für Buffet und Cocktailtische brauchst du passende Tischröcke, für Getränke und Essen ausreichend Gläser, Teller, Besteck, Servierschalen und Servierlöffel. Dekoration wie Ballons und Lichterketten sollte vor dem Aufbau vollständig kontrolliert werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Schulball organisieren?: Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Termin, Thema, Budget und Location. Technik, Catering, Aufsicht und Genehmigungen sollten spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Ball geklärt sein.
Was muss eine Schulball-Checkliste enthalten?: Sie sollte Planung, Einladungen, Anmeldungen, Catering, Programm, Aufsicht, Erste Hilfe, Technik, Musikrechte, Garderobe und Einlass abdecken. Für den Veranstaltungstag gehören außerdem Lageplan, Besucherliste, Namensschilder, Armbänder und ein Techniktest dazu.
Wann müssen Einladungen für den Schulball verschickt werden?: Verschicke die Einladungen etwa sechs bis acht Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist rund zwei bis drei Wochen vorher, damit Ernährungswünsche, Elterninformationen und die Gästeliste rechtzeitig bearbeitet werden können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Schulball?: Plane mindestens vier bis sechs Stunden für Mobiliar, Buffet, Garderobe, Dekoration, Licht und Ton ein. Der Techniktest sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein, damit noch Zeit für Korrekturen bleibt.

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