Schoolbal organiseren: checklist en planning
Een schoolbal vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal, muziek en versiering. Je moet bezoekers registreren, toezicht en EHBO regelen, dieetwensen verzamelen en techniek vooraf testen. Ook garderobe, verlichting, catering en naamkaartjes lopen snel door elkaar als niemand het draaiboek bewaakt. Gebruik deze checklist om het schoolbal in de juiste volgorde te organiseren, van datum en budget tot de laatste controle op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en thema vastleggen
3 personen
Locatie reserveren
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Budget vastleggen
3 personen
Programma opstellen
3 personen
Muziekstijl bepalen
4 personen
DJ of playlist regelen
2 personen
Cateringmenu bepalen
3 personen
Toezichtsteam samenstellen
3 personen
EHBO-verantwoordelijke aanwijzen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Ouderinformatie versturen
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Reservering garderobe maken
Reservering lichtapparatuur maken
Muziekrechten controleren
Draaiboek afdrukken
2 personen
Bezoekerslijst afdrukken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
3 personen
Polsbandjes sorteren
2 personen
Decoratie controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
4 personen
Dranken koelen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Vloer en zaal controleren
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Buffettafels klaarzetten
3 personen
Servies klaarzetten
3 personen
Drankstation inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
5 personen
Dieetopties apart zetten
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Fotowand opbouwen
3 personen
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziek afspeellijst testen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen
Team kort instrueren
4 personen
Event
Entree bemannen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Aankomst registreren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Muziek starten
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetbuffet controleren
Dansvloer begeleiden
2 personen
Fotowand begeleiden
2 personen
Wedstrijd begeleiden
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Toezicht houden
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Afscheidsmuziek draaien
Gasten naar uitgang begeleiden
3 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie afhalen
4 personen
Buffet leegmaken
3 personen
Eten verpakken
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Garderobe opruimen
2 personen
Afval naar containers brengen
3 personen
Zaal vegen
2 personen
Zaal dweilen
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie nalopen
2 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Garderobenummers controleren
Gevonden voorwerpen bewaren
Foto's veilig opslaan
Bedankbericht versturen
2 personen
Verloren spullen melden
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Cocktailtafelsaantal 10
- Buffettafelsaantal 6
- Stoelenaantal 80
- Garderoberekkenaantal 4
- Krukkenaantal 20
- Tafelrokkenaantal 6
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 220
- Herbruikbare wijnglazenaantal 80
- Bordenaantal 220
- Besteksetsaantal 220
- Koffiekopjesaantal 80
- Serveerkommenaantal 20
- Serveerlepelsaantal 12
- Schaaltjesaantal 30
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Laptop
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelmattenaantal 6
- Oplaadkabelsaantal 4
Verlichting
- Ledspotsaantal 6
- Lichtslingersaantal 8
- Discolampenaantal 2
Decoratie
- Ballonnenaantal 300
- Ballonnenpompaantal 2
- Ballontapeaantal 4
- Slingersaantal 12
- Confettiballonnenaantal 30
- Fotowandachtergrond
- Fotopropsaantal 20
- Kunstbloemenaantal 20
- Tafeldecoratieaantal 20
- Themalopersaantal 10
- Kaarsloze ledlichtjesaantal 30
- Welkomstbord
- Pijlbordenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- IJscontainersaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveertangenaantal 8
- Broodmandenaantal 8
- Flessenopenersaantal 4
- Schaaltjes voor sauzenaantal 12
- Koelelementenaantal 20
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
- Voedselbakkenaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 3
- Papieren handdoekenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 4
- Rubberen handschoenenaantal 12
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Wasmandenaantal 4
- Opbergkrattenaantal 12
- Markeerstiftenaantal 12
- Etikettenaantal 100
Catering
- Boodschappen
Entree
- Entreebalie
- Naamkaartjesaantal 200
- Polsbandjesaantal 220
- Garderobenummersaantal 200
- Pennenaantal 20
- Klembordenaantal 6
- Bezoekerslijstenaantal 10
- Draaiboekenaantal 8
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Zaklampenaantal 4
- Veiligheidshesjesaantal 8
- Nooduitgangsbordenaantal 4
- Antislipmattenaantal 6
Tips
- Leg datum, thema, locatie en budget eerst vast. Controleer direct daarna of vergunningen, muziekrechten en de beschikbaarheid van garderobe en lichtapparatuur geregeld moeten worden.
- Plan uitnodigingen niet pas na het programma. Verstuur ze zodra datum, locatie en aanmeldtermijn bekend zijn en houd minimaal één week vrij om aanmeldingen, dieetwensen en ouderinformatie te verwerken.
- Maak voor de avond één plattegrond met entree, garderobe, buffet, dansvloer, toezichtpost en EHBO-punt. Zo weet het toezichtsteam waar het moet staan en voorkom je opstoppingen bij binnenkomst.
- Test techniek niet op het moment dat de gasten binnenkomen. Sluit luidsprekers, mengpaneel, microfoons, laptop, verlengkabels en verlichting vooraf aan en leg kabels vast met kabelmatten.
- Tel servies en uitgiftepunten op basis van het verwachte aantal gasten. Zet naast buffet- en cocktailtafels ook aparte plekken klaar voor glazen, bestek, afval en allergie-informatie; die worden vaak te laat bedacht.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een schoolbal organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, budget en thema. Reserveer techniek, catering en garderobe zo snel mogelijk; wacht niet tot de uitnodigingen al verstuurd zijn.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een schoolbal?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Geef een duidelijke aanmelddeadline, zodat je uiterlijk 1 tot 2 weken voor het bal de bezoekerslijst, naamkaartjes, polsbandjes en dieetwensen kunt afronden.
- Hoeveel toezicht heb je nodig bij een schoolbal?
- Maak vóór de uitnodigingen een toezichtsteam en wijs één coördinator aan. Plan per toegangszone, dansvloer, garderobe en buitenruimte minimaal één verantwoordelijke; het exacte aantal hangt af van de zaal en de schoolregels.
- Wanneer test je de muziek en verlichting voor een schoolbal?
- Doe de volledige techniekcontrole uiterlijk de dag ervoor en herhaal een korte controle 2 tot 3 uur voor aanvang. Test daarbij microfoons, playlist, aansluitingen, lichtstanden en de plaatsing van kabelmatten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!