Eine Schulausstellung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Schulausstellung entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Aufbau. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten, Thema und Räume fest, bevor du Klassen und Ausstellungsstücke koordinierst. Danach folgen Registrierung, Fotos, Bildunterschriften, Einladungen und die Planung für Besucher und Verpflegung. Plane die Präsentation der Werke nicht erst am Ausstellungstag: Beschädigte Arbeiten, Wandflächen, Tische und Wege brauchen vorher eine klare Lösung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
2
Ausstellungsräume festlegen
2 Personen
3
Ausstellungsthema festlegen
3 Personen
4
Teilnehmende Klassen erfassen
2 Personen
5
Werkarbeiten einsammeln
4 Personen
6
Werke registrieren
3 Personen
7
Beschädigte Werkstücke separat legen
2 Personen
8
Werkstücke fotografieren
2 Personen
9
Bildunterschriften verfassen
3 Personen
10
Namensschilder prüfen
2 Personen
11
Einladungen gestalten
2 Personen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
15
Besucherliste ausdrucken
16
Routenplan erstellen
2 Personen
17
Reservierungen vornehmen
2 Personen
18
Cateringmengen berechnen
2 Personen
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Werkstücke zur Schule bringen
4 Personen
22
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
23
Präsentationswände aufstellen
4 Personen
24
Wände schützen
3 Personen
25
Werkarbeiten aufhängen
6 Personen
26
Exponate auf den Tischen platzieren
4 Personen
27
Beschriftungen anbringen
3 Personen
28
Klassenschilder aufstellen
3 Personen
29
Ein- und Ausgang markieren
2 Personen
30
Wegweiser aufhängen
2 Personen
31
Infotisch einrichten
2 Personen
32
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
33
Cateringtisch einrichten
3 Personen
34
Getränke kalt stellen
2 Personen
35
Kaffee- und Teepunkt vorbereiten
2 Personen
36
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
37
Snacks vorbereiten
4 Personen
38
Toiletten kontrollieren
2 Personen
39
Ausstellungsräume reinigen
4 Personen
40
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
41
Notausgänge freihalten
2 Personen
42
Letzte Exponate aufstellen
4 Personen
43
Bildunterschriften prüfen
2 Personen
44
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

45
Anmeldeschalter besetzen
2 Personen
46
Besucher empfangen
3 Personen
47
Programm verteilen
2 Personen
48
Besucher zur Route weiterleiten
2 Personen
49
Werke erläutern
4 Personen
50
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Snacks servieren
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Geschirr sammeln
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Ausstellung prüfen
2 Personen
57
Abgelöste Etiketten reparieren
2 Personen
58
Letzte Besucher informieren
2 Personen
59
Ausgang begleiten
2 Personen
60
Werkstücke abschirmen
3 Personen

Nachbereitung

61
Werkstücke sortieren
4 Personen
62
Arbeiten verpacken
4 Personen
63
Werke zurückbringen
4 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
65
Präsentationswände abbauen
4 Personen
66
Dekoration entfernen
3 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Catering aufräumen
3 Personen
69
Abfall sammeln
3 Personen
70
Räume reinigen
5 Personen
71
Toiletten reinigen
2 Personen
72
Böden wischen
3 Personen
73
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
74
Übrig gebliebenes Catering verstauen
2 Personen
75
Schlüssel und Zutrittsmittel abgeben
76
Beschädigte Materialien separat ablegen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 80
PräsentationspaneeleAnz. 16
HockerAnz. 8
Tischdecken-TischeAnz. 3
StehtischeAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 100
WimpelketteAnz. 6
PapierrosettenAnz. 20
Dekoratives BandAnz. 4
KreidetafelnAnz. 8
Wegweiser-SchilderAnz. 12
TischdekorationAnz. 12
Fotowand

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
UntertassenAnz. 60
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 60
TeelöffelAnz. 60
ServiertablettsAnz. 8
KaraffeAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
HeißklebepistolenAnz. 3
Laminiergerät
Etikettendrucker
Fotokamera

Küche

SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KüchenzangenAnz. 4
ServierschalenAnz. 10
MessbecherAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 8
OfenhandschuheAnz. 2
SchürzenAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
SchwämmeAnz. 10
GummihandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Präsentation

BilderrahmenAnz. 30
WäscheklammernAnz. 100
BindedrahtAnz. 4
MalerbandAnz. 12
Doppelseitiges KlebebandAnz. 10
KleberAnz. 20
TackerAnz. 4
KlammernAnz. 8
SchereAnz. 10
LinealeAnz. 6
Schwarze MarkerAnz. 20
BuntstifteAnz. 40
A4-PapierAnz. 2
A3-Papier
NamensaufkleberAnz. 150
InformationsbroschürenAnz. 150
KlemmbretterAnz. 6
NotizblöckeAnz. 8
KugelschreiberAnz. 30
StiftehalterAnz. 4

Kinderaktivitäten

ZeichenpapierAnz. 500
BuntstifteAnz. 12
WascoAnz. 12
FilzstifteAnz. 12
MalvorlagenAnz. 100
Schürzen für KinderAnz. 20
KlebestifteAnz. 20
KinderschereAnz. 20
PinselAnz. 30
PlakatfarbeAnz. 12
MischpalettenAnz. 20
Tischdecken zum BastelnAnz. 6

Sicherheit

AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 8
Erste-Hilfe-Kasten

Transport

Faltbare TransportkistenAnz. 12
SchutzhüllenAnz. 20
LuftpolsterfolieAnz. 2
UmzugsdeckenAnz. 12
HandkarrenAnz. 2

Tipps

Sammle die Werkstücke frühzeitig klassenweise ein und registriere jedes Stück. Beschädigte Arbeiten legst du separat, damit sie nicht erst beim Aufhängen aussortiert werden müssen.
Fotografiere die Werke und verfasse die Bildunterschriften, bevor du die Namensschilder prüfst. So lassen sich fehlende Namen oder unklare Zuordnungen noch rechtzeitig klären.
Bearbeite die Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Besucherliste. Drucke die Liste erst nach dem Anmeldeschluss aus, damit die Zahlen für Catering und Sitzplätze stimmen.
Plane den Rundgang mit Wegweisern und einem Routenplan, bevor Tische, Stühle und Präsentationspaneele aufgestellt werden. Schütze die Wände vor dem Aufhängen und prüfe Verlängerungskabel, Kaffeemaschinen und Wasserkocher vor dem Aufbau.
Berechne die Cateringmengen erst nach dem Anmeldestand und prüfe danach die Einkaufsliste. Für den Ausschank gehören neben Getränken auch Tassen, Untertassen, Teller, Besteck, Karaffen und Serviertabletts zur Vorbereitung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Schulausstellung organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Ausstellung mit Datum, Thema, Räumen und teilnehmenden Klassen. Die Einladung sollte etwa 3 bis 4 Wochen vorher verschickt werden.
Wann müssen die Kunstwerke für eine Schulausstellung abgegeben werden?: Lege eine interne Abgabefrist 10 bis 14 Tage vor dem Ausstellungstermin fest. So bleiben noch mehrere Tage für Registrierung, Fotos, Beschriftungen und das Aussortieren beschädigter Werkstücke.
Wie plant man den Aufbau einer Schulausstellung?: Erstelle 3 bis 5 Tage vorher einen Raumplan mit Präsentationswänden, Tischen, Sitzplätzen und Besucherroute. Der eigentliche Aufbau sollte mindestens einen halben Tag vor der Öffnung beginnen, damit das Aufhängen und Beschriften nicht unter Zeitdruck passiert.
Wie viel Catering braucht man für eine Schulausstellung?: Rechne pro angemeldeter Person mit etwa 2 bis 3 Getränken für die erste Stunde und plane zusätzlich Wasser ein. Bestimme die genaue Menge nach dem Anmeldeschluss und berücksichtige dabei erfasste Ernährungswünsche.

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