Schulausstellung organisieren: die Checkliste für die Planung

Eine Schulausstellung wirkt erst dann ruhig und übersichtlich, wenn die Vorbereitung früh genug beginnt. Lege zuerst Termin, Öffnungszeiten, Räume und Ausstellungsthema fest, bevor du Arbeiten einsammelst und Anmeldungen verschickst. Danach folgen Registrierung, Beschriftung, Raumplanung und die Vorbereitung von Mobiliar und Präsentationsflächen. Plane außerdem Zeit für beschädigte Werkstücke, Besucherlisten, Ernährungswünsche und den Aufbau am Veranstaltungstag ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Ausstellungsräume festlegen
2 Personen
Ausstellungsthema festlegen
3 Personen
Teilnehmende Klassen erfassen
2 Personen
Werkarbeiten einsammeln
4 Personen
Werke registrieren
3 Personen
Beschädigte Werkstücke separat legen
2 Personen
Werkstücke fotografieren
2 Personen
Bildunterschriften verfassen
3 Personen
Namensschilder prüfen
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Besucherliste ausdrucken
Routenplan erstellen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Werkstücke zur Schule bringen
4 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Präsentationswände aufstellen
4 Personen
Wände schützen
3 Personen
Werkarbeiten aufhängen
6 Personen
Exponate auf den Tischen platzieren
4 Personen
Beschriftungen anbringen
3 Personen
Klassenschilder aufstellen
3 Personen
Ein- und Ausgang markieren
2 Personen
Wegweiser aufhängen
2 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee- und Teepunkt vorbereiten
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Ausstellungsräume reinigen
4 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Notausgänge freihalten
2 Personen
Letzte Exponate aufstellen
4 Personen
Bildunterschriften prüfen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Anmeldeschalter besetzen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Besucher zur Route weiterleiten
2 Personen
Werke erläutern
4 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Ausstellung prüfen
2 Personen
Abgelöste Etiketten reparieren
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Ausgang begleiten
2 Personen
Werkstücke abschirmen
3 Personen

Nachbereitung

Werkstücke sortieren
4 Personen
Arbeiten verpacken
4 Personen
Werke zurückbringen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Präsentationswände abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Räume reinigen
5 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Böden wischen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering verstauen
2 Personen
Schlüssel und Zutrittsmittel abgeben
Beschädigte Materialien separat ablegen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 80
PräsentationspaneeleAnz. 16
HockerAnz. 8
Tischdecken-TischeAnz. 3
StehtischeAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 100
WimpelketteAnz. 6
PapierrosettenAnz. 20
Dekoratives BandAnz. 4
KreidetafelnAnz. 8
Wegweiser-SchilderAnz. 12
TischdekorationAnz. 12
Fotowand

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
UntertassenAnz. 60
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 60
TeelöffelAnz. 60
ServiertablettsAnz. 8
KaraffeAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
HeißklebepistolenAnz. 3
Laminiergerät
Etikettendrucker
Fotokamera

Küche

SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KüchenzangenAnz. 4
ServierschalenAnz. 10
MessbecherAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 8
OfenhandschuheAnz. 2
SchürzenAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
SchwämmeAnz. 10
GummihandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Präsentation

BilderrahmenAnz. 30
WäscheklammernAnz. 100
BindedrahtAnz. 4
MalerbandAnz. 12
Doppelseitiges KlebebandAnz. 10
KleberAnz. 20
TackerAnz. 4
KlammernAnz. 8
SchereAnz. 10
LinealeAnz. 6
Schwarze MarkerAnz. 20
BuntstifteAnz. 40
A4-PapierAnz. 2
A3-Papier
NamensaufkleberAnz. 150
InformationsbroschürenAnz. 150
KlemmbretterAnz. 6
NotizblöckeAnz. 8
KugelschreiberAnz. 30
StiftehalterAnz. 4

Kinderaktivitäten

ZeichenpapierAnz. 500
BuntstifteAnz. 12
WascoAnz. 12
FilzstifteAnz. 12
MalvorlagenAnz. 100
Schürzen für KinderAnz. 20
KlebestifteAnz. 20
KinderschereAnz. 20
PinselAnz. 30
PlakatfarbeAnz. 12
MischpalettenAnz. 20
Tischdecken zum BastelnAnz. 6

Sicherheit

AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 8
Erste-Hilfe-Kasten

Transport

Faltbare TransportkistenAnz. 12
SchutzhüllenAnz. 20
LuftpolsterfolieAnz. 2
UmzugsdeckenAnz. 12
HandkarrenAnz. 2

Tipps

Sammle die Werkstücke nicht nur klassenweise ein, sondern registriere jedes Stück einzeln und fotografiere es direkt. So lassen sich fehlende, beschädigte oder falsch zugeordnete Arbeiten später schneller klären.
Plane die Beschriftungen spätestens eine Woche vor der Ausstellung. Prüfe Namen, Klasse und Schreibweise, bevor du die Bildunterschriften druckst oder an den Präsentationswänden befestigst.
Verschicke Einladungen erst, wenn Öffnungszeiten und Raumaufteilung feststehen. Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und drucke die Besucherliste am Vortag aus, damit kurzfristige Änderungen noch berücksichtigt werden können.
Rechne die Cateringmengen nach erwarteter Besucherzahl und Aufenthaltsdauer. Berücksichtige Ernährungswünsche separat und stelle für Kaffee, Tee und Wasser eigene Kannen, Tassen, Becher und Serviertabletts bereit.
Bringe die Werkstücke und das Aufbauzubehör nicht erst zur Öffnungszeit in die Schule. Plane mehrere Stunden für Tische, Stühle, Präsentationspaneele, Wandschutz, Beschilderung und das Aufhängen der Arbeiten ein; prüfe Verlängerungskabel und Heißklebepistolen vorher.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Schulausstellung planen?: Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Räumen, Thema und teilnehmenden Klassen. Für Einladungen, Anmeldungen und Catering solltest du spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin konkrete Zahlen haben.
Wann sollte man die Kunstwerke für eine Schulausstellung einsammeln?: Sammle die Arbeiten idealerweise zwei bis drei Wochen vor der Ausstellung ein. So bleiben mindestens fünf bis sieben Tage für Registrierung, Fotos, Beschädigungskontrolle und Bildunterschriften.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Schulausstellung?: Plane für den Aufbau mindestens drei bis vier Stunden ein, bei mehreren Klassen oder vielen Präsentationswänden eher einen halben Tag. Der Aufbau umfasst nicht nur Möbel, sondern auch Wandschutz, Beschriftungen, Wegweiser und das Aufhängen der Werke.
Wann muss das Catering für eine Schulausstellung bestellt werden?: Berechne die Mengen etwa zehn bis vierzehn Tage vorher anhand der Anmeldungen und der erwarteten Laufkundschaft. Prüfe die Einkaufsliste spätestens drei Tage vor der Ausstellung und kaufe haltbare sowie gekühlte Produkte getrennt nach Bedarf ein.

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