Organiser une exposition scolaire, de la collecte au vernissage

Une exposition scolaire se prépare d’abord comme un projet de circulation : quelles classes participent, quelles œuvres seront montrées et dans quel ordre les visiteurs les découvriront ? Fixez la date et les horaires avant de lancer les invitations, puis prévoyez plusieurs semaines pour rassembler, enregistrer et photographier les travaux. Les légendes, les badges et le plan du parcours prennent souvent plus de temps que prévu. Gardez enfin une journée distincte pour protéger les murs, installer les panneaux et accrocher les œuvres.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Déterminer les espaces d’exposition
2 personnes
3
Définir le thème de l'exposition
3 personnes
4
Recenser les classes participantes
2 personnes
5
Rassembler les travaux
4 personnes
6
Enregistrer les travaux
3 personnes
7
Mettre à part les pièces abîmées
2 personnes
8
Photographier les travaux
2 personnes
9
Rédiger les légendes
3 personnes
10
Vérifier les badges nominatifs
2 personnes
11
Concevoir les invitations
2 personnes
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
15
Imprimer la liste des visiteurs
16
Créer le plan du parcours
2 personnes
17
Faire les réservations
2 personnes
18
Calculer les quantités de catering
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Apporter les travaux à l'école
4 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Installer les panneaux de présentation
4 personnes
24
Protéger les murs
3 personnes
25
Accrocher les œuvres
6 personnes
26
Placer les pièces sur les tables
4 personnes
27
Valider les légendes
3 personnes
28
Installer les panneaux de classe
3 personnes
29
Marquer l’entrée et la sortie
2 personnes
30
Suspendre les flèches d’orientation
2 personnes
31
Aménager le stand d’information
2 personnes
32
Installer la table d'inscription
2 personnes
33
Installer la table traiteur
3 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
36
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
37
Préparer les en-cas
4 personnes
38
Vérifier les toilettes
2 personnes
39
Nettoyer les espaces d’exposition
4 personnes
40
Vérifier l'éclairage
2 personnes
41
Dégager les sorties de secours
2 personnes
42
Installer les dernières œuvres
4 personnes
43
Relire les légendes
2 personnes
44
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

45
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Distribuer le programme
2 personnes
48
Indiquer l’itinéraire aux visiteurs
2 personnes
49
Présenter les travaux
4 personnes
50
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Rassembler la vaisselle
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Contrôler l’exposition
2 personnes
57
Réparer les étiquettes décollées
2 personnes
58
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
59
Encadrer la sortie
2 personnes
60
Protéger les travaux
3 personnes

Suivi

61
Trier les travaux
4 personnes
62
Emballer les travaux
4 personnes
63
Rapporter les travaux
4 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter les panneaux de présentation
4 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Ranger le service traiteur
3 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Nettoyer les espaces
5 personnes
71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Nettoyer les sols
3 personnes
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Ranger le catering restant
2 personnes
75
Remettre les clés et les moyens d’accès
76
Mettre les matériaux endommagés à part
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Panneaux de présentationqté 16
Tabouretsqté 8
Tables nappéesqté 3
Tables hautesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlande de fanionsqté 6
Rosaces en papierqté 20
Ruban décoratifqté 4
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux directionnelsqté 12
Décoration de tableqté 12
Mur photo

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Sous-tassesqté 60
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 60
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 4
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Pistolets à colleqté 3
Plastifieuse
Imprimante d'étiquettes
Appareil photo

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 8
Gants de cuisineqté 2
Tabliersqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Épongesqté 10
Gants en caoutchoucqté 8
Poubellesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes à pilesqté 6

Catering

Courses

Présentation

Cadres photoqté 30
Pinces à lingeqté 100
Fil de liaisonqté 4
Ruban de peintreqté 12
Ruban adhésif double faceqté 10
Colle repositionnableqté 20
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8
Ciseauxqté 10
Règlesqté 6
Marqueurs noirsqté 20
Feutres de couleurqté 40
Papier A4qté 2
Papier A3
Étiquettes nominativesqté 150
Brochures d’informationqté 150
Presse-papiersqté 6
Blocs-notesqté 8
Stylos à billeqté 30
Pots à stylosqté 4

Activités pour enfants

Papier à dessinqté 500
Crayons de couleurqté 12
Crayons de cireqté 12
Feutresqté 12
Coloriagesqté 100
Tabliers pour enfantsqté 20
Colles en bâtonqté 20
Ciseaux pour enfantsqté 20
Pinceauxqté 30
Peinture pour affichesqté 12
Palettes de mélangeqté 20
Nappes pour bricolageqté 6

Sécurité

Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8
Trousse de premiers secours

Transport

Caisses de transport pliablesqté 12
Housses de protectionqté 20
Film à bullesqté 2
Couvertures de déménagementqté 12
Chariots à mainqté 2

Conseils

Commencez par recenser les classes participantes et fixez une date avec les horaires d’ouverture. Prévoyez au moins 2 semaines entre la collecte des travaux et l’ouverture afin de gérer les pièces abîmées, les photos et les légendes.
Enregistrez chaque œuvre dès sa réception avec le nom de l’élève, la classe et le titre. Photographiez les travaux avant l’installation : cela permet de garder une trace et de refaire rapidement une légende perdue.
Dessinez le parcours avant de déplacer les tables et les panneaux. Laissez environ 1 mètre de passage et regroupez les œuvres par thème ou par classe pour éviter un accrochage improvisé.
Envoyez les invitations après avoir vérifié les horaires, l’adresse et les modalités d’inscription. Traitez les réponses au moins 5 jours avant l’exposition, notamment les besoins alimentaires des visiteurs.
Réservez un créneau d’installation séparé de l’accueil, idéalement la veille ou au moins 3 heures avant l’ouverture. Testez les rallonges, multiprises, machines à café et bouilloires avant de disposer le catering.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une exposition scolaire ?: Prévoyez 3 à 6 semaines pour une exposition regroupant plusieurs classes. Gardez les 5 à 7 derniers jours pour les inscriptions, les quantités de catering, les impressions et les vérifications finales.
Quand faut-il commencer à rassembler les travaux des élèves ?: Commencez la collecte au moins 2 semaines avant l’ouverture. Réservez ensuite 2 à 3 jours pour enregistrer les œuvres, mettre de côté celles qui sont abîmées, les photographier et rédiger les légendes.
Combien de temps prévoir pour installer une exposition scolaire ?: Comptez au minimum 3 heures pour installer les tables, chaises, panneaux, protections murales et œuvres d’une exposition moyenne. Ajoutez 30 à 45 minutes pour vérifier le parcours, les panneaux directionnels et les badges.
Quand envoyer les invitations pour une exposition scolaire ?: Envoyez-les 10 à 14 jours avant l’exposition, dès que la date, les horaires et les espaces sont confirmés. Fixez une date limite d’inscription environ 5 jours avant l’ouverture pour imprimer la liste des visiteurs et ajuster le catering.

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