Checklist voor een schooltentoonstelling organiseren

Een schooltentoonstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen werkstukken ophangen. Leg eerst datum, openingstijden, thema en ruimtes vast; verzamel daarna per klas de werkstukken en registreer wat binnenkomt. Controleer beschadigingen, maak foto’s en werk bijschriften en naambordjes af voordat je de route en uitnodigingen maakt. In de laatste fase regel je aanmeldingen, catering en materialen, zodat je op de opbouwdag vooral hoeft in te richten en op te hangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Tentoonstellingsruimtes bepalen
2 personen
Expositiethema vaststellen
3 personen
Deelnemende klassen inventariseren
2 personen
Werkstukken verzamelen
4 personen
Werkstukken registreren
3 personen
Beschadigde werkstukken apart leggen
2 personen
Werkstukken fotograferen
2 personen
Bijschriften opstellen
3 personen
Naambordjes controleren
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Bezoekerslijst afdrukken
Plattegrond van de route maken
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Werkstukken naar school brengen
4 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Presentatiepanelen opstellen
4 personen
Wanden beschermen
3 personen
Werkstukken ophangen
6 personen
Werkstukken op tafels plaatsen
4 personen
Bijschriften bevestigen
3 personen
Klassenborden plaatsen
3 personen
Ingang en uitgang markeren
2 personen
Routepijlen ophangen
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Tentoonstellingsruimtes schoonmaken
4 personen
Verlichting controleren
2 personen
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
Laatste werkstukken plaatsen
4 personen
Bijschriften nalopen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Aanmeldbalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers naar route verwijzen
2 personen
Werkstukken toelichten
4 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tentoonstelling controleren
2 personen
Losgeraakte labels herstellen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Uitgang begeleiden
2 personen
Werkstukken afschermen
3 personen

Nazorg

Werkstukken sorteren
4 personen
Werkstukken inpakken
4 personen
Werkstukken terugbrengen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Presentatiepanelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
5 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Vloeren dweilen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opbergen
2 personen
Sleutels en toegangsmiddelen inleveren
Beschadigde materialen apart zetten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Presentatiepanelenaantal 16
Krukkenaantal 8
Tafelkleedtafelsaantal 3
Statafelsaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnaantal 6
Papieren rozettenaantal 20
Decoratief lintaantal 4
Krijtbordenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12
Fotowand

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Schoteltjesaantal 60
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 60
Theelepelsaantal 60
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Lijmpistolenaantal 3
Laminator
Labelprinter
Fotocamera

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukentangenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 8
Ovenwantenaantal 2
Schortenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Sponzenaantal 10
Rubberen handschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Verlichting

LED-lampenaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Catering

Boodschappen

Presentatie

Fotolijstenaantal 30
Wasknijpersaantal 100
Binddraadaantal 4
Schilderijtapeaantal 12
Dubbelzijdige tapeaantal 10
Plakgumaantal 20
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8
Schaaraantal 10
Linialenaantal 6
Zwarte stiftenaantal 20
Kleurstiftenaantal 40
A4-papieraantal 2
A3-papier
Naamstickersaantal 150
Informatiefoldersaantal 150
Clipboardsaantal 6
Notitieblokkenaantal 8
Balpennenaantal 30
Pennenbakjesaantal 4

Kinderactiviteiten

Tekenpapieraantal 500
Kleurpotlodenaantal 12
Wascoaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Kleurplatenaantal 100
Schorten voor kinderenaantal 20
Plakstiftenaantal 20
Kinderschaaraantal 20
Verfkwastenaantal 30
Plakkaatverfaantal 12
Mengpalettenaantal 20
Tafelkleden voor knutselenaantal 6

Veiligheid

Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 8
EHBO-doos

Transport

Opvouwbare transportkrattenaantal 12
Beschermhoezenaantal 20
Bubbelfolieaantal 2
Verhuisdekensaantal 12
Handkarrenaantal 2

Tips

Plan een vaste inzameldatum per klas en registreer elk werkstuk direct met naam, klas en titel. Leg beschadigde werkstukken apart voordat je gaat fotograferen of ophangen.
Maak de bezoekersroute vóór je tafels en presentatiepanelen plaatst. Zo voorkom je smalle doorgangen en weet je waar wegwijzerborden nodig zijn.
Controleer bijschriften en naambordjes uiterlijk enkele dagen voor de opening. Fouten op labels zijn op de opbouwdag lastig te herstellen, zeker als werkstukken al hangen.
Bereken catering op basis van het aantal aanmeldingen en verzamel dieetwensen vóór het boodschappen doen. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en verlengsnoeren op één aparte controlelijst.
Bescherm wanden voordat je werkstukken ophangt en controleer na het opstellen alle stekkerdozen en verlengsnoeren. Zet tafels, stoelen en presentatiepanelen eerst op hun definitieve plek; verplaatsen kost daarna onnodig tijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schooltentoonstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, ruimtes, thema en deelnemende klassen. Plan het verzamelen, registreren en fotograferen van werkstukken uiterlijk 2 weken voor de opening.
Hoeveel werkstukken heb je nodig voor een schooltentoonstelling?: Er is geen vast aantal: inventariseer per deelnemende klas hoeveel werkstukken beschikbaar zijn en hoeveel ruimte je hebt. Houd per werkstuk rekening met plek voor een bijschrift en een duidelijke looproute.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een schooltentoonstelling?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de opening en verwerk aanmeldingen doorlopend. Druk de bezoekerslijst enkele dagen vooraf af, nadat dieetwensen en reserveringen zijn gecontroleerd.
Wanneer richt je een schooltentoonstelling in?: Plan de opbouw bij voorkeur 1 dag voor de opening of op de ochtend zelf als de ruimte beschikbaar is. Zet eerst tafels, stoelen, panelen en wandbescherming klaar en hang daarna pas de werkstukken op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.