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Schreibworkshop organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Schreibworkshop entscheidet nicht nur das Programm über einen guten Ablauf. Raumaufteilung, Arbeitsblätter, Schreibmaterial und Technik müssen vor Beginn einsatzbereit sein, damit die Gruppe direkt arbeiten kann. Plane die Anmeldung mit Ernährungswünschen, bestätige die Teilnehmenden und prüfe die Präsentation rechtzeitig. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung des Raums bis zur Kaffeepause durch die wichtigsten Vorbereitungsschritte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Bestätigung senden

  • Arbeitsblätter vorbereiten

    2 Personen

  • Schreibübungen ausdrucken

  • Präsentation prüfen

  • Catering bestellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    2 Personen

  • Location öffnen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Schreibmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Technik anschließen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Workshop vorstellen

  • Schreibübung begleiten

    2 Personen

  • Kaffeepause servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Feedbackrunde moderieren

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Abendaufgabe erklären

  • Selbstständiges Schreiben begleiten

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Texte besprechen

    2 Personen

  • Abschließende Schreibaufgabe geben

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

  • Tische und Stühle zurückstellen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Technik abkoppeln

  • Veranstaltungsort abschließen

  • Übrig gebliebene Sachen aufbewahren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 35
  • TischläuferAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Schreibmaterial

  • NotizbücherAnz. 35
  • KugelschreiberAnz. 50
  • BleistifteAnz. 40
  • RadiergummisAnz. 35
  • BleistiftspitzerAnz. 10
  • MarkerAnz. 20
  • FinelinerAnz. 35
  • BuntstifteAnz. 10
  • Sticky notesAnz. 12
  • ZeichenpapierAnz. 200
  • UmschlägeAnz. 40
  • NamensschilderAnz. 40
  • MappenAnz. 35
  • ArbeitsblätterAnz. 120

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektorleinwand
  • Tragbarer Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • Präsentationsklicker

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2

Geschirr

  • TassenAnz. 40
  • TrinkgläserAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 6
  • WasserkaraffenAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 4

Dekoration

  • TischdekorationAnz. 8
  • InspirationkartenAnz. 40

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 6

Reinigung

  • SpülbürstenAnz. 3
  • MüllsackhalterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Anmeldungen spätestens eine Woche vor dem Workshop und aktualisiere die Teilnehmerliste danach noch einmal. So kennst du die genaue Zahl für Arbeitsblätter, Namensschilder und Catering.
  • Bereite für jede angemeldete Person ein Notizbuch, einen Kugelschreiber und die vorgesehenen Arbeitsblätter vor. Lege zusätzlich Bleistifte, Radiergummis und Spitzer bereit, falls Schreibübungen überarbeitet werden sollen.
  • Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker mindestens am Vortag gemeinsam. Ein Verlängerungskabel als Reserve verhindert, dass die Sitzordnung wegen einer Steckdose geändert werden muss.
  • Öffne den Raum mindestens 45 Minuten vor Beginn, lüfte ihn und stelle Tische und Stühle nach dem geplanten Ablauf auf. Schreibmaterial, Namensschilder und Mappen sollten vor dem Eintreffen der Gruppe auf den Plätzen liegen.
  • Plane die Kaffeepause nicht erst während der Veranstaltung. Stelle Kaffeemaschine, Wasserkocher und Thermoskannen rechtzeitig bereit und rechne pro Person mit mindestens 0,5 Litern Wasser für den Workshop.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Schreibworkshop organisieren?
Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit der Raumreservierung und dem Programm. Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vor dem Termin, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen kannst.
Wie viel Zeit brauche ich für die Vorbereitung eines Schreibworkshops?
Plane am Veranstaltungstag mindestens 45 Minuten für Lüften, Möblierung, Technik und Material ein. Für Arbeitsblätter, Schreibübungen und die Präsentation solltest du zusätzlich 2 bis 3 Stunden am Vortag reservieren.
Wie viele Schreibmaterialien brauche ich pro Teilnehmer?
Lege pro Person ein Notizbuch und mindestens einen Kugelschreiber bereit. Bei Übungen mit verschiedenen Techniken sind zusätzlich je ein Bleistift, Radiergummi und Fineliner sinnvoll; halte außerdem etwa 10 Prozent Ersatzmaterial bereit.
Wann soll ich das Catering für den Schreibworkshop bestellen?
Bestelle Kaffee, Tee und Snacks spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Workshop. Die endgültige Menge passt du nach Ablauf der Anmeldefrist an, nachdem Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche feststehen.

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