Checklist voor een schrijfworkshop organiseren

Een schrijfworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een stapel werkbladen. Je regelt vooraf de locatie, aanmeldingen en dieetwensen, en zorgt op de dag zelf voor een rustige ruimte, schrijfmateriaal en werkende techniek. Denk ook aan praktische details die vaak te laat worden opgepakt, zoals naamkaartjes, ventilatie, koffiepauzes en een duidelijke deelnemerslijst. Met deze checklist werk je stap voor stap van voorbereiding naar ontvangst en begeleiding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Bevestiging versturen
Werkbladen voorbereiden
2 personen
Schrijfoefeningen afdrukken
Presentatie controleren
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Locatie openen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Schrijfmateriaal klaarleggen
2 personen
Techniek aansluiten
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Workshop introduceren
Schrijfoefening begeleiden
2 personen
Koffiepauze serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Feedbackronde begeleiden
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Avondopdracht uitleggen
Zelfstandig schrijven begeleiden
2 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Teksten bespreken
2 personen
Afsluitende schrijfopdracht geven
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Techniek afkoppelen
Locatie afsluiten
Overgebleven spullen opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 35
Tafellopersaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Schrijfmateriaal

Notitieboekenaantal 35
Balpennenaantal 50
Potlodenaantal 40
Gummenaantal 35
Puntenslijpersaantal 10
Markeerstiftenaantal 20
Finelinersaantal 35
Kleurpotlodenaantal 10
Sticky notesaantal 12
Tekenpapieraantal 200
Enveloppenaantal 40
Naamkaartjesaantal 40
Mapjesaantal 35
Werkbladenaantal 120

Apparatuur

Laptop
Beamer
Beamerdoek
Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelaantal 2
Presentatieklikker

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2

Servies

Mokkenaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opschealschalenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Waterkaraffenaantal 6
Serveerbladenaantal 4

Decoratie

Tafeldecoratieaantal 8
Inspiratiekaartenaantal 40

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Afwasborstelsaantal 3
Vuilniszakhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de deelnemerscommunicatie in twee momenten: verstuur de uitnodiging op tijd en stuur na verwerking van de aanmeldingen een bevestiging. Werk de deelnemerslijst bij tot kort voor de workshop, zodat dieetwensen en aantallen voor de catering kloppen.
Leg per deelnemer een werkplek klaar met een notitieboek, balpen, potlood, gum en de benodigde werkbladen. Neem extra schrijfmateriaal mee; vijf tot tien procent reserve voorkomt zoeken tijdens een oefening.
Controleer de presentatie en sluit laptop, beamer, beamerdoek, HDMI-kabel, verlengkabels en stekkerdozen vooraf aan. Test dit niet pas bij de start: reserveer op de dag zelf minstens 30 minuten voor techniek en eventuele aansluitproblemen.
Richt de ruimte vóór binnenkomst in met tafels, stoelen, naamkaartjes en schrijfmateriaal. Ventileer de ruimte voordat deelnemers arriveren en zet kapstokken en afvalbakken op een plek waar ze de oefeningen niet hinderen.
Bereid de koffiepauze voor voordat de workshop begint. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar en bestel of haal de catering op basis van het definitieve aantal deelnemers, inclusief verzamelde dieetwensen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schrijfworkshop organiseren?: Reserveer de locatie en maak het programma bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 2 tot 3 weken voor de workshop, zodat je de deelnemerslijst en catering tijdig kunt afronden.
Hoeveel schrijfmateriaal heb ik nodig per deelnemer?: Leg per deelnemer minimaal 1 notitieboek, 1 balpen en de benodigde werkbladen klaar. Neem voor pennen, potloden en ander materiaal ongeveer 5 tot 10 procent extra mee; bij 20 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 21 tot 22 exemplaren.
Wanneer moet ik de presentatie en beamer testen?: Controleer de presentatie en techniek uiterlijk 1 dag vooraf en test alle aansluitingen nogmaals bij het openen van de locatie. Plan daarvoor minimaal 30 minuten vóór de ontvangst van deelnemers.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een schrijfworkshop?: Reken voor een workshop van 3 tot 4 uur op ongeveer 3 koppen koffie of thee per deelnemer, inclusief de koffiepauze. Voor 20 deelnemers betekent dat circa 60 koppen; houd extra water en enkele reserveporties achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.