Checklist pour organiser un atelier d’écriture

Un atelier d’écriture demande plus qu’une salle et quelques stylos. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les supports d’exercices, le matériel créatif et la technique avant l’arrivée du groupe. Cette checklist de 45 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu à l’animation des exercices. Elle prévoit aussi les détails souvent oubliés, comme les badges, les rallonges, l’aération de la salle et le café de la pause.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer la confirmation
Préparer les feuilles de travail
2 personnes
Imprimer les exercices d'écriture
Vérifier la présentation
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Ouvrir le lieu
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Préparer le matériel d’écriture
2 personnes
Brancher la technique
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les badges nominatifs

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Présenter l'atelier
Encadrer l’exercice d’écriture
2 personnes
Servir la pause-café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer le tour de feedback
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Expliquer la consigne du soir
Encadrer l’écriture autonome
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Discuter des textes
2 personnes
Donner la consigne finale d’écriture
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Débrancher le matériel technique
Fermer le lieu
Ranger les affaires restantes
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 35
Chemins de tableqté 8
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Matériel d’écriture

Carnetsqté 35
Stylos à billeqté 50
Crayonsqté 40
Gommesqté 35
Taille-crayonsqté 10
Marqueursqté 20
Feutres finsqté 35
Crayons de couleurqté 10
Post-itqté 12
Papier à dessinqté 200
Enveloppesqté 40
Badges nominatifsqté 40
Chemisesqté 35
Feuilles de travailqté 120

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur
Enceinte portable
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 4
Câble HDMIqté 2
Cliqueur de présentation

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2

Vaisselle

Tassesqté 40
Verres à boireqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 6
Carafes d'eauqté 6
Plateaux de serviceqté 4

Décoration

Décoration de tableqté 8
Cartes d’inspirationqté 40

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Nettoyage

Brosses à vaisselleqté 3
Porte-sacs-poubelleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle avant de fixer le programme : vérifiez sa capacité, la disposition possible des tables et l’accès aux prises électriques. Prévoyez aussi un délai pour confirmer les horaires avec le lieu.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant l’atelier afin de mettre à jour la liste des participants et d’envoyer une confirmation. C’est le bon moment pour vérifier les besoins alimentaires et préparer les badges nominatifs.
Préparez un exemplaire imprimé de chaque exercice par participant, avec quelques feuilles supplémentaires. Gardez les supports, carnets et enveloppes regroupés par activité pour ne pas perdre de temps entre deux consignes.
Testez la présentation avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et le cliqueur au moins 30 minutes avant l’accueil. Branchez les multiprises et rallonges avant l’arrivée du groupe, puis gardez une solution de secours pour les consignes essentielles.
Ouvrez et aérez la salle suffisamment tôt pour installer les tables, les chaises et le matériel d’écriture. Lancez le café et le thé avant le début, puis prévoyez la pause-café dans le programme plutôt que de l’improviser.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un atelier d’écriture ?: Commencez la réservation du lieu et l’élaboration du programme au moins 3 à 4 semaines avant la date. Gardez les derniers jours pour les inscriptions, les impressions, les achats et la confirmation finale aux participants.
Quand envoyer les invitations pour un atelier d’écriture ?: Envoyez-les dès que le lieu, l’horaire et le programme sont fixés, idéalement 3 semaines avant l’atelier. Fermez les inscriptions quelques jours avant afin de commander le catering et d’adapter le matériel au nombre réel de participants.
Combien de feuilles de travail imprimer par participant ?: Prévoyez un exemplaire de chaque exercice par personne, plus 10 % d’exemplaires supplémentaires. Pour 20 participants, imprimez donc 22 exemplaires de chaque feuille afin de couvrir les erreurs d’impression ou les inscriptions tardives.
Quand installer la salle avant un atelier d’écriture ?: Arrivez au moins 60 minutes avant l’accueil pour ouvrir, aérer et installer les tables, les chaises, la technique et le matériel. Réservez les 30 dernières minutes au test de la présentation et à la préparation du café et du thé.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.