Schreibcamp organisieren: Die vollständige Checkliste
Ein Schreibcamp braucht mehr Vorbereitung als nur einen Raum und Schreibmaterial. Du musst Anmeldungen, Einwilligungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte rechtzeitig erfassen, Zimmer einteilen und Workshopleitende briefen. Am Veranstaltungstag kommen Aufbau, Empfang, Hausregeln und die technische Prüfung für Laptop, Beamer und Lautsprecher hinzu. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Planung und zeigt, was häufig erst kurz vor Beginn auffällt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Betreuer festlegen
Programm erstellen
2 Personen
Teilnehmerliste erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Einwilligungen einholen
Ernährungswünsche erfassen
Notfallkontakte überprüfen
Zimmer einteilen
2 Personen
Workshopleiter briefen
2 Personen
Arbeitsblätter ausdrucken
Schreibsets zusammenstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Schreibtische einrichten
2 Personen
Anmeldetisch vorbereiten
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Zimmer und Hausregeln erklären
2 Personen
Kennenlernspiel anleiten
2 Personen
Schreibworkshop leiten
2 Personen
Getränke bereitstellen
2 Personen
Abendessen vorbereiten
3 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
Geschirr abräumen
2 Personen
Vorlesesession begleiten
2 Personen
Abendschreibsession begleiten
2 Personen
Abendsnacks bereitlegen
Abendrunde begleiten
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Frühstück vorbereiten
3 Personen
Frühstück servieren
3 Personen
Morgenruhe begleiten
2 Personen
Feedbackrunde moderieren
2 Personen
Zimmer kontrollieren
2 Personen
Lunchpakete verteilen
2 Personen
Werkarbeiten einsammeln
2 Personen
Teilnehmer auschecken
2 Personen
Nachbereitung
Abfall sammeln
3 Personen
Möbel zurückstellen
3 Personen
Schreibräume reinigen
3 Personen
Küche und Sanitäranlagen reinigen
3 Personen
Materialien sortieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Werkarbeiten digital teilen
Fundsachen zurückbringen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 24
- KleiderständerAnz. 2
- HockerAnz. 6
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 30
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 30
- Wiederverwendbare BecherAnz. 40
- TassenAnz. 30
- BestecksetsAnz. 30
- ServierschalenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Tragbarer Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 3
Schreibmaterial
- NotizbücherAnz. 24
- KugelschreiberAnz. 50
- BleistifteAnz. 30
- RadiergummisAnz. 24
- BleistiftspitzerAnz. 12
- MarkerAnz. 12
- BuntstifteAnz. 8
- A4-PapierAnz. 2
- Flipchart-BlöckeAnz. 3
- WhiteboardmarkerAnz. 12
- KlebezettelAnz. 12
- SchreibmappenAnz. 24
Dekoration
- NamensschilderAnz. 30
- WegweiserAnz. 8
- AbklebebandAnz. 4
Schlafausrüstung
- LuftmatratzenAnz. 20
- SchlafmattenAnz. 24
- KissenAnz. 24
- DeckenAnz. 24
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- HandfegerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere die Location frühzeitig und kläre spätestens zwei Wochen vorher, wann du öffnen kannst, welche Hausregeln gelten und wie viele Tische, Stühle und Arbeitsplätze tatsächlich vorhanden sind.
- Schließe die Teilnehmendenliste nicht erst am Vortag: Erfasse Anmeldungen, Einwilligungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte gesammelt und teile die Zimmer erst danach ein.
- Plane pro Schreibplatz ein Notizbuch, einen Kugelschreiber und einen Bleistift ein. Ergänze Radiergummis, Spitzer und Marker und prüfe die Schreibsets vor dem Packen auf Vollständigkeit.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und Lautsprecher mindestens 60 Minuten vor Beginn gemeinsam mit den Workshopleitenden. Lege außerdem zwei Verlängerungskabel und Tischlampen bereit, damit kein Arbeitsplatz im Dunkeln bleibt.
- Bereite den Empfangstisch vor dem Eintreffen der Gruppe vor: Teilnehmerliste, Zimmeraufteilung und Hausregeln sollten griffbereit sein. Rechne für die Begrüßung und das Kennenlernspiel mindestens 30 Minuten ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Schreibcamp organisieren?
- Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit der Location, dem Betreuungsteam und dem Programm. Verschicke die Einladungen spätestens vier Wochen vor dem Termin, damit du Anmeldungen, Einwilligungen und Ernährungswünsche rechtzeitig bearbeiten kannst.
- Was muss ich vor einem Schreibcamp von den Teilnehmenden abfragen?
- Erfasse mindestens Name, Anmeldung, Einwilligung, Ernährungswünsche und einen Notfallkontakt. Schließe die Datenprüfung spätestens sieben Tage vor Beginn ab, bevor du Zimmer einteilst und die Verpflegung planst.
- Wie viel Schreibmaterial brauche ich pro Person?
- Plane pro teilnehmender Person ein Notizbuch, einen Kugelschreiber und einen Bleistift ein. Ergänze Radiergummi, Spitzer und Marker gemeinschaftlich und halte mindestens 10 Prozent Ersatzmaterial bereit.
- Wann sollte der Aufbau am Schreibcamp-Tag beginnen?
- Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor dem Eintreffen der Gruppe. In dieser Zeit kannst du Tische und Stühle aufstellen, Schreibtische einrichten, den Anmeldetisch vorbereiten und die Technik testen.
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