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Schreibworkshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schreibworkshop steht und fällt mit einem klaren Ablauf und gut vorbereiteten Arbeitsplätzen. Plane zuerst Raum, Programm und Anmeldung, bevor du Arbeitsblätter, Präsentation und Schreibmaterialien fertigstellst. Ernährungswünsche sollten spätestens eine Woche vor dem Termin vorliegen, damit das Catering passt. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Bestuhlung, Techniktest, Kaffeebereich und Empfang.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Programm ausarbeiten

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Arbeitsmethoden vorbereiten

  • Arbeitsblätter vorbereiten

  • Präsentation vorbereiten

  • Vorlesebeiträge sammeln

  • Catering bestellen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Getränke kühlen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Arbeitsplätze einrichten

    2 Personen

  • Präsentation testen

  • Kaffeebereich einrichten

  • Empfangstisch einrichten

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Schreibübung begleiten

  • Kaffeepause organisieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Feedbackrunde moderieren

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Vertiefende Übung begleiten

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Vorleserunde begleiten

  • Abschließende Schreibaufgabe geben

  • Feedbackformulare verteilen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr abräumen

    2 Personen

  • Restbestände verpacken

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

  • Veranstaltungsort abschließen

  • Feedback verarbeiten

  • Dankesmail versenden

  • Geliehene Sachen zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 5
  • StühleAnz. 22
  • Empfangstisch
  • HockerAnz. 2

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Bluetooth-Lautsprecher

Küche

  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 4

Geschirr

  • TellerAnz. 24
  • SchälchenAnz. 24
  • GläserAnz. 30
  • KaffeetassenAnz. 24
  • BestecksetsAnz. 24
  • WasserkannenAnz. 4

Schreibmaterial

  • NotizbücherAnz. 22
  • KugelschreiberAnz. 30
  • BleistifteAnz. 24
  • RadiergummisAnz. 24
  • MarkerAnz. 12
  • StifteAnz. 24
  • Post-itsAnz. 10
  • Whiteboard
  • WhiteboardmarkerAnz. 6
  • Papierschneider
  • NamensschilderAnz. 24

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 5
  • KlemmbretterAnz. 5
  • StiftehalterAnz. 5

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Raum mindestens vier bis sechs Wochen vorher und prüfe, ob Tische, Stühle, Hocker und ein Whiteboard für die geplante Gruppengröße vorhanden sind.
  • Schicke Einladungen mit Programm, Beginn, Dauer und Anmeldetermin spätestens drei Wochen vor dem Workshop. So bleibt mindestens eine Woche, um Anmeldungen und Ernährungswünsche zu bearbeiten.
  • Bereite Arbeitsblätter, Notizbücher, Kugelschreiber, Bleistifte, Radiergummis und Post-its nach Teilnehmerzahl plus fünf zusätzlichen Sätzen vor.
  • Teste Laptop, Beamer, Projektionsfläche, Lautsprecher und Verlängerungskabel am Vortag. Öffne die Präsentation einmal vollständig, statt nur zu prüfen, ob das Gerät startet.
  • Plane für den Aufbau mindestens 60 Minuten ein: Tische und Stühle stellen, Arbeitsplätze einrichten, Getränke kühlen, Kaffeebereich und Empfangstisch vorbereiten und die Teilnehmerliste auslegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Schreibworkshop organisieren?
Beginne idealerweise sechs Wochen vor dem Termin mit der Raumreservierung und dem Programm. Einladungen sollten etwa drei Wochen vorher verschickt werden, damit genügend Zeit für Anmeldungen bleibt.
Wie viele Schreibmaterialien braucht man pro Teilnehmer?
Plane pro Person mindestens ein Notizbuch, einen Kugelschreiber, einen Bleistift und einen Radiergummi ein. Lege zusätzlich fünf Ersatzsets bereit, da Material fehlt oder während der Übungen unbrauchbar werden kann.
Wann sollte man das Catering für einen Schreibworkshop bestellen?
Bestelle das Catering spätestens sieben Tage vorher, sobald die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche feststehen. Getränke wie Wasser, Kaffee und Tee kannst du am Vortag vorbereiten und kühlen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Schreibworkshops?
Rechne für einen Raum mit bis zu 20 Personen mindestens 60 Minuten Aufbauzeit ein. Für Techniktest, Sitzordnung, Arbeitsplätze, Kaffeebereich und Empfang solltest du zusätzlich 15 Minuten Puffer einplanen.

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