Checklist voor een schrijfworkshop organiseren

Een schrijfworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een stapel werkbladen. Je moet deelnemers op tijd informeren, werkvormen testen en per werkplek schrijfmateriaal klaarleggen. Ook techniek, koffie en de ontvangst lopen snel door elkaar als je ze pas op de dag zelf regelt. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in volgorde te plannen: van locatie en inschrijvingen tot het testen van de presentatie en het ontvangen van deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Programma uitwerken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Werkvormen voorbereiden
Werkbladen opmaken
Presentatie klaarzetten
Voorleesbijdragen verzamelen
Catering bestellen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Werkbladen printen
Naamkaartjes maken
Deelnemerslijst printen
Dranken koelen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Werkplekken inrichten
2 personen
Presentatie testen
Koffiepunt inrichten
Ontvangsttafel inrichten

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Programma toelichten
Schrijfoefening begeleiden
Koffiepauze verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
Feedbackronde begeleiden
Pauzehapjes serveren
2 personen
Verdiepende oefening begeleiden
Dinerbuffet klaarzetten
2 personen
Diner serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Voorleesronde begeleiden
Afsluitende schrijfopdracht geven
Feedbackformulieren uitdelen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Servies afruimen
2 personen
Restanten verpakken
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Afval verzamelen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
Locatie afsluiten
Feedback verwerken
Bedankmail versturen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 5
Stoelenaantal 22
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Bluetoothspeaker

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 4

Servies

Bordenaantal 24
Kommetjesaantal 24
Glazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 24
Besteksetsaantal 24
Waterkannenaantal 4

Schrijfmateriaal

Notitieboekenaantal 22
Balpennenaantal 30
Potlodenaantal 24
Gummenaantal 24
Markeerstiftenaantal 12
Stiftenaantal 24
Post-itsaantal 10
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 6
Papiersnijder
Naamkaartjesaantal 24

Decoratie

Tafelkledenaantal 5
Klembordenaantal 5
Pennenbakjesaantal 5

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld het programma, de starttijd, route-informatie en wat deelnemers zelf moeten meenemen; verzamel dieetwensen meteen bij de aanmelding.
Plan voor iedere deelnemer een eigen werkplek met notitieboek en pen. Leg daarnaast extra potloden, gummen, markeerstiften en post-its klaar, zodat een vergeten of leeg schrijfinstrument de oefening niet onderbreekt.
Test laptop, beamer, projectiescherm, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 1 dag vooraf. Zet de presentatie ook lokaal op de laptop, zodat je niet afhankelijk bent van internet tijdens de workshop.
Richt het koffiepunt en de ontvangsttafel vóór de opening in. Koel dranken, vul waterkannen en leg de deelnemerslijst, naamkaartjes en geprinte werkbladen klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Maak het programma tijdgebonden en reserveer ruimte voor voorleesbijdragen. Als deelnemers tekst delen, verzamel die bijdragen vooraf en bepaal per onderdeel hoeveel minuten beschikbaar zijn; zo loopt de workshop niet uit.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schrijfworkshop organiseren?: Reserveer de locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de workshop en sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de definitieve catering- en printbestelling.
Hoeveel schrijfmateriaal heb ik per deelnemer nodig?: Reken minimaal 1 notitieboek en 1 balpen per deelnemer. Leg voor een groep van 12 mensen daarnaast minstens 3 extra pennen, 3 potloden en enkele sets post-its en markeerstiften klaar.
Wanneer moet ik de werkbladen printen voor een schrijfworkshop?: Print de werkbladen uiterlijk 1 dag vooraf, nadat het programma en de werkvormen zijn gecontroleerd. Print 1 exemplaar per deelnemer en 2 tot 3 extra exemplaren voor fouten of onverwachte deelnemers.
Hoe vroeg moet ik op de locatie zijn voor een schrijfworkshop?: Kom minimaal 90 minuten voor aanvang naar de locatie. Gebruik het eerste halfuur voor tafels, stoelen en werkplekken, daarna voor presentatie, koffiepunt, ontvangsttafel en een korte techniekcontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.