Checklist para organizar un taller de escritura
Un taller de escritura necesita más que cuadernos y una buena consigna. Hay que reservar el espacio, cerrar el programa, controlar las inscripciones y preparar las mesas de trabajo con tiempo. Esta checklist reúne las tareas de planificación, comunicación, materiales, catering y montaje para que el día del taller puedas concentrarte en las dinámicas y en los participantes. Úsala en orden y ajusta las cantidades al número final de asistentes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Desarrollar el programa
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los participantes
Preparar las dinámicas
Preparar las mesas de trabajo
Preparar la presentación
Recopilar aportes para la lectura
Pedir el catering
Comprobar los materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Imprimir hojas de trabajo
Hacer tarjetas con nombres
Imprimir la lista de participantes
Enfriar bebidas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
2 personas
Colocar las sillas
2 personas
Organizar los puestos de trabajo
2 personas
Probar la presentación
Montar el punto de café
Montar la mesa de recepción
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Presentar el programa
Guiar el ejercicio de escritura
Organizar la pausa del café
2 personas
Rellenar las bebidas
Dirigir la ronda de feedback
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Guiar una actividad de profundización
Preparar el bufé de cena
2 personas
Servir la cena
2 personas
Rellenar las bebidas
Guiar la ronda de lectura en voz alta
Dar la tarea de escritura final
Repartir formularios de feedback
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
2 personas
Empacar lo sobrante
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Recoger mesas y sillas
2 personas
Recoger la basura
Limpiar el espacio
2 personas
Apagar el equipo
Cerrar el recinto
Procesar los comentarios
Enviar correo de agradecimiento
Devolver los objetos prestados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 5
- Sillascant. 22
- Mesa de recepción
- Taburetescant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Altavoz Bluetooth
Cocina
- Cafetera
- Teterascant. 2
- Termoscant. 3
- Neveras portátilescant. 2
- Bandejas de servircant. 6
- Cucharones de servircant. 4
Vajilla
- Platoscant. 24
- Cuencoscant. 24
- Vasoscant. 30
- Tazas de cafécant. 24
- Cubiertoscant. 24
- Jarras de aguacant. 4
Material de escritura
- Cuadernoscant. 22
- Bolígrafoscant. 30
- Lápicescant. 24
- Gomas de borrarcant. 24
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Rotuladorescant. 24
- Post-itscant. 10
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 6
- Cortadora de papel
- Tarjetas de nombrecant. 24
Decoración
- Mantelescant. 5
- Portapapelescant. 5
- Portalápicescant. 5
Limpieza
- Papeleracant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de enviar las invitaciones: así puedes indicar horarios, duración de las dinámicas y qué deben llevar los participantes. Deja un margen de 15 minutos entre bloques para cambios y preguntas.
- Confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Ese dato determina el pedido de catering, la cantidad de vajilla y el espacio necesario en la mesa de recepción.
- Prepara un puesto de trabajo por participante y añade 2 puestos de reserva. Comprueba que haya un cuaderno, bolígrafo o lápiz, goma, notas adhesivas y rotuladores antes de abrir la sala.
- Prueba la presentación con el portátil, el proyector, la pantalla, los cables y el altavoz al menos 60 minutos antes. Guarda también la presentación en una segunda ubicación para no depender de una sola conexión.
- Monta primero las mesas y sillas, después los puestos de trabajo y por último el café y la recepción. Enfría las bebidas con antelación y coloca la lista de participantes y las tarjetas con nombres antes de que llegue la primera persona.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un taller de escritura?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del taller. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para poder confirmar asistentes, preferencias dietéticas y cantidades de catering.
- ¿Cuánto material necesito por persona en un taller de escritura?
- Prepara un cuaderno y un instrumento de escritura por participante, además de 2 puestos de reserva. Para las actividades compartidas, calcula al menos un juego completo de rotuladores y notas adhesivas por mesa de trabajo.
- ¿Con cuánta antelación se prepara la sala del taller?
- Llega entre 60 y 90 minutos antes del inicio. Ese tiempo permite montar mesas y sillas, organizar los puestos, probar la presentación, instalar el café y preparar la recepción sin hacerlo mientras llegan los participantes.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior a un taller de escritura?
- Revisa la lista final de participantes, las tarjetas con nombres, las hojas de trabajo impresas, el programa y las aportaciones para la lectura. También confirma el catering y comprueba que estén disponibles el proyector, los cables, la cafetera y los materiales de escritura.
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