Einkaufsliste für eine Sammlermesse

Bei einer Sammlermesse brauchst du neben Tischen für die Stände vor allem eine funktionierende Besucherführung, genug Getränke und eine verlässliche Kasse. Plane Verbrauchsmaterial nicht nur für Aussteller, sondern auch für Helfer und Warteschlangen am Eingang. Kühlprodukte sollten rechtzeitig kontrolliert und Getränke vor dem Einlass kalt gestellt werden. Diese Einkaufsliste hilft dir, Geschirr, Technik und Beschilderung so vorzubereiten, dass am Messetag nichts Wesentliches fehlt.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 30
StühleAnz. 45
BarhockerAnz. 6
Eingangsbereich
KlappischeAnz. 4
StehtischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 30
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
TeelöffelAnz. 60
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
KühlschränkeAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
KassenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 100
KleberAnz. 4
Wegweiser-SchilderAnz. 12
StandnummernschilderAnz. 30
NamensschilderAnz. 60
BadgehalterAnz. 60
TischdekorationenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
NachtlampenAnz. 4
BatterienAnz. 24

Küche

SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 2
KochmesserAnz. 2
ScherenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
MessbecherAnz. 2

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungswagenAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Teesortiment - 4 Kartons
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitrone - 8 Stück
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Eistee - 6 Flaschen
- Spa Blauw - 12 Flaschen
- Spa Rood - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Eiswürfel - 8 Säcke
- Pappbecher - 150 Stück
- Papier-Rührstäbchen - 150 Stück
- Servietten - 400 Stück
- Pappteller - 150 Stück
- Mini-Brötchen - 120 Stück
- Baguettes - 8 Stück
- Butter - 4 Packungen
- Junger Käse - 3 Kilo
- Mittelalter Käse - 2 Kilo
- Kochschinken - 2 Kilo
- Hähnchenbrustaufschnitt - 1 Kilo
- Hummus - 6 Schalen
- Frischkäse - 6 Becher
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 3 Kilo
- Salat - 6 Köpfe
- Paprika - 12 Stück
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 50 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Mandarinen - 40 Stück
- Chips natur - 8 Tüten
- Paprikachips - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Gesalzene Erdnüsse - 4 Tüten
- Knabber-Nüsse - 4 Tüten
- Käsegebäck - 6 Packungen
- Salzstangen - 6 Packungen
- Kleine Kekse - 8 Packungen
- Stroopwafels - 6 Packungen
- Schokoriegel - 40 Stück
- Müsliriegel - 40 Stück
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Knoblauchsoße - 2 Flaschen
- Pfeffer - 1 Döschen
- Salz - 1 Packung
- Olivenöl - 1 Flasche
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Gefrierbeutel - 2 Kartons
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Müllsäcke - 80 Stück
- Handseife - 6 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 6 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Schwämme - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 20 Stück
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Lufterfrischer - 4 Sprühdosen
- Pflaster - 2 Dutzend
- Seil - 2 Rollen
- Etiketten - 4 Packungen

Tipps

Rechne bei Getränken mit etwa 2 bis 3 Portionen pro Person für die erste Stunde und zusätzlich einer Reserve von 10 bis 15 Prozent. Stelle Wasser und andere Getränke spätestens 2 Stunden vor dem Einlass kalt.
Plane pro erwarteten Aussteller mindestens einen Tisch und einen Stuhl ein; für Gespräche oder Präsentationen kommen bei Bedarf Barhocker oder Stehtische dazu. Tischdecken solltest du passend zur tatsächlichen Tischzahl plus 10 Prozent Reserve einpacken.
Für Kaffee brauchst du pro 20 bis 30 Personen mindestens eine Kaffeemaschine oder einen Wasserkocher sowie Tassen, Teelöffel und eine Servierschale für Zucker oder Milch. Bei mehreren Ausgabestellen verdoppelt sich die Ausstattung entsprechend.
Teste Kartenlesegeräte und Kassen am Vortag und lege ausreichend Wechselgeld bereit. Eine zusätzliche Kasse oder ein Ersatzgerät verhindert, dass sich am Eingang bei technischen Problemen eine lange Schlange bildet.
Drucke Lageplan, Standnummern und Wegweiser nicht erst am Messetag. Lege mindestens ein Exemplar pro Eingang und pro Abzweigung bereit und bringe Kleber sowie zusätzliche Beschilderung für kurzfristige Änderungen mit.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Sammlermesse?: Du brauchst mindestens Tische und Stühle für die Aussteller, Kassen oder Kartenlesegeräte, Eintrittskarten beziehungsweise Armbänder, Getränke, Geschirr und Wegweiser. Für die Technik gehören außerdem Verlängerungskabel sowie Lautsprecher und Mikrofone dazu, falls Durchsagen geplant sind.
Wie viele Tische brauche ich für eine Sammlermesse?: Plane pro bestätigtem Aussteller mindestens einen Tisch ein und halte etwa 10 Prozent zusätzliche Kapazität für Änderungen bereit. Bei 30 Ausstellern wären das beispielsweise 33 Tische, sofern jeder Stand nur einen Tisch benötigt.
Wie viel Geschirr brauche ich für eine Sammlermesse?: Rechne bei Tassen, Gläsern und Tellern mit mindestens einem Stück pro erwarteter Ausgabe innerhalb einer Stunde und 10 bis 15 Prozent Reserve. Für 100 Besucher solltest du daher mindestens 110 bis 115 Exemplare der häufig genutzten Teile einplanen.
Wann muss ich die Getränke für die Sammlermesse einkaufen?: Kühlprodukte solltest du spätestens am Vortag kontrollieren und die Getränke mindestens 2 Stunden vor dem Einlass kalt stellen. Kaufe haltbare Getränke und Verbrauchsmaterial idealerweise 1 bis 2 Tage vorher, damit am Veranstaltungstag nur noch die Kühlung und Ausgabe vorbereitet werden müssen.

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