Sammelbörse organisieren: von der Planung bis zum Einlass
Bei einer Sammelbörse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Lege zuerst Datum, Ort und Messebedingungen fest, bevor du Standbetreiber ansprichst. Danach folgen Anmeldungen, Werbung und die konkrete Standaufteilung. Kurz vor dem Termin zählen klare Besucherinformationen, vorbereitete Kasse und funktionierende Beleuchtung. Plane außerdem Zeit für Aufbau, Wegführung und letzte Rückfragen der Aussteller ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Messebedingungen erstellen
2 Personen
- 3
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Online-Anmeldeformular öffnen
- 6
Werbung in sozialen Medien posten
- 7
Poster verteilen
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Reservierungen vornehmen
- 12
Besucherinformationen veröffentlichen
- 13
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 14
Standnummern zuweisen
- 15
Standbetreiber informieren
- 16
Wegbeschreibung prüfen
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 19
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
- 20
Liste der Standbetreiber drucken
Event
- 21
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 22
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 23
Laufwege freimachen
2 Personen
- 24
Beleuchtung und Strom anschließen
2 Personen
- 25
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 26
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 27
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 28
Snacks vorbereiten
2 Personen
- 29
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
- 30
Aussteller empfangen
3 Personen
- 31
Standbetreiber zu ihren Plätzen weisen
2 Personen
- 32
Standaufbau begleiten
3 Personen
- 33
Kasse öffnen
2 Personen
- 34
Besucher begrüßen
2 Personen
- 35
Zugangskarten kontrollieren
2 Personen
- 36
Besucherinformationen bereitstellen
2 Personen
- 37
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 38
Snacks servieren
2 Personen
- 39
Getränke nachfüllen
- 40
Mülleimer leeren
2 Personen
- 41
Laufwege prüfen
2 Personen
- 42
Standbetreiber über den Abschluss informieren
- 43
Kasse schließen
2 Personen
- 44
Standbetreiber auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 45
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 46
Materialien sortieren
2 Personen
- 47
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 48
Location reinigen
3 Personen
- 49
Abfall entsorgen
2 Personen
- 50
Beleuchtung und Strom abkoppeln
2 Personen
- 51
Fundgegenstände registrieren
- 52
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 53
Zahlungen an Standbetreiber abschließen
2 Personen
- 54
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 30
- StühleAnz. 45
- TischdeckenAnz. 30
- HockerAnz. 4
- TransportwagenAnz. 2
Präsentation
- AuslagekörbeAnz. 30
- Kleine VitrinenAnz. 10
- SchreibtischorganizerAnz. 20
- LupeAnz. 10
- PreisschildständerAnz. 60
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelmattenAnz. 8
Ausstattung
- Kasse
- KartenterminalAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 4
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- Laptop
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServiertablettsAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- MesserAnz. 4
Dekoration
- MessebannerAnz. 2
- PfeiltafelnAnz. 8
- StandnummernAnz. 30
- TischnummernAnz. 30
Büro
- KlemmbretterAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 30
- PermanentmarkerAnz. 12
- KlebebandrollenAnz. 6
- ScherenAnz. 4
- NamensaufkleberAnz. 100
- UmschlägeAnz. 100
- KassenbonrollenAnz. 6
Sicherheit
- AbsperrpfostenAnz. 8
- AbsperrbandAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 4
Reinigung
- BesensetsAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum, Ort und Bedingungen fest, bevor du Einladungen verschickst. Definiere dabei früh, wie viele Tische oder Standplätze verfügbar sind und welche Regeln für Aussteller gelten.
- Öffne das Online-Anmeldeformular mit einer festen Frist, zum Beispiel 14 Tage vor der Börse. Frage dort auch Ernährungswünsche und benötigte Standflächen ab, damit Reservierungen und die Tischaufteilung nicht nachträglich geändert werden müssen.
- Bestätige Standbetreiber erst nach der Prüfung aller Anmeldungen und verschicke Standnummern spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin. So können sie Preise, Auslagekörbe, kleine Vitrinen oder Preisschildständer rechtzeitig vorbereiten.
- Erstelle den Standplan vor dem Aufbau und prüfe die Laufwege vor Ort. Markiere Standnummern sichtbar, halte Flucht- und Durchgänge frei und lege Kabelmatten unter Verlängerungskabeln, bevor Beleuchtung und Strom angeschlossen werden.
- Bereite Kasse, Kartenterminal und Wechselgeld am Vortag vor und drucke die Liste der Standbetreiber doppelt aus. Teste außerdem LED-Lampen, Lautsprecher, Mikrofon und Funkgeräte, statt technische Probleme erst beim Einlass zu entdecken.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Sammelbörse organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Ort, Datum und Messebedingungen. Standbetreiber solltest du spätestens 4 Wochen vorher ansprechen, damit Anmeldungen und Reservierungen noch bearbeitet werden können.
- Wann sollte man die Standaufteilung für eine Sammelbörse erstellen?
- Erstelle den Standplan nach Ende der Anmeldefrist, spätestens 7 Tage vor der Börse. Weise danach die Standnummern zu und informiere alle Betreiber, damit niemand am Veranstaltungstag nach seinem Platz suchen muss.
- Wie viel Wechselgeld braucht man für eine Sammelbörse?
- Plane für die Kasse mindestens 10 bis 20 Wechselgeldbeträge pro erwarteter Verkaufsstelle ein und verteile sie auf passende Münzen und kleine Scheine. Den genauen Betrag legst du anhand der Standzahl und der erwarteten Besucher fest; bereite ihn spätestens am Vortag vor.
- Was muss am Tag vor der Sammelbörse geprüft werden?
- Kontrolliere am Vortag Ort, Tische, Stühle, Standnummern, Kasse, Kartenterminal und die Stromversorgung. Drucke Besucherinformationen und die Betreiberliste aus und lege Kabel, Kabelmatten sowie Verlängerungen für den Aufbau bereit.
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