Zo organiseer je een verzamelbeurs

Begin met de datum, locatie en beursvoorwaarden voordat je standhouders benadert. Daarna bouw je de beurs in vaste stappen op: aanmelden, bevestigen, informeren en de standindeling maken. Reserveer tijd voor praktische zaken die vaak te laat komen, zoals stroom, verlichting, wisselgeld en een duidelijke route door de zaal. Op de dag zelf draait alles om een gecontroleerde opbouw, herkenbare standnummers en iemand die vragen van standhouders en bezoekers opvangt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Beursvoorwaarden opstellen
2 personen
3
Standhouders benaderen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Online aanmeldformulier openen
6
Promotie op sociale media plaatsen
7
Posters verspreiden
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Standhouders bevestigen
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Reserveringen maken
12
Bezoekersinformatie publiceren
13
Standindeling maken
2 personen
14
Standnummers toewijzen
15
Standhouders informeren
16
Routebeschrijving controleren
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen verzamelen
2 personen
19
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
20
Standhouderslijst afdrukken

Event

21
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
22
Standnummers ophangen
2 personen
23
Looproutes vrijmaken
2 personen
24
Verlichting en stroom aansluiten
2 personen
25
Decoratie ophangen
2 personen
26
Koffiepunt inrichten
2 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
2 personen
29
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
30
Standhouders ontvangen
3 personen
31
Standhouders naar plaatsen wijzen
2 personen
32
Opbouw van stands begeleiden
3 personen
33
Kassa openen
2 personen
34
Bezoekers verwelkomen
2 personen
35
Toegangskaarten controleren
2 personen
36
Bezoekersinformatie verstrekken
2 personen
37
Koffie en thee serveren
2 personen
38
Hapjes serveren
2 personen
39
Dranken bijvullen
40
Afvalbakken legen
2 personen
41
Looproutes controleren
2 personen
42
Standhouders informeren over sluiting
43
Kassa sluiten
2 personen
44
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

45
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
46
Materialen sorteren
2 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Locatie schoonmaken
3 personen
49
Afval afvoeren
2 personen
50
Verlichting en stroom afkoppelen
2 personen
51
Gevonden voorwerpen registreren
52
Materialen retourneren
2 personen
53
Betalingen aan standhouders afronden
2 personen
54
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 30
Stoelenaantal 45
Tafelkledenaantal 30
Krukkenaantal 4
Transportkarrenaantal 2

Presentatie

Displaybakkenaantal 30
Kleine vitrinesaantal 10
Bureauorganizersaantal 20
Vergrootglazenaantal 10
Prijskaartstandaardsaantal 60

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 8

Apparatuur

Kassa
Pinapparaataantal 2
Portofoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Laptop

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4

Decoratie

Beursbannersaantal 2
Pijlenbordenaantal 8
Standnummersaantal 30
Tafelnummertjesaantal 30

Kantoor

Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 30
Permanentmarkersaantal 12
Plakbandrollenaantal 6
Scharenaantal 4
Naamstickersaantal 100
Enveloppenaantal 100
Kassabonrollenaantal 6

Veiligheid

Afzetpalenaantal 8
Afzetlintaantal 2
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de beursvoorwaarden vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld daarin onder meer wat een standhouder meeneemt, hoe laat de opbouw start en wanneer een reservering definitief is.
Open het aanmeldformulier ruim vóór de beurs en verwerk aanmeldingen dagelijks. Bevestig standhouders pas nadat je gegevens, eventuele dieetwensen en benodigde tafelruimte hebt gecontroleerd.
Maak de standindeling niet op het laatste moment. Wijs standnummers toe zodra de inschrijvingen sluiten en stuur standhouders daarna een plattegrond, routebeschrijving en opbouwtijd.
Controleer stroom en verlichting minstens één dag vooraf. Tel verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten; kabels over een looproute leveren tijdens de beurs direct gevaar en oponthoud op.
Bereid betalingen en ontvangst voor vóór de deuren opengaan. Leg kassa, pinapparaat en wisselgeld klaar, druk de standhouderslijst af en houd portofoons beschikbaar voor de organisatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verzamelbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met datum, locatie en voorwaarden. Benader standhouders daarna direct, zodat je 2 tot 3 weken voor de beurs de indeling kunt maken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een verzamelbeurs?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, standnummers, verlichting en looproutes. Reserveer daarnaast 30 minuten vóór opening voor ontvangst, laatste controles en het oplossen van ontbrekende materialen.
Wat moet je regelen voor standhouders op een verzamelbeurs?: Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf de bevestiging met standnummer, locatie, routebeschrijving en opbouwtijd. Vermeld ook welke tafels, stoelen, stroomvoorzieningen en presentatiematerialen beschikbaar zijn.
Hoeveel wisselgeld heb je nodig op een verzamelbeurs?: Zorg voor een mix van munten en biljetten en stem het bedrag af op je verwachte contante omzet. Controleer de kassa 30 minuten voor opening en leg pinapparaat en wisselgeld op één vaste plek klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.