Sammelbörse organisieren: die vollständige Checkliste
Bei einer Sammelbörse müssen Standbetreiber, Besucher, Raum und Verkauf gleichzeitig organisiert werden. Lege zuerst Datum, Ort und Messebedingungen fest, bevor du Anmeldungen öffnest und Werbung verschickst. In den letzten Tagen zählen vor allem eine klare Standaufteilung, bestätigte Standnummern und freie Laufwege. Plane außerdem Kasse, Wechselgeld, Strom, Beleuchtung und die Versorgung für mindestens den Aufbau- und Veranstaltungszeitraum ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
2 Personen
Messebedingungen erstellen
2 Personen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Anmeldeformular öffnen
Werbung in sozialen Medien posten
Poster verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen vornehmen
Besucherinformationen veröffentlichen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Standnummern zuweisen
Standbetreiber informieren
Wegbeschreibung prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Liste der Standbetreiber drucken
Event
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Laufwege freimachen
2 Personen
Beleuchtung und Strom anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
2 Personen
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standbetreiber zu ihren Plätzen weisen
2 Personen
Standaufbau begleiten
3 Personen
Kasse öffnen
2 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Zugangskarten kontrollieren
2 Personen
Besucherinformationen bereitstellen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Mülleimer leeren
2 Personen
Laufwege prüfen
2 Personen
Standbetreiber über den Abschluss informieren
Kasse schließen
2 Personen
Standbetreiber auschecken
2 Personen
Nachbereitung
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Materialien sortieren
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Beleuchtung und Strom abkoppeln
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Materialien zurückgeben
2 Personen
Zahlungen an Standbetreiber abschließen
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 30
- StühleAnz. 45
- TischdeckenAnz. 30
- HockerAnz. 4
- TransportwagenAnz. 2
Präsentation
- AuslagekörbeAnz. 30
- Kleine VitrinenAnz. 10
- SchreibtischorganizerAnz. 20
- LupeAnz. 10
- PreisschildständerAnz. 60
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelmattenAnz. 8
Ausstattung
- Kasse
- KartenterminalAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 4
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- Laptop
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServiertablettsAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- MesserAnz. 4
Dekoration
- MessebannerAnz. 2
- PfeiltafelnAnz. 8
- StandnummernAnz. 30
- TischnummernAnz. 30
Büro
- KlemmbretterAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 30
- PermanentmarkerAnz. 12
- KlebebandrollenAnz. 6
- ScherenAnz. 4
- NamensaufkleberAnz. 100
- UmschlägeAnz. 100
- KassenbonrollenAnz. 6
Sicherheit
- AbsperrpfostenAnz. 8
- AbsperrbandAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 4
Reinigung
- BesensetsAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum, Ort und Messebedingungen mindestens 8 Wochen vorher fest. So kannst du Standbetreiber rechtzeitig ansprechen und Einladungen verschicken.
- Öffne das Online-Anmeldeformular erst, wenn Standgröße, Teilnahmebedingungen und Frist feststehen. Bearbeite Anmeldungen täglich und bestätige jeden Standbetreiber spätestens 7 Tage vor der Börse.
- Erstelle die Standaufteilung 5 bis 7 Tage vorher und vergib feste Standnummern. Schicke den Betreibern anschließend Standnummer, Aufbauzeit, Wegbeschreibung und Hinweise zu Tischen oder Präsentationsmaterial.
- Bereite Kasse und Wechselgeld am Vortag vor und teste das Kartenterminal. Drucke außerdem die Liste der Standbetreiber und lege Funkgeräte, Mikrofon sowie Lautsprecher für Absprachen bereit.
- Plane den Raum am Veranstaltungstag rückwärts: Tische und Stühle zuerst aufstellen, danach Standnummern anbringen, Laufwege freimachen und zuletzt Beleuchtung, Verlängerungskabel und Kabelmatten anschließen. Kontrolliere mindestens 60 Minuten vor Einlass, ob alle Stände erreichbar und beleuchtet sind.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Sammelbörse organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Datum, Ort und Bedingungen sollten zuerst feststehen; danach bleiben meist 6 bis 8 Wochen für Anmeldungen, Werbung und Standplanung.
- Wann muss ich die Standbetreiber für eine Sammelbörse anschreiben?
- Schreibe die ersten Standbetreiber etwa 8 Wochen vorher an. Eine verbindliche Bestätigung mit Standnummer, Aufbauzeit und Raumplan sollte spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung verschickt werden.
- Wie viel Wechselgeld braucht man bei einer Sammelbörse?
- Plane mindestens 100 bis 200 Euro Wechselgeld ein und verteile es auf passende Scheine und Münzen. Zähle den Kassenbestand vor dem Einlass und nach dem Ende der Börse gemeinsam mit einer zweiten Person.
- Wann sollte die Standaufteilung fertig sein?
- Erstelle den Raumplan 5 bis 7 Tage vor der Sammelbörse, sobald die Anmeldungen abgeschlossen sind. Hänge die Standnummern am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Einlass auf und halte die Laufwege frei.
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