Organiser une foire d’échange, étape par étape
Une foire d’échange se prépare d’abord avec une date, un lieu et des règles compréhensibles pour les exposants. Ensuite, les inscriptions, la communication et le plan des stands doivent avancer dans cet ordre afin d’éviter les changements de dernière minute. Prévoyez aussi les besoins alimentaires, le paiement et l’installation pratique des tables. Le jour J, la circulation, l’éclairage et l’identification des stands comptent autant que l’accueil des visiteurs.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Rédiger les conditions du salon
2 personnes
- 3
Contacter les exposants
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
- 6
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
- 7
Distribuer les affiches
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 9
Confirmer les exposants
2 personnes
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Faire les réservations
- 12
Publier les informations aux visiteurs
- 13
Préparer le plan du stand
2 personnes
- 14
Attribuer les numéros de stand
- 15
Informer les exposants
- 16
Vérifier l’itinéraire
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Rassembler le matériel
2 personnes
- 19
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
- 20
Imprimer la liste des exposants
Événement
- 21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 22
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
- 23
Dégager les voies de circulation
2 personnes
- 24
Raccorder l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
- 25
Installer la décoration
2 personnes
- 26
Mettre en place le point café
2 personnes
- 27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 28
Préparer les en-cas
2 personnes
- 29
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 30
Accueillir les exposants
3 personnes
- 31
Indiquer l'emplacement aux exposants
2 personnes
- 32
Accompagner l’installation des stands
3 personnes
- 33
Ouvrir la caisse
2 personnes
- 34
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 35
Vérifier les billets d'entrée
2 personnes
- 36
Fournir des informations aux visiteurs
2 personnes
- 37
Servir le café et le thé
2 personnes
- 38
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 39
Réapprovisionner les boissons
- 40
Vider les poubelles
2 personnes
- 41
Vérifier les itinéraires de circulation
2 personnes
- 42
Informer les exposants de la fermeture
- 43
Fermer la caisse
2 personnes
- 44
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Suivi
- 45
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 46
Trier les matériaux
2 personnes
- 47
Faire la vaisselle
2 personnes
- 48
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 49
Évacuer les déchets
2 personnes
- 50
Débrancher l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
- 51
Enregistrer les objets trouvés
- 52
Retourner les matériels
2 personnes
- 53
Finaliser les paiements aux exposants
2 personnes
- 54
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 30
- Chaisesqté 45
- Nappesqté 30
- Tabouretsqté 4
- Chariots de transportqté 2
Présentation
- Bacs de présentationqté 30
- Petites vitrinesqté 10
- Organisateurs de bureauqté 20
- Loupesqté 10
- Présentoirs pour étiquettes de prixqté 60
Éclairage
- Lampes LEDqté 12
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 10
- Passe-câblesqté 8
Équipement
- Caisse
- Terminal de paiementqté 2
- Talkies-walkiesqté 4
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Ordinateur portable
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
- Plateaux de serviceqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteauxqté 4
Décoration
- Bannières du salonqté 2
- Panneaux de directionqté 8
- Numéros de standqté 30
- Petites cartes de tableqté 30
Bureau
- Presse-papiersqté 6
- Stylos à billeqté 30
- Marqueurs permanentsqté 12
- Rouleaux de ruban adhésifqté 6
- Ciseauxqté 4
- Étiquettes nominativesqté 100
- Enveloppesqté 100
- Rouleaux de tickets de caisseqté 6
Sécurité
- Poteaux de balisageqté 8
- Ruban de balisageqté 2
- Lampes de pocheqté 4
Nettoyage
- Sets de balaiqté 2
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Balayette et pelleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et le lieu avant de lancer les invitations, puis rédigez les conditions du salon : horaires d’arrivée, taille des tables, objets acceptés et règles de vente ou d’échange.
- Ouvrez les inscriptions assez tôt pour traiter les réponses et confirmer les exposants. Gardez une liste à jour avec leurs coordonnées, leurs besoins alimentaires et les éventuelles demandes d’électricité.
- Préparez le plan des stands après avoir reçu les inscriptions, puis attribuez un numéro à chaque emplacement. Envoyez le plan et les horaires aux exposants au moins 7 jours avant la foire.
- Réservez et rassemblez le matériel avant la dernière semaine : tables, chaises, nappes, éclairage, rallonges et passe-câbles. Testez les multiprises et les lampes LED avant l’installation.
- Installez les tables, les numéros de stand et les voies de circulation avant l’arrivée du public. Gardez la caisse, la monnaie, le terminal de paiement et la liste des exposants à un point d’accueil clairement identifié.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une foire d’échange ?
- Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour une petite foire. Ce délai permet de réserver le lieu, recruter les exposants, ouvrir les inscriptions et confirmer le plan des stands.
- Quand faut-il contacter les exposants ?
- Contactez-les dès que la date, le lieu et les conditions du salon sont fixés, idéalement 6 semaines avant l’événement. Envoyez une confirmation définitive au moins 7 jours avant la foire.
- Quand préparer le plan des stands ?
- Attendez la clôture des inscriptions ou une première liste suffisamment stable, généralement 10 à 14 jours avant l’événement. Envoyez ensuite le numéro et l’emplacement de chaque stand aux exposants.
- Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?
- Préparez un point d’accueil avec la liste des exposants, une caisse, de la monnaie et un terminal de paiement si nécessaire. Installez-le au moins 30 minutes avant l’ouverture et vérifiez que les câbles ne traversent pas les passages.
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