Checklist voor een goed georganiseerde verzamelbeurs

Een verzamelbeurs organiseren vraagt vooral om strakke afspraken met standhouders en een logische indeling van de ruimte. Leg eerst datum, locatie en beursvoorwaarden vast en open daarna de aanmeldingen. Werk toe naar een definitieve standhouderslijst, duidelijke standnummers en praktische bezoekersinformatie. Op de beursdag zelf bepalen verlichting, stroom, kassa, looproutes en een vlotte opbouw of iedereen snel kan starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Beursvoorwaarden opstellen
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldformulier openen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standhouders bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Bezoekersinformatie publiceren
Standindeling maken
2 personen
Standnummers toewijzen
Standhouders informeren
Routebeschrijving controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
Standhouderslijst afdrukken

Event

Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Looproutes vrijmaken
2 personen
Verlichting en stroom aansluiten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plaatsen wijzen
2 personen
Opbouw van stands begeleiden
3 personen
Kassa openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Toegangskaarten controleren
2 personen
Bezoekersinformatie verstrekken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Afvalbakken legen
2 personen
Looproutes controleren
2 personen
Standhouders informeren over sluiting
Kassa sluiten
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Materialen sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Verlichting en stroom afkoppelen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Materialen retourneren
2 personen
Betalingen aan standhouders afronden
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 30
Stoelenaantal 45
Tafelkledenaantal 30
Krukkenaantal 4
Transportkarrenaantal 2

Presentatie

Displaybakkenaantal 30
Kleine vitrinesaantal 10
Bureauorganizersaantal 20
Vergrootglazenaantal 10
Prijskaartstandaardsaantal 60

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 8

Apparatuur

Kassa
Pinapparaataantal 2
Portofoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Laptop

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4

Decoratie

Beursbannersaantal 2
Pijlenbordenaantal 8
Standnummersaantal 30
Tafelnummertjesaantal 30

Kantoor

Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 30
Permanentmarkersaantal 12
Plakbandrollenaantal 6
Scharenaantal 4
Naamstickersaantal 100
Enveloppenaantal 100
Kassabonrollenaantal 6

Veiligheid

Afzetpalenaantal 8
Afzetlintaantal 2
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur standhouders uiterlijk twee weken voor de beurs hun bevestiging met standnummer, aankomsttijd, routebeschrijving en de belangrijkste beursvoorwaarden. Zo voorkom je losse telefoontjes op de opbouwdag.
Maak de standindeling zodra de aanmeldingen sluiten. Reserveer brede looproutes en controleer vooraf of tafels, stoelen en transportkarren door deuren en gangen passen.
Test kassa, pinapparaat, laptop, luidsprekers en microfoon minimaal één dag van tevoren. Leg wisselgeld en een reserveverlengkabel klaar voordat de eerste standhouder arriveert.
Sluit verlichting en stroom aan vóór je tafelkleden, vitrines en displaybakken plaatst. Werk kabels weg met kabelmatten en controleer elke stekkerdoos afzonderlijk om struikelgevaar te voorkomen.
Plan de opbouw met een vast tijdsblok van minstens twee uur. Hang standnummers op, houd de looproutes vrij en zet de standhouderslijst bij de ingang zodat vragen snel worden afgehandeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verzamelbeurs organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken van tevoren met datum, locatie en beursvoorwaarden. Benader standhouders in de eerste 2 weken en sluit de aanmeldingen bij voorkeur 2 tot 3 weken voor de beurs.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een verzamelbeurs?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, standnummers, verlichting, stroom en looproutes. Bij veel standhouders of een grote locatie is 3 tot 4 uur veiliger.
Wat moet ik voor standhouders klaarzetten op een verzamelbeurs?: Zorg per stand voor de afgesproken tafels en stoelen en informeer vooraf wat zij zelf meenemen. Leg daarnaast standnummers, een actuele standhouderslijst en duidelijke route-informatie klaar.
Hoeveel wisselgeld heb ik nodig voor een verzamelbeurs?: Bepaal het bedrag op basis van het verwachte aantal contante betalingen en leg minstens 3 coupures en munten klaar. Tel het wisselgeld vóór opening en bewaar een reserve apart van de kassa.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.